Informationen zu Lieferantengenehmigungen

Durch die Lieferantengenehmigung werden Ihrem Workflow für die Erstellung und Aktualisierung von Lieferanten Kontrollen hinzugefügt, sodass eine Genehmigung erforderlich ist, bevor neue und aktualisierte Informationen in den Transaktionen in "Kreditorenbuchhaltung" und "Einkauf" verwendet werden können.

Dies funktioniert so

Wenn die Lieferantengenehmigung aktiviert ist, werden die Lieferanten nach dem Erstellen oder Bearbeiten automatisch in die Warteschlange zur Genehmigung von Lieferanten übermittelt. Von Ihnen benannte Genehmigende prüfen die Lieferantendatensätze und genehmigen sie oder lehnen sie ab.

Während ein Lieferant auf die Genehmigung wartet oder wenn der Lieferant abgelehnt wird, können Benutzer die folgenden Maßnahmen nicht ausführen:

  • Transaktionen in "Kreditorenbuchhaltung" und "Einkauf" für den jeweiligen Lieferanten buchen
  • Bestehende Transaktionen für den Lieferanten bearbeiten
  • Lieferantentransaktionen zur Zahlung auswählen

Benutzer können neue Transaktionen als Entwürfe speichern, auch für eingereichte oder abgelehnte Lieferanten. So können Sie neue Transaktionen anlegen, sobald sie eingehen, und sie dann erfassen, nachdem der Lieferant genehmigt wurde. Das bedeutet auch, dass von der AP-Automatisierung erstellte Transaktionsentwürfe normal gespeichert werden.

Wird ein Lieferant abgelehnt, kann die einreichende Person den Lieferantendatensatz bearbeiten und erneut zur Genehmigung einreichen.

Transaktionen außerhalb von "Kreditorenbuchhaltung" und "Einkauf" können mit jedem Lieferanten verknüpft werden, unabhängig vom Lieferantenstatus.

Wann können Lieferantendatensätze bearbeitet werden?

Wenn die Lieferantengenehmigung aktiviert ist, können Sie einen Lieferanten bearbeiten, solange für den Lieferanten keine Zahlungsanforderungen im Workflow aktiv sind.

Das bedeutet, dass Sie zum Bearbeiten eines Lieferanten mit aktiven Zahlungsanforderungen zunächst einen der folgenden Schritte ausführen müssen:

  • Schließen Sie den Zahlungsvorgang ab.
  • Stornieren Sie die Zahlungsanforderungen, um die Auswahl der Rechnungen aufzuheben.

Auf der Seite Zahlungsanforderungen anzeigen sehen Sie alle Zahlungsanforderungen, die noch nicht abgeschlossen sind. Filtern Sie nach dem zu bearbeitenden Lieferanten, um die Zahlungsanforderungen zu finden, die behoben werden müssen. Zahlungsanforderungen mit dem Zahlungsstatus "Entwurf" sind Zahlungen, die dem Postausgang hinzugefügt wurden.

Änderungen nachverfolgen

Zur Nachverfolgung des Genehmigungsstatus von Lieferanten haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Feld "Status": Wird im Lieferantendatensatz und in der Liste "Lieferanten" angezeigt. Es gibt an, ob sich der Lieferant im Status "Eingereicht", "Genehmigt" oder "Abgelehnt" befindet.
  • Tab "Historie": Verfügbar im Lieferantendatensatz, wenn Genehmigungen aktiviert sind. Es gibt an, wer den Lieferanten erstellt, eingereicht und genehmigt oder abgelehnt hat.
  • Prüfprotokoll: Das Prüfprotokoll der einzelnen Lieferantendatensätze enthält Feldwerte, die bei der Bearbeitung eines Lieferanten geändert wurden.

Bevor Sie die Lieferantengenehmigung aktivieren

Die Lieferantengenehmigung verwendet eine einstufige Genehmigungsstruktur, die Sie auf dem Top-Level konfigurieren. Sie bestimmen einen oder eine Gruppe von Genehmigenden, indem Sie Berechtigungen für die Lieferantengenehmigung zuweisen.

Im Zuge der Einrichtung wird allen Lieferanten der Status "Genehmigt" zugewiesen. Überprüfen Sie, bevor Sie beginnen, die Lieferantenliste für Ihr Unternehmen sowohl auf dem Top-Level als auch auf Entitätsebene, um sicherzustellen, dass Sie bereit sind, die Lieferanten als genehmigt zu erfassen. Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor.

Der Admin-Benutzer, der die Genehmigung in "Kreditorenbuchhaltung" konfiguriert, muss über Genehmigungsberechtigungen verfügen und uneingeschränkt sein. Sage Intacct aktualisiert das Prüfprotokoll, um alle Lieferanten als genehmigt zu erfassen, und führt den Admin-Benutzer als denjenigen auf, der die Workflow-Aktion ausgeführt hat. Nachdem alle Lieferanten aktualisiert wurden, können Sie dem Admin-Benutzer die Genehmigungsberechtigung entziehen.

Die Aktualisierung des Prüfprotokolls kann je nach Anzahl der Lieferanten einige Zeit in Anspruch nehmen. Benutzer können Lieferanten erst hinzufügen, bearbeiten, entfernen und importieren, wenn der Vorgang abgeschlossen ist. Daher sollten Sie die Aktivierung dieser Funktion außerhalb der Geschäftszeiten vornehmen.

Sobald die Aktualisierung des Prüfprotokolls abgeschlossen ist, können Sie die Liste "Lieferanten" bei Bedarf aktualisieren. Vergessen Sie nicht, weitere erforderliche Genehmigende hinzuzufügen, und bitten Sie sie, ihre Benachrichtigungseinstellungen so zu konfigurieren, dass sie Updates erhalten.

Regionale Verfügbarkeit

Die Lieferantengenehmigung ist grundsätzlich in allen Regionen verfügbar.

Einschränkungen

Die Lieferantengenehmigung wird von "Lieferant 1099-Transaktionsaktualisierung" durch einen CSV-Import nicht unterstützt. Der Status von Lieferanten, die mit diesen Importvorlagen aktualisiert wurden, bleibt nach dem Import unverändert.