Informationen zu Lieferantengenehmigungen

Steuern Sie mit Lieferantengenehmigungen, wer Lieferanten erstellen oder aktualisieren kann. Änderungen bleiben ausstehend, bis sie von Genehmigenden überprüft und genehmigt wurden. Dadurch können genaue Lieferantendatensätze bewahrt werden, bevor sie in Verbindlichkeiten- oder Einkaufstransaktionen verwendet werden können.

Dies funktioniert so

  1. Einen Lieferanten erstellen oder aktualisieren.

  2. Sage Intacct leitet den Lieferanten an Genehmigende weiter.

  3. Der Lieferant wird erst nach der Genehmigung für Verbindlichkeiten- und Einkaufstransaktionen verfügbar.

  4. Genehmigende genehmigen den Lieferanten oder lehnen ihn ab.

  5. Wenn die Ablehnung erfolgt, können Einreichende den Lieferanten aktualisieren und erneut einreichen.

Was Benutzer*innen nicht tun können, während die Genehmigung aussteht

  • Verbindlichkeiten- oder Einkaufstransaktionen für den Lieferanten erstellen

  • Vorhandene Transaktionen für den Lieferanten bearbeiten.

  • Lieferantentransaktionen für die Zahlung auswählen.

Was Benutzer*innen tun können, während die Genehmigung aussteht

  • Benutzer*innen können Transaktionen als Entwürfe speichern, auch für abgelehnte Lieferanten.

    Entwürfe buchen, nachdem der Lieferant genehmigt wurde. Eingehende Transaktionsentwürfe vom automatisierten Rechnungseingang werden normal gespeichert.

  • Wird ein Lieferant abgelehnt, kann die einreichende Person den Lieferantendatensatz bearbeiten und erneut zur Genehmigung einreichen.

  • Transaktionen außerhalb von "Kreditorenbuchhaltung" und "Einkauf" können mit jedem Lieferanten verknüpft werden, unabhängig vom Lieferantenstatus.

Kundenerstattungen und Genehmigungen von Lieferanten

Lieferanten, die automatisch aus Kundenerstattungen erstellt wurden, können an Standard-Workflows für die Genehmigung von Lieferanten teilnehmen.

Bestehende Lieferanten, die mit Kunden verknüpft sind, folgen weiterhin dem standardmäßigen Workflow für Lieferantengenehmigungen.

Wann können Lieferantendatensätze bearbeitet werden?

Wenn die Lieferantengenehmigung aktiviert ist, können Sie einen Lieferanten nur bearbeiten, wenn diesem Lieferanten keine aktiven Zahlungsanforderungen zugeordnet sind.

So bearbeiten Sie einen Lieferanten mit aktiven Zahlungsanforderungen:

Änderungen nachverfolgen

Verfolgen Sie den Genehmigungsstatus von Lieferanten mithilfe der folgenden Informationen:

  • Das Feld "Status" im Lieferantendatensatz und in der Liste "Lieferanten": Prüfen Sie, ob der Lieferant eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wurde.
  • Der Tab "Historie" im Lieferantendatensatz: Zeigen Sie an, wer den Lieferanten eingereicht, genehmigt oder abgelehnt hat.
  • Das Prüfprotokoll für den Lieferantendatensatz: Überprüfen Sie die an den Lieferantenfeldern vorgenommenen Änderungen.

Bevor Sie die Lieferantengenehmigung aktivieren

Vorhandene Lieferanten überprüfen

Die Lieferantengenehmigung wird auf dem Top-Level konfiguriert. Weisen Sie eine*n oder mehrere Lieferantengenehmigende zu, indem Sie Lieferantengenehmigungen erteilen.

Wenn Sie die Lieferantengenehmigung aktivieren, werden alle vorhandenen Lieferanten automatisch genehmigt. Bevor Sie die Lieferantengenehmigung aktivieren, überprüfen Sie die Liste "Lieferanten" auf Top-Level und Entitätsebene und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

Vorbereitung der Verarbeitung

Der*Die Administrator*in, der*die die Lieferantengenehmigung aktiviert, muss über die Berechtigungen zur Lieferantengenehmigung verfügen sowie Zugriff auf alle Lieferantendatensätze haben. Sage Intacct aktualisiert alle vorhandenen Lieferanten auf den Status "Genehmigt" und erfasst den*die Administrator*in als den*die Benutzer*in, der*die die Workflow-Aktion ausgeführt hat.

Die erste Aktualisierung des Prüfprotokolls kann je nach Anzahl der Lieferanten einige Zeit in Anspruch nehmen. Bis zum Abschluss der Verarbeitung können Benutzer*innen keine Lieferanten hinzufügen, bearbeiten, löschen oder importieren. Erwägen Sie, Lieferantengenehmigungen außerhalb der Geschäftszeiten zu aktivieren.

Nach der Aktivierung der Lieferantengenehmigung

Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die folgenden Informationen:

  • Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Genehmigende hinzu.

  • Bitten Sie die Genehmigenden, ihre Benachrichtigungen so zu konfigurieren, dass sie Aktualisierungen der Genehmigung erhalten können.

  • Entfernen Sie Berechtigungen für die Genehmigung von Lieferanten aus dem Administratorkonto, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Einschränkungen

Die Lieferantengenehmigung wird für 1099-Transaktionsaktualisierungen, die mit CSV-Vorlagen importiert wurden, nicht unterstützt. Lieferanten, die durch diese Importe aktualisiert wurden, behalten ihren bestehenden Genehmigungsstatus.