Geschäftsbereiche und Standorte

Entitäten

In einem Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung umfasst mindestens eine Entität auf dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese freigegebenen Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf dem Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden das Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administratoren sich darauf beschränken, nur auf Entitätsebene zu arbeiten. Mitglieder*innen wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter listen Stammdaten. Administratoren können die Arbeit von Benutzern sogar auf die Arbeit in bestimmten Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität stellt den Hauptsitz des Unternehmens dar, und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Eine Entität kann eine beliebige Nummer von Standorten haben, die nur in diese Entität einfließen.

Standorte

Ein Standort ist eine Dimension, in die eine Transaktion zugeordnet werden kann. Standorte werden zu einer einzelnen Entität zusammengefasst und teilen die Steuer-ID dieser Entität.

Wenn sich die Entität E100 beispielsweise in den USA befindet, werden die Standorte 101 und 102 in die Entität E100 zusammengefasst. Nehmen wir an, Standort 110 ist New York und Standort 120 ist Kalifornien.

Transaktionen, die für die Standorte 110 und 120 zugeordnet sind:

  • Rollup zu Entität E100.
  • Teilen Sie die Steuernummer der US-Entität E100.
  • Wird in Reports angezeigt, die Sie für Transaktionen ausführen, die für New York oder Kalifornien zugeordnet sind, indem Sie diese Standorte für den Report auswählen.

Im Gegensatz zu Entitäten erzeugen Standorte keinen Satz ausgeglichener Bücher. Da sie zu einer einzelnen Entität zusammengefasst werden, gibt es für die Standorte keine unternehmensinternen Entität-Transaktionen. Schließlich können Benutzer auf Entitäten, aber nicht auf Standorte beschränkt werden.

Sie können eine unbegrenzte Nummer von Standorten innerhalb einer Entität in Ihrem Intacct-Unternehmen ohne zusätzliche Kosten erstellen. Denken Sie nur daran, dass diese Standorte alle die Steuernummer der Entität teilen, zu der sie gehören.

Standortdimensionen in Transaktionen und Reports

Die für Transaktionen und Reports verwendete Standort-Dimension spiegelt sowohl Entität- als auch Standortdaten wider. Angenommen, eine Transaktion hat die Standort-Dimension E100 Kalifornien. Diese Anmerkung bezeichnet eine Entität als Standort-Dimension für diese Transaktion mit der Entität-ID E100 und dem Entitätsnamen Kalifornien.

Angenommen, eine andere Transaktion hat die Standort-Dimension 101 San Jose. Diese Anmerkung bezeichnet einen Standort, der in die Entität "E100 Kalifornien" einfließt.

Die auf einen Blick zwischen Entitäten und Dimensionen zu unterscheiden, wenn Sie die Standort Dimension verwenden, ist ein guter Grund, eine Entität-ID einzurichten und Konvention zu benennen.

Namenskonventionen

Es ist eine bewährte Methode, eine Konvention für Ihre Entität-IDs einzurichten. Eine klare Namens-Konvention erleichtert das Auffinden eines Entitätsnamens unter Standort-Namen und vereinfacht das zukünftige Hinzufügen von Entitäten.

Eine gängige Namensfindung Konvention ist es, den Buchstabe E einem drei- oder vierstelligen numerischen Wert voranzustellen. Beispiel: Ihre erste Entität-ID ist E100, die zweite Entität-ID E200 usw.

Die Entität-ID ist bei ihrer Definition festgelegt und kann nicht geändert werden. Sie können den Namen der Entität jedoch später bei Bedarf ändern.

Es wird auch empfohlen, eine Konvention für Entitäten zu haben, die in der Regel auf ihrem Standort basiert. Zum Beispiel könnten die Standorte San Francisco, Los Angeles und Sacramento alle Teil der E100 sein: Entität Kalifornien. In diesem Beispiel lautet die Entität-ID E100 und der Name der Entität ist "Kalifornien".

Standorthierarchie

Sie können eine Hierarchie von Standorten erstellen, z. B. mit einem Standort, der einen oder mehrere untergeordnete Standorte hat. Die übergeordneten und untergeordneten Standorte würden weiterhin zu einer einzigen Entität zusammengefasst. Beispielsweise ist Standort 121 Los Angeles, der untergeordnete Standort des Standorts 120 in Kalifornien. Sowohl übergeordnete als auch untergeordnete Standorte werden in die US-Entität 100 zusammengefasst.

Standorthierarchie in einem aktualisierten Unternehmen mit mehreren Entitäten

Standorte in einem Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung benötigen eine übergeordnete ID, die eine Entität- oder eine andere Standort-ID sein kann. Alle vorhandenen Standorte ohne übergeordnete ID werden automatisch die übergeordnete ID Ihrer neu erstellten Entität zugewiesen.

Verwenden Sie weiterhin die konsistente Namens-Konvention, die Sie bisher für Standort-IDs verwenden. Eine konsistente Namens-Konvention ermöglicht es Ihnen, Entität-IDs von Standort-IDs zu unterscheiden. Unterschiedliche Standort-IDs erleichtern die Codierung einer Transaktion für einen Standort oder das Zuweisen einer übergeordneten ID zu einem bestimmten Standort.

Änderungen der Standorthierarchie

Sie können die über-/untergeordnete Beziehung zwischen zwei Standorten nur unter folgenden Bedingungen ändern:

  • Ihr Unternehmen hat eine Entität.
  • Ihr Unternehmen arbeitet in einer Basiswährung.
  • Es sind keine Transaktionen für den untergeordneten Standort zugeordnet, dessen Elternschaft Sie ändern möchten.

Wenn diese Kriterien erfüllt sind, können Sie das übergeordnete Element des untergeordneten Standorts bearbeiten.