Lohnkostenbuchung einrichten

Verwalten und verfolgen Sie Ihre direkten und indirekten Arbeitskosten pro Projekt ganz einfach, indem Sie Ihren Workflow-Prozess automatisieren, um Arbeitskosten nach der Genehmigung zu buchen. Auf diese Weise können Sie die finanzielle Leistung Ihres Projekts verwalten und die Rentabilität des Projekts anhand der neuesten Daten überwachen. Das verbessert die Datenintegrität durch die Eliminierung fehleranfälliger manueller Prozesse.

Alle von den Projektmitarbeitern eingereichten Zeiten werden automatisch in den von Ihnen angegebenen Hauptbuchkonten erfasst. Anschließend können Sie Reports mit aktuellen und sofortigen Einblicken in die finanzielle Leistung des Projekts generieren.

Grundlegende und erweiterte Arbeitskosten-Buchung

Die erweiterte Arbeitskostenberechnung ermöglicht eine detailliertere Analyse der Personalkosten und ermöglicht es Ihnen, die Buchhaltung und den Kostensatz auf der Ebene der einzelnen Einzelpositionen in Stundenerfassungsbögen zu überschreiben, indem Sie verschiedene Zeittypen verwenden, die als Zeittypen bezeichnet werden.

Mit der erweiterten Arbeitskosten-Buchung können Sie:

  • Unterscheiden und verfolgen Sie verschiedene Arten von Zeit, wie Überstunden, Reisezeiten, Urlaub usw.
  • Überschreiben Sie eine Einkommensart von Fall zu Fall im Stundenerfassungsbogen. Beispielsweise können Sie eine Einkommensart überschreiben, wenn der Kostensatz oder die Buchhaltung unterschiedlich sind, z. B. für Überstunden, Gefahrenzulagen oder Reisezeiten.

Hauptbuch-Journal und Standard-Konto auswählen

  1. Gehe zu Projekte > Einrichtung > Konfiguration.
  2. Wenn der Konfigurieren von Projekten angezeigt wird, scrollen Sie nach unten zu der Stundenerfassungsbogen im Hauptbuch Abschnitt.
  3. Unter Journaleauszuwählen, wählen Sie eine Arbeitskosten Journal.
  4. Unter KontenWählen Sie Arbeitskostenkonten aus.
    • Wählen Sie einen Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Konto.
    • Wählen Sie optional einen Varianz-Konto.
  5. Für eine detailliertere Analyse und um die Möglichkeit zu erhalten, bestimmte einzelne Einträge im Stundenerfassungsbogen zu überschreiben, wählen Sie optional das Einkommensart auf Zeittyp- und Aufgabenebene aktivieren Kontrollkästchen.

Einkommensarten erstellen

Die Einkommensarten bestimmen, wie der Satz des Mitarbeiters berechnet wird. Das heißt, ob der Mitarbeiter ein Gehalt oder einen Stundenlohn bezieht und ob für diese Einkommensart ein Überstundenmultiplikator gilt. Wenn Sie eine Einkommensart erstellen, wird auch das Hauptbuch-Ausgaben-Konto (auf der Sollseite) eingerichtet.

  1. Gehe zu Projekte > Einrichtung > Mitarbeiterund wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Einkommensarten. Die Seite "Informationen zur Einkommensart" wird angezeigt.
  2. Geben Sie die gewünschten Informationen ein, einschließlich der Hauptbuchkonten, in denen die fakturierbare und die nicht fakturierbare Zeit gebucht werden sollen.
Wenn Sie nicht zwischen fakturierbarer und nicht fakturierbarer Zeit unterscheiden möchten, wählen Sie für beide dasselbe Hauptbuchkonto aus.

Einkommensarten mit Mitarbeitern verknüpfen

Weisen Sie Mitarbeitenden Einkommensarten zu, um ihren Vergütungssatz (Gehalt, Stundenlohn, Überstunden usw.) zu bestimmen, wenn sie ihre Arbeitszeit einreichen. Ein Mitarbeiter muss eine Einkommensart haben, damit Kosten gebucht werden können.

  1. Gehe zu Projekte Alle > Mitarbeiter. Die Liste "Mitarbeiter" wird angezeigt.
  2. Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter und wählen Sie den angrenzenden Bearbeiten Verknüpfung.
  3. Klicken Sie auf der Seite Mitarbeiterinformationen Tab: Wählen Sie eine Einkommensart aus.
  4. Klicken Sie auf der Seite Kostensätze Tab geben Sie das Gehalt oder den Stundenlohn der Mitarbeiter ein.

Erweiterte Arbeitskosten-Buchung einrichten

Die Einrichtung der erweiterten Arbeitskosten-Buchung dauert nur wenige Minuten länger als die Einrichtung der grundlegenden Arbeitskosten-Buchung. Ausführlichere Informationen zu diesen und anderen Optionen auf diesen Seiten erhalten Sie, wenn Sie auf den jeweiligen Hilfe-Link klicken.

Zeittyp erstellen

  1. Gehe zu Projekte > Einrichtung > Zeit > Typenund wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben "Zeittypen".
  2. Geben Sie einen Namen für den Zeittyp ein und wählen Sie die Zeittyp-GL-Konto in die sie gebucht werden soll. Dies ist die Sollseite der Transaktion.
  3. Geben Sie optional das Hauptbuchkonto für die Verrechnung (d. h. die Habenseite) ein. Wenn Sie keine Hauptbuchkonto auswählen, wird stattdessen die Konto verwendet, die als Offset-Konto auf der Seite "Projekt Konfiguration angegeben ist.
  4. Verknüpfen Sie optional einen Einkommensart mit dem Zeittyp.
    • Wenn Sie eine Einkommensart auswählen, wird die Hauptbuchkonto für die Einkommensart für die Ausgaben- oder Sollseite der Transaktion anstelle der Hauptbuchkonto verwendet, die Sie in Schritt 2 oben ausgewählt haben. Die Einkommensart kann auch verwendet werden, um einen Multiplikator für Stundenarbeiter zu erhalten, der für die Überstundenkalkulation wertvoll ist. Für Angestellte hat der Zeittyp keine Auswirkungen.
Für Angestellte hat der Zeittyp keine Auswirkungen.

Zeittypen sind genau das, wonach sie klingen: verschiedene Zeitkategorien wie Gehalt, Vertragsstunden, Überstunden, Urlaub, Reisezeit und so weiter. Alle Einträge eines bestimmten Zeittyps werden automatisch auf den Hauptbuchkonten gebucht, die Sie diesem Zeittyp zuweisen. Auf diese Weise können Berichte generiert werden, die verdeutlichen, wie viel der Personalkosten eines Projekts für verschiedene Kategorien von Arbeitszeit aufgewendet wird.

Sie können einer Aufgabe auch einen Zeittyp zuweisen, wodurch die Zeile des Stundenerfassungsbogens standardmäßig auf den Zeittyp der Aufgabe gesetzt wird.

Wenn Sie die Möglichkeit, einen Zeittyp im Stundenerfassungsbogenraster auszuwählen, nicht aktivieren, können Sie den Standardzeittyp nicht überschreiben.

Aktivieren Sie die Eingabe des Zeittyps in Ihrem Stundenerfassungsbogen

  1. Gehe zu Projekte > Einrichtung > Konfiguration.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Tabellenanzeige in Stundenerfassungsbögen und wählen Sie den Abschnitt Zeittyp anzeigen Kontrollkästchen.

Zuweisen eines Zeittyps zu einer Aufgabe

  1. Gehe zu Projekte > Alle > Projekte > Aufgaben. Die Aufgaben-Liste wird angezeigt.
  2. Suchen Sie die gewünschte Aufgabe und wählen Sie Bearbeiten. (Sie können stattdessen Hinzufügen um eine neue Aufgabe zu erstellen.)
  3. Wählen Sie das Symbol Zusätzliche Information Tab. Wählen Sie den Zeittyp aus, dem Sie die Aufgabe zuordnen möchten.
  • Wenn Sie TUN SIE ES NICHT Geben Sie eine Einkommensart in Ihren Zeittyp ein:
    • Einem Zeittyp ist keine Einkommensart zugeordnet.
    • Die Buchung des Hauptbuchkontos erfolgt aus dem Zeittyp. Wenn dem Zeittyp kein Hauptbuchkonto zugeordnet ist, wird es aus der Einkommensart übernommen, die dem Mitarbeiter zugeordnet ist.
    • Der Multiplikator wird von der Einkommensart übernommen, die dem Mitarbeiter zugeordnet ist
    • Wenn der Mitarbeiter angestellt ist, wird kein Multiplikator hinzugefügt.
  • Wenn Sie TUN Geben Sie eine Einkommensart in Ihren Zeittyp ein:
    • Sie aktivieren diese Option im Datensatz Konfigurieren von Projekten Seite (über die Einkommensart auf Zeittyp- und Aufgabenebene aktivieren Kontrollkästchen).
    • Die Buchung des Hauptbuchkontos wird von der Einkommensart übernommen, die dem Zeittyp zugeordnet ist, und NICHT direkt vom Zeittyp.
    • Der Multiplikator wird von der Einkommensart übernommen, die dem Zeittyp zugeordnet ist.

    Das war's. Sie sind fertig!

    Wie kann ich Arbeitskosten berechnen?

    Es gibt drei verschiedene Methoden zur Berechnung und Buchung von Kosten:

    • Stündlich. Die erfassten Stunden des Mitarbeiters werden mit dem Stundensatz multipliziert.

    Die Arbeitskostensätze werden immer nach Stunde berechnet, unabhängig davon, ob Stundenerfassungsbögen nach Tag erfolgen.

    • Gehalt. Das Jahresgehalt des Mitarbeiters bestimmt die Gesamtkosten pro Stundenerfassungszeitraum. Unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden wird jeder Stundenerfassungszeitraum auf die gleiche Weise berechnet und anteilig auf das Projekt/die Aufgaben angerechnet, an denen der Mitarbeiter gearbeitet hat.
    • Gehalt mit Abweichung. Das Jahresgehalt des Mitarbeiters wird verwendet, um sowohl die Gesamtkosten pro Stundenerfassungszeitraum ALS auch den entsprechenden Stundenkostensatz des Mitarbeiters zu bestimmen. Das Projekt/die Aufgabe im Stundenerfassungsbogen wird berechnet, indem die Stunden mit dem Satz multipliziert werden. Jede Differenz zwischen der Summe der stündlichen Kosten und den gesamten Kosten für Stundenerfassungsbögen (richten Sie auf der Seite "Projekte konfigurieren" eine Abweichungs Konto für die Arbeitskosten ein) wird in einer Abweichungs Konto erfasst. Sie können das Gehalt mit Abweichung auf der Seite Mitarbeiterinformationen aktivieren, indem Sie das Tatsächliche Arbeitskosten mit Abweichung buchen direkt unter dem Feld "Einkommensart".

    Beispiele für verschiedene Arbeitskostenberechnungen finden Sie im Beispieleinträge Abschnitt unten.

    Nachdem Sie die Informationen auf diesen Seiten vervollständigt und gespeichert haben, werden die Arbeitskosten bei der Übermittlung und ggf. Genehmigung von Stundenerfassungsbögen automatisch in den von Ihnen angegebenen Konten im Hauptbuch erfasst.

    Arbeitskosten-Buchung in einer Umgebung mit mehreren Entitäten

    In einer Umgebung mit mehreren Entitäten können Stundenerfassungsbögen für Projekte, die auf Top-Level erstellt wurden, für diese Projekte auf Entitätsebene eingegeben werden.

    Mitarbeiter*innen dürfen ihre Zeit für Projekte auf Top-Level nur in der Entität in Rechnung stellen, der das Projekt zugeordnet ist. Die Fakturierung von Zeit für Projekte auf Top-Level in anderen Entitäten führt zu Umsatzverlusten.

    Beispiele

    Wenn Sie "Gehalt" auswählen, ist der eingegebene Satz das Jahresgehalt des Mitarbeiters. Dabei kann es sich um einen voll ausgelasteten Tarif handeln.

    Annahmen:

    • Anzahl der Wochen im Jahr: 52
    • Anzahl der Stunden in einem Jahr: 2080
    • Anzahl der Stunden in einer Woche: 40
    • Mitarbeitergehalt = 75.400,00
    • Wochenlohn = 1.450,00
    • Äquivalente Stundenkosten = 36,25

    Beispiel für einen Stundennachweis

    Projekt Aufgabe Mo Di Mi Do Fr Sa So Summe % Gehalt
    Amt    		 HRLY
    KOSTEN    		 Varianz
    ABC
    Einrichtung    		 Schulung       8 8     16 37.21 539.53 580  
    ABC
    Einrichtung    		 Uploads 3 3 2         8 18.6 269.77 290  
    HK-Einrichtung Uploads 3 1 3         7 16.28 236.05 253.75  
    HK-Einrichtung Konfiguration 3 5 4         12 27.91 404.65 435  
        9 9 9 8 8     43 100 1450 1558.75 108.75

    Gehalts-Journaleintrag, mit Abweichung AUS

    Hauptbuchkonto Mitarbeitender Abteilung Standort Projekt Kunde Aufgabe/Artikel Lastschrift Guthaben
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA ABC
    Einrichtung    		 ABC Schulung 539.53  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA ABC
    Einrichtung    		 ABC Uploads 269.77  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Uploads 236.05  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Konfiguration 404.65  
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA ABC-Einrichtung ABC Schulung   539.53
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA ABC-Einrichtung ABC Uploads   269.77
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Uploads   236.05
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Konfiguration   404.65
                  1,450.00 1450.00

    Gehalts-Journaleintrag, mit Abweichung EIN

    Hauptbuchkonto Mitarbeitender Abteilung Standort Projekt Kunde Aufgabe/Artikel Lastschrift Guthaben
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA ABC
    Einrichtung    		 ABC Schulung 580.00  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA ABC
    Einrichtung    		 ABC Uploads 290.00  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Uploads 253.75  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Konfiguration 435.00  
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA ABC-Einrichtung ABC Schulung   580.00
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA ABC-Einrichtung ABC Uploads   290.00
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Uploads   253.75
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Konfiguration   435.00
                  1,558.75 1,558.75

    Abweichungseintrag

    Hauptbuchkonto Mitarbeitender Abteilung Standort Projekt Kunde Aufgabe/Artikel Lastschrift Guthaben
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste         108.75  
    Varianz Karren Thomas Dienste           108.75
                  108.75 108.75

    Stundensatz für Mitarbeiter: 35.00

    Beispiel für einen Stundennachweis

    Projekt Aufgabe Mo Di Mi Do Fr Sa So Summe % HRLY
    KOSTEN
    ABC
    Einrichtung    		 Schulung       8 8     16 37.21 560
    ABC
    Einrichtung    		 Uploads 3 3 2         8 18.6 280
    HK-Einrichtung Uploads 3 1 3         7 16.28 245
    HK-Einrichtung Konfiguration 3 5 4         12 27.91 420
        9 9 9 8 8     43 100 1505

    Stündlicher Journaleintrag

    Hauptbuchkonto Mitarbeitender Abteilung Standort Projekt Kunde Aufgabe/Artikel Lastschrift Guthaben
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA ABC
    Einrichtung    		 ABC Schulung 560.00  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA ABC
    Einrichtung    		 ABC Uploads 280.00  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Uploads 245.00  
    Gehalt & Lohn
    Ausgaben    		 Karen Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Konfiguration 420.00  
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA ABC-Einrichtung ABC Schulung   560.00
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA ABC-Einrichtung ABC Uploads   280.00
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Uploads   245.00
    Verbindlichkeiten für Löhne und Gehälter Karren Thomas Dienste CA HK-Einrichtung HK Konfiguration   420.00
                  1,505.00 1,505.00