Übersicht über den Abschluss-Arbeitsbereich

Der Abschluss-Arbeitsbereich unterstützt Finanzteams bei der Verwaltung und Nachverfolgung aller Aufgaben, die zum Abschluss einer Buchhaltungsperiode erforderlich sind. Diese Funktion zentralisiert Checklisten für den Periodenabschluss, Aufgabenzuweisungen, Fristen und Fortschrittsverfolgung an einem Ort und erleichtert so die Koordination der Arbeit zwischen Teams und Entitäten.

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Funktionen von Close Workspace verstehen.

Abschluss-Checklisten und Aufgabenzuweisungen

Checklisten, die aus den Aufgaben bestehen, die zum Abschluss einer Buchhaltungsperiode erforderlich sind, bilden das Herzstück des Abschluss-Arbeitsbereichs. In Umgebungen mit mehreren Entitäten kann für jede Entität eine Aufgaben-Zuweisung erstellt werden. Der Aufgabeneigentümer kann die Aufgabe dann in jeder Entität einer anderen Person zuweisen.

Karla ist beispielsweise Eigentümerin der Aufgabe "Bankabstimmungen überprüfen". Sie ist nicht nur Aufgabeneigentümerin, sondern auch Aufgabenbeauftragte für das Top-Level. Die folgende Tabelle zeigt alle Aufgabenzuweisungen für das Unternehmen.

Beispiel für Zuweisungen für die Aufgabe "Bankabstimmungen überprüfen"
Geschäftsbereich Aufgabenempfänger
Zentrale Jodie
Osten Betty
Süden Thomas
Oberste Ebene Karla

Wenn Sie an Aufgaben im Zusammenhang mit dem Abschluss von Abrechnungszeiträumen arbeiten, verwenden Sie die Checkliste, um zu sehen, welche Aufgaben Ihnen zugewiesen sind. Sie können auch angeben, wann Ihre Aufgabenzuweisungen in Bearbeitung oder abgeschlossen sind.

Wenn Sie den Abschlussprozess verwalten, erhalten Sie in der Checkliste einen Überblick darüber, wo sich Ihr Unternehmen im Abschlussprozess befindet. Mit den richtigen Berechtigungen sehen Sie den Status aller Aufgaben sowie deren Start- und Fälligkeitsdatum. Sie sehen auf einen Blick, welche Aufgaben planmäßig, gefährdet oder überfällig sind.

Aufgabenabhängigkeiten

Aufgabenabhängigkeiten definieren die Reihenfolge, in der Aufgaben zum Abschluss von Zeiträumen ausgeführt werden müssen. Wenn eine Aufgabe Zuweisung erst nach Abschluss einer anderen Aufgabe gestartet werden kann, können Sie dies im Zuweisung abhängige Aufgabe angeben.

Die Person, die für die abhängige Aufgaben-Zuweisung verantwortlich ist, kann eine Benachrichtigung erhalten, wenn die Aufgabe, von der sie abhängt, als erledigt markiert ist. Sie können diese Art von Benachrichtigung auf der Seite "Abschluss-Arbeitsbereich konfigurieren" aktivieren.

Entitätseinschränkungen

In einer Umgebung mit mehreren Entitäten kann eine Aufgabe nur für das Top-Level erstellt oder in separate Aufgabenzuweisungen für die verschiedenen Entitäten aufgeteilt werden.

  • Benutzer mit Entität-Einschränkungen können nur die Aufgabenzuweisungen innerhalb ihrer Entitäten sehen.

  • Wenn ein Benutzer über eine Zuweisung verfügt, die von einer Zuweisung in einer anderen Entität abhängig ist, sieht er diese andere Zuweisung nur, wenn er Zugriff auf die Entität hat.

    • Karla hat Zugriff auf die Entitäten "Ost" und "Süd".

    • Ihre Zuweisung "Aufgabe" in der Entität "Ost" kann erst abgeschlossen werden, wenn Jodie ihre Zuweisung "Aufgabe" in der Entität "West" abgeschlossen hat.

    • Aber Karla kann Jodies Aufgaben-Zuweisung nicht sehen, da Karla keinen Zugriff auf die Entität West hat.

  • Auf Top-Level kann der Benutzer alle Abhängigkeiten sehen und den Fortschritt über Entitäten hinweg verfolgen.

Checklistenvorlagen und Aufgabenvorlagen

Vorlagen für Aufgaben und Checklisten helfen Ihnen, Zeit zu sparen und einen konsistenten Abschlussprozess aufrechtzuerhalten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jedes Mal, wenn Sie einen Zeitraum schließen, eine neue Checkliste von Grund auf neu zu erstellen.

Aufgabenvorlagen enthalten die Informationen, die zur Berechnung des angestrebten Start- und Abschlussdatums einer Aufgabe erforderlich sind. Sie können auch einen Anhang mit Anweisungen hinzufügen, die Ihnen bei der Aufgabe helfen, sowie einen Link zu einer Intacct-Seite oder externen Website, die zum Abschließen der Aufgabe verwendet wird.

Copilot wird mit mehreren systemgenerierten Aufgabenvorlagen geliefert, aber Sie können benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, die zu all Ihren Prozessen passen.

Checklistenvorlagen sind im Grunde ein Container für eine Reihe von Aufgabenvorlagen. Verwenden Sie diese Vorlagen, um Ihre Checklisten für den Periodenabschluss zu erstellen.

Benachrichtigungen

Copilot generiert Einblicke und Benachrichtigungen basierend auf Ihren Konfigurationseinstellungen. Diese Erkenntnisse warnen die zuständigen Personen vor bestimmten Situationen, wie z. B. den folgenden:

  • Eine Aufgabe nähert sich ihrer Frist

  • Eine Aufgabe ist gefährdet

  • Eine Aufgabe ist überfällig

Die Benachrichtigungen werden basierend auf den Aufgabenzieldaten und anderen Informationen generiert. Die zuständigen Personen können diese Einblicke im Copilot-Bedienfeld anzeigen, und Sie können Copilot auch so einrichten, dass E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden.

Abschluss-Fortschrittsmonitor

Die Abschluss-Fortschrittsüberwachung bietet einen klaren, umfassenden Überblick über Ihren Abschlussfortschritt, indem sie Daten aus dem Abschluss-Arbeitsbereich in umsetzbare Erkenntnisse umwandelt. Auf dieser Seite können Sie den Status von Aufgaben, Zuständige und Fälligkeitsdaten verfolgen, um einen Echtzeit-Einblick in den Fortschritt Ihres Abschlussprozesses zu erhalten.

Regionale Verfügbarkeit

Der Abschluss-Arbeitsbereich ist in allen Regionen verfügbar.