Übersicht über den Abschluss-Arbeitsbereich

Zugehörige Informationen

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• Der Abschluss-Fortschrittsmonitor

Der Abschluss-Arbeitsbereich unterstützt Finanzteams bei der Verwaltung und Nachverfolgung aller Aufgaben, die zum Abschluss einer Buchhaltungsperiode erforderlich sind. Diese Funktion zentralisiert Checklisten zum Periodenabschluss, Aufgabenzuweisungen, Fristen und Fortschrittsverfolgung an einem Ort und erleichtert so die Koordination der Arbeit über Teams und Entitäten hinweg.

Sehen Sie sich dieses Video an, um die wichtigsten Funktionen des Abschluss-Arbeitsbereichs zu verstehen.

Abschluss-Checklisten und Aufgabenzuweisungen

Checklisten, die die Aufgaben enthalten, die zum Abschluss einer Buchhaltungsperiode erforderlich sind, bilden den Kern des Abschluss-Arbeitsbereichs. In Umgebungen mit mehreren Entitäten kann für jede Entität eine Aufgaben-Zuweisung erstellt werden. Der*Die Aufgabeneigentümer*in kann die Aufgabe dann einer anderen Person in jeder Entität zuweisen.

Karla ist zum Beispiel die Aufgabe "Bankabstimmungen überprüfen". Neben ihrer Rolle als Aufgabeneigentümerin ist sie auch die Aufgabenzuständige für das Top-Level. Die folgende Tabelle zeigt alle Aufgabenzuweisungen für das Unternehmen.

Wenn Sie an Aufgaben im Zusammenhang mit dem Abschluss von Abrechnungszeiträumen arbeiten, verwenden Sie die Checkliste, um zu sehen, welche Aufgaben Ihnen zugewiesen sind. Sie können auch angeben, wann Ihre Aufgabenzuweisungen in Bearbeitung oder abgeschlossen sind.

Wenn Sie den Abschlussprozess verwalten, erhalten Sie in der Checkliste einen Überblick darüber, wo sich Ihr Unternehmen im Abschlussprozess befindet. Mit den richtigen Berechtigungen sehen Sie den Status aller Aufgaben sowie deren Start- und Fälligkeitsdatum. Sie sehen auf einen Blick, welche Aufgaben planmäßig, gefährdet oder überfällig sind.

Aufgabenabhängigkeiten

Aufgabenabhängigkeiten definieren die Reihenfolge, in der Aufgaben zum Zeitraumabschluss ausgeführt werden müssen. Wenn eine Aufgaben-Zuweisung erst nach Abschluss einer anderen gestartet werden kann, können Sie dies in der abhängigen Aufgaben-Zuweisung angeben.

Die Person, die für die abhängige Aufgaben-Zuweisung verantwortlich ist, kann eine Benachrichtigung erhalten, wenn die Aufgabe, von der sie abhängt, als abgeschlossen markiert wird. Sie können diese Art von Benachrichtigung auf der Seite "Abschluss-Arbeitsbereich konfigurieren" aktivieren.

Entitätseinschränkungen

In einer Umgebung mit mehreren Entitäten kann eine Aufgabe nur für das Top-Level erstellt oder in separate Aufgabenzuweisungen für die verschiedenen Entitäten aufgeteilt werden.

• Benutzer mit Entität-Beschränkungen können nur die Aufgabenzuweisungen innerhalb ihrer Entitäten sehen.

• Wenn ein Benutzer eine Zuweisung hat, die von einer Zuweisung in einer anderen Entität abhängig ist, sieht er diese andere Zuweisung nur, wenn er Zugriff auf die Entität hat.

  Beispiel

  • Karla hat Zugriff auf die Entitäten Ost und Süd.

  • Ihre Aufgaben-Zuweisung in der Ost-Entität kann erst abgeschlossen werden, wenn Jodie ihre Aufgaben-Zuweisung in der West-Entität abgeschlossen hat.

  • Doch Karla kann Jodies Aufgaben-Zuweisung nicht sehen, weil Karla keinen Zugriff auf die West-Entität hat.

• Auf Top-Level können Benutzer alle Abhängigkeiten sehen und den Fortschritt über alle Entitäten hinweg verfolgen.

Checklistenvorlagen und Aufgabenvorlagen

Vorlagen für Aufgaben und Checklisten helfen Ihnen, Zeit zu sparen und einen konsistenten Abschlussprozess aufrechtzuerhalten. Sie machen es überflüssig, jedes Mal, wenn Sie einen Zeitraum schließen, eine neue Checkliste von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Aufgabenvorlagen enthalten die Informationen, die zur Berechnung des angestrebten Start- und Abschlussdatums einer Aufgabe erforderlich sind. Sie können auch einen Anhang mit Anweisungen hinzufügen, die Ihnen bei der Aufgabe helfen, sowie einen Link zu einer Intacct-Seite oder externen Website, die zum Abschließen der Aufgabe verwendet wird.

Copilot enthält mehrere systemgenerierte Aufgabenvorlagen, aber Sie können benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, die für alle Ihre Prozesse geeignet sind.

Checklistenvorlagen sind im Grunde ein Container für eine Reihe von Aufgabenvorlagen. Verwenden Sie diese Vorlagen, um Ihre Checklisten zum Periodenabschluss zu erstellen.

Benachrichtigungen

Copilot generiert Einblicke und Benachrichtigungen basierend auf Ihren Konfiguration-Einstellungen. Diese Einblicke informieren die Aufgabenzuständigen vor bestimmten Situationen, wie z. B. den folgenden:

• Eine Aufgabe nähert sich ihrer Frist

• Eine Aufgabe ist gefährdet

• Eine Aufgabe ist überfällig

Die Benachrichtigungen werden basierend auf den Aufgabenzieldaten und anderen Informationen generiert. Die zuständigen Personen können diese Einblicke im Copilot-Bedienfeld anzeigen, und Sie können Copilot so einrichten, dass auch E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden.

Abschluss-Fortschrittsmonitor

Der Abschluss-Fortschrittsmonitor bietet eine klare, umfassende Ansicht Ihres Fortschritts beim Abschluss, indem er Daten aus dem Abschluss-Arbeitsbereich in umsetzbare Erkenntnisse verwandelt. Auf dieser Seite können Sie Aufgabenstatus, Zuständige und Fälligkeitsdaten verfolgen und erhalten so einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt Ihres Abschlussprozesses.

Regionale Verfügbarkeit

Der Abschluss-Arbeitsbereich ist in allen Regionen verfügbar.