Geschäftsbereiche und Standorte

Entitäten

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten umfasst eine oder mehrere Entitäten unter dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese gemeinsam genutzten Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden die Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administrator*innen die Arbeit auf Benutzer und Mitglieder der Stammdaten-Liste wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter auf die Arbeit auf Entitätsebene beschränken. Administratoren können sogar die Arbeit von Benutzern auf bestimmte Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität repräsentiert den Hauptsitz des Unternehmens, und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Eine Entität kann eine beliebige Nummer von Standorten haben, die nur zu dieser Entität gehören.

Standorte

Ein Standort ist eine Dimension, der eine Transaktion zugeordnet werden kann. Standorte werden zu einer einzelnen Entität zusammengefasst und teilen sich die Steuer-ID dieser Entität.

Wenn sich die Entität E100 beispielsweise in den USA befindet, werden die Standorte 101 und 102 in die Entität E100 zusammengefasst. Nehmen wir an, Standort 110 ist New York und Standort 120 ist Kalifornien.

Transaktionen, die für die Standorte 110 und 120 codiert sind:

• Rollup zur Entität E100.
• Teilen Sie die Steuernummer der US-Entität E100.
• Werden in Reports angezeigt, die Sie für Transaktionen ausführen, die für New York oder Kalifornien codiert sind, indem Sie diese Standorte für den Report auswählen.

Im Gegensatz zu Entitäten erstellen Standorte keinen Satz ausgeglichener Bücher. Da sie zu einem einzigen Entität zusammengefasst werden, haben die Standorte keine Entität Transaktionen. Schließlich können Benutzer auf Entitäten, aber nicht auf Standorte beschränkt werden.

Sie können ohne zusätzliche Kosten eine unbegrenzte Nummer von Standorten innerhalb einer Entität in Ihrem Intacct-Unternehmen erstellen. Denken Sie daran, dass diese Standorte alle die Steuernummer der Entität teilen, zu der sie gehören.

Standortdimensionen in Transaktionen und Reports

Die für Transaktionen und Reports verwendete Standort-Dimension spiegelt sowohl Entität- als auch Standortdaten wider. Angenommen, eine Transaktion hat die Standort-Dimension E100 Kalifornien. Diese Anmerkung gibt eine Entität als Standort-Dimension für diese Transaktion mit der Entität-ID E100 und dem Entität-Namen "Kalifornien" an.

Angenommen, eine andere Transaktion hat die Standort-Dimension 101 San Jose. Diese Anmerkung gibt einen Standort an, der in die Entität E100 Kalifornien einfließt.

Die Unterscheidung zwischen Entitäten und Dimensionen auf einen Blick bei Verwendung der Standort-Dimension ist ein guter Grund, eine Entität-ID und eine Namens-Konvention festzulegen.

Namenskonventionen

Es ist eine bewährte Methode, eine Namens-Konvention für Ihre Entitäten-IDs einzurichten. Eine Konvention mit klarer Benennung erleichtert das Auffinden eines Entität Namens unter Standort Namen und vereinfacht das Hinzufügen von Entitäten in der Zukunft.

Eine gängige Benennungsmethode Konvention besteht darin, den Buchstaben E einem drei- oder vierstelligen numerischen Wert voranzustellen. Ihre erste Entität-ID ist beispielsweise E100, die zweite Entität-ID E200 usw.

Die Entität-ID ist bei der Definition festgelegt und kann nicht geändert werden. Sie können den Namen der Entität jedoch später bei Bedarf ändern.

Es wird auch empfohlen, eine Benennungs Konvention für Entitäten zu verwenden, in der Regel basierend auf ihrer Standort. Beispielsweise könnten die Standorte San Francisco, Los Angeles und Sacramento alle Teil der E100 sein: Kalifornische Entität. In diesem Beispiel lautet die Entität-ID E100 und der Name der Entität "Kalifornien".

Standorthierarchie

Sie können eine Hierarchie von Standorten erstellen, z. B. mit einem Standort, der einen oder mehrere untergeordnete Standorte hat. Der übergeordnete und der untergeordnete Standort würden weiterhin zu einer einzigen Entität zusammengefasst. Zum Beispiel ist Standort 121 Los Angeles, der untergeordnete Standort von Standort 120 in Kalifornien. Sowohl übergeordnete als auch untergeordnete Standorte werden in der USA-Entität 100 zusammengefasst.

Standorthierarchie in einem aktualisierten Unternehmen mit mehreren Entitäten

Für Standorte in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten ist eine übergeordnete ID erforderlich, bei der es sich um eine Entität-ID oder eine andere Standort-ID handeln kann. Allen vorhandenen Standorten ohne übergeordnete ID wird automatisch die übergeordnete ID Ihrer neu erstellten Entität zugewiesen.

Verwenden Sie weiterhin die konsistente Benennungs-Konvention, die Sie bisher für Standort-IDs verwendet haben. Eine konsistente Namens-Konvention ermöglicht es Ihnen, Entität-IDs von Standort-IDs zu unterscheiden. Unterschiedliche Standort-IDs erleichtern die Codierung einer Transaktion für einen Standort oder die Zuweisung einer übergeordneten ID zu einem bestimmten Standort.

Änderungen der Standorthierarchie

Sie können die über-/untergeordnete Beziehung zwischen zwei Standorten nur unter folgenden Bedingungen ändern:

• Ihr Unternehmen hat eine Entität.
• Ihr Unternehmen arbeitet in einer einzigen Basiswährung.
• Es sind keine Transaktionen für den untergeordneten Standort codiert, dessen abgeordnete Position Sie ändern möchten.

Wenn diese Kriterien erfüllt sind, können Sie das übergeordnete Element des untergeordneten Standorts bearbeiten.