Mit automatisiertem Rechnungseingang Rechnungen per E-Mail einreichen

Die Automatisierung von Verbindlichkeiten E-Rechnungsstellung erstellt Rechnungsentwürfe aus Lieferantendokumenten, die Sie per E-Mail an Ihre von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse senden.

Sie können Rechnungen auf eine der folgenden Arten weiterleiten:

• Leiten Sie E-Mails von Lieferanten weiter, die Rechnungen als Anhänge enthalten.

• Übermitteln Sie eine einzige E-Mail mit mehreren Rechnungen im Anhang.

• Laden Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format hoch.

Jeder E-Mail-Anhang generiert einen Rechnungsentwurf. Wenn Sie eine Lieferanten-E-Mail weiterleiten, die Anhänge wie Belege enthält, entfernen Sie die Anhänge zuerst. Andernfalls generiert Intacct für jeden Beleg einen Rechnungsentwurf. Wenn der Lieferant zusätzliche Informationen in den Text der E-Mail-Nachricht einfügt, notieren Sie sich diese, da sie nicht in den Rechnungsentwurf übernommen werden.

Die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse ermitteln

Wenn Automatisierter RechnungseingangE-Rechnungsstellung aktiviert ist, werden E-Mail-Adressen für Sage eingerichtet, die Sie beim Einreichen von Rechnungs-Transaktionen per E-Mail verwenden können. Ihnen wird eine eindeutige E-Mail-Adresse für die oberste Ebene sowie eine für jeden Geschäftsbereich zugewiesen. Diese Adressen können nicht bearbeitet werden.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

   Wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Entitäten gibt, rufen Sie die Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung vom Top-Level aus auf.

2. Wählen Sie unter "Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung" die Option Konfigurieren neben "E-Mail-Dienste".

   Das Pop-up-Fenster "E-Mail-Dienste konfigurieren" wird geöffnet. Darin wird eine Liste der Geschäftsbereiche mit den zugehörigen Standardstandorten und den bereitgestellten Postfächern angezeigt. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse aus der Spalte "Postfach" des Geschäftsbereichs, den Sie verwenden möchten.

3. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements.

4. Gehen Sie zu "E-Rechnungsstellung" und wählen Sie Konfigurieren.

   Im Abschnitt "Service-Mailbox-Konfiguration" werden die Entitäten und ihre bereitgestellten Postfächer aufgeführt. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse aus der Spalte "Postfach" des Geschäftsbereichs, den Sie verwenden möchten.

Rechnung per E-Mail zum automatischen Erstellen eines Entwurfs senden

1. Leiten Sie Lieferanten-E-Mails mit Anhängen von Rechnungs-Transaktionen an die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse für die entsprechende Entität weiter.

   Sie können Rechnungen einzeln weiterleiten oder eine einzelne E-Mail mit mehreren angehängten Rechnungen weiterleiten.

   Geben Sie bei der Adressierung der E-Mail eine einzige E-Mail-Adresse in das Feld "An:" ein und lassen Sie das Feld "CC:" leer. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse angeben, wird die Rechnungs-Transaktion von Sage Intacct nicht verarbeitet.

   Überlegungen zum Übermitteln mehrerer Rechnungen in einer E-Mail

   Beachten Sie die folgenden Einschränkungen beim Weiterleiten einer einzelnen E-Mail, die mehrere Rechnungsanhänge enthält.

   • Jede Rechnung muss eine separate Datei sein.

   • Die Dateinamen der einzelnen Rechnungen muss im Batch der Rechnungen eindeutig sein.

   • Die E-Mail darf maximal 200 Anhänge enthalten.

   • Die Größe der E-Mail-Nachricht und aller Anhänge zusammen muss weniger als 40 MB betragen.

   Die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse ermitteln, wenn Sie nicht über Admin-Berechtigungen verfügen.

   Wenn Sie oder andere Benutzer*innen bereits die Funktion Automatisierter RechnungseingangE-Rechnungsstellung verwendet haben, um Entwürfe für die jeweilige Entität zu erstellen, können Sie die Ihnen zugewiesene E-Mail-Adresse in der Spalte "Empfänger-E-Mail" in der Liste RechnungenAutomatisierte Transaktionen sehen.

   Filtern Sie in einer Standardansicht die Spalte "Quelle" nach "E-Mail". Dieser Filter zeigt Rechnungs-Transaktionen an, die aus weitergeleiteten Rechnungen erstellt wurden.
   

   E-Mail-Adressen des automatisierten Rechnungseingangs im Rahmen der E-Rechnungsstellung haben das folgende Format.

   Ebene	E-Mail-Format	Beispiel
   Geschäftsbereich	<Unternehmens-ID><Entitäts-ID>@ai.sage	Unternehmens-ID: examplecorp Geschäftsbereichs-ID: E100 E-Mail-Adresse der Entität: examplecorpe100@ai.sage.com
   Top-Level	<Unternehmens-ID>@ai.sage	Unternehmens-ID: examplecorp E-Mail-Adresse der obersten Ebene: examplecorp@ai.sage.com

   Fügen Sie bei der Ermittlung Ihrer E-Mail-Adresse keine Leerzeichen oder Unterstriche ein, auch wenn diese in Ihrer Unternehmens-ID vorhanden sind.

   Intacct stellt unter folgenden Umständen möglicherweise eine andere E-Mail-Adresse bereit:

   • Ihre Unternehmens-ID + Geschäftsbereichs-ID stimmen mit einer bereits verwendeten E-Mail-Adresse überein.

   • Sie löschen einen Geschäftsbereich und erstellen ihn anschließend mit derselben Geschäftsbereichs-ID neu.

   In diesen Fällen hängt Intacct einen Unterstrich und eine fortlaufende Zahl (beginnend mit 2) an das Ende des Benutzernamens an.

2. Um Entwürfe anzuzeigen, die aus den per E-Mail gesendeten Rechnungen erstellt wurden, wechseln Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen in der Entität, in der Sie die Rechnungen per E-Mail gesendet haben.

   Wenn die Liste "Rechnungen" bereits geöffnet ist, wählen Sie Aktualisieren aus, um die Liste zu aktualisieren. Um die Liste "Rechnungen" nach Entwürfen zu filtern, wählen Sie die Standardansicht für Rechnungsentwürfe aus.

   Um Entwürfe anzuzeigen, die aus den per E-Mail gesendeten Transaktionen erstellt wurden, gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Automatische Transaktionen in der Entität, in der Sie die Transaktionen per E-Mail gesendet haben.

   Wenn die Liste "Automatisierte Transaktionen" bereits geöffnet ist, wählen Sie Aktualisieren, um die Liste zu aktualisieren. Um die Liste "Automatisierte Transaktionen" nach Entwürfen zu filtern, wählen Sie die Standardansicht "Entwürfe" aus.

   Im Gegensatz zu hochgeladenen Rechnungen, die während der Inhaltsanalyse durch Intacct in der Liste angezeigt werden, werden per E-Mail gesendete Rechnungen erst nach Abschluss der Analyse angezeigt. Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht sehen, müssen Sie Intacct möglicherweise etwas Zeit geben, um die Verarbeitung abzuschließen.

   Im Gegensatz zu hochgeladenen Transaktionen, die während der Inhaltsanalyse durch Intacct in der Liste angezeigt werden, werden per E-Mail gesendete Transaktionen erst nach Abschluss der Analyse angezeigt. Wenn Sie Ihre Transaktionen nicht sehen, müssen Sie Intacct möglicherweise etwas Zeit geben, um die Verarbeitung abzuschließen.

   Informationen zu Spalten in der Liste RechnungenAutomatisierte Transaktionen, die spezifisch für den automatisierten Rechnungseingang sind

   In Standardansichten enthalten die folgenden Spalten weitere Informationen zu automatisch generierten Rechnungs-Transaktionen:

   • Quelle: Gibt an, ob die Rechnungs-Transaktion durch einen Upload erstellt wurde (über die Liste RechnungenAutomatisierte Transaktionen) oder per E-Mail. Wenn dieses Feld leer ist, wurde die Rechnungs-Transaktion entweder direkt in Intacct eingegeben, als CSV importiert oder über eine API importiert.

   • Importausnahmen: Warnt Sie bei Problemen mit dem Entwurf. Bewegen Sie den Mauszeiger über dieses Feld, um weitere Informationen anzuzeigen.

   • Empfänger-E-Mail: Zeigt die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse an, an die die Rechnungs-Transaktion gesendet wurde.

   • Absender-E-Mail: Zeigt die E-Mail-Adresse des Absenders an.

Next step:  Eingehende Rechnungen über den automatisierten Rechnungseingang prüfen und buchen

Nächster Schritt:  Eingehende Transaktionen über die E-Rechnungsstellung prüfen und buchen

Detailtiefe von per E-Mail gesendeten Rechnungen konfigurieren

Standardmäßig fasst Intacct die Rechnungssumme in einer einzigen Zeile zusammen, wenn Rechnungsentwürfe aus per E-Mail gesendeten Transaktionen erstellt werden. Sie können den Standardwert ändern, wenn Sage Intacct Rechnungen mit mehreren Einzelposten erstellen soll, die mit dem ursprünglichen Lieferantendokument übereinstimmen.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

   Wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Entitäten gibt, rufen Sie die Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung vom Top-Level aus auf.

2. Wählen Sie unter "Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung" die Option Konfigurieren neben "E-Mail-Dienste".

   Das Pop-up-Fenster "E-Mail-Dienste konfigurieren" wird geöffnet, in dem die Postfach-Konfiguration und die Regeln angezeigt werden, die Intacct beim Erstellen von Rechnungsentwürfen aus per E-Mail gesendeten Transaktionen verwenden soll.

3. Wählen Sie für Jede Rechnung generieren mit die Methode aus, die Intacct verwenden soll.

   • Einzelner Einzelposten mit Gesamtbetrag: Wenn das Rechnungsdokument mehrere Einzelposten enthält, erstellt Intacct im Rechnungsentwurf einen einzelnen Einzelposten. Dieser Einzelposten enthält die Gesamtsumme aller Einzelposten im Rechnungsdokument. Dies ist die Standardeinstellung.

   • Alle Einzelposten und zugehörigen Beträge: Intacct erstellt im Rechnungsentwurf jeweils einen Einzelposten für jeden Einzelposten im Rechnungsdokument.

4. Wählen Sie im Pop-up-Fenster "E-Mail-Dienste konfigurieren" die Option Merken aus.
5. Wählen Sie unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" die Option Merken aus.