Erstellen Sie eine Projekt-Gruppe

Projektgruppen sind eine Art von Dimension. Weitere Informationen zu Dimensionen finden Sie im Video: Was sind Dimensionen und wie funktionieren sie?

Wie Sie eine Projektgruppe einrichten, hängt davon ab, wie Sie die Gruppen verwenden möchten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Dienstleistungen von mehreren Standorten aus erbringt, können Sie Projektgruppen einrichten, die Reports nach Standort, Kunde und Mitarbeiter filtern.

Innerhalb jeder Projektgruppe können Sie mehrere Gruppen für unterschiedliche Zwecke definieren, z. B. Gruppen, die Kunden nach Typ, fälligem Betrag, Land oder einer Kombination von Kriterien filtern.

Dieses Thema bezieht sich auf Standarddimensionen. Informationen zu benutzerdefinierten Dimensionen finden Sie unter Benutzerdefinierte Dimensionen verwalten.
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Berechtigungen Dimensionsgruppen (variiert je nach Anwendung): Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten

Möglichkeiten zur Verwendung von Projekt

Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Verwendung von Projektgruppen:

  • Alle aktiven Projekte
  • Nach Projekttyp (z. B. Fakturierungsart = Zeit und Material)
  • Mit einem budgetierten FakturierungsBetrag, der einen bestimmten Betrag überschreitet
  • Alle fakturierbaren Projekte (Feld "Kunde" ist nicht leer), die nicht abgeschlossen sind (Fertigstellungsgrad in Prozentsatz ist kleiner als 100)
  • Nach Projektmanager
  • Wo der Projektmanager der aktuelle Benutzer ist

Eine Projektgruppe hinzufügen

  1. Gehe zu Projekte > Einrichtung > Projekte > Gruppen

  2. Auswählen Erstellen in der oberen linken Ecke des Fensters.

  3. Geben Sie auf der Seite "Projektgruppeninformationen" einen ein, oder wählen Sie ihn aus. Projektgruppen-ID und Projektname in den jeweiligen Feldern aus.

  4. Geben Sie optional ein Projekt ein Beschreibung.

  5. Über die Schaltfläche Gruppentyp den Typ der Gruppe aus, die Sie erstellen möchten.

    • Auswählen Alle Mitglieder wenn Sie Filter einrichten möchten, die die Gruppenmitglieder automatisch aus einem Pool aller Dimension-Mitglieder auswählen.

      Sie können beispielsweise eine Gruppe "Direktkunden" erstellen, die Kunden so filtert, dass nur diejenigen eingeschlossen werden, bei denen das Feld "Kundentyp" auf "Direkt" festgelegt ist.

    • Auswählen Bestimmte Mitglieder , um die Dimensionen manuell auszuwählen. Sie können dann Filter anwenden, um die Gruppe weiter zu verfeinern.

      Der Gruppentyp und die Optionen, die Sie auswählen, bestimmen, welche Elemente beim Filtern nach dieser Dimensionsgruppe in die Reportdaten aufgenommen werden.

      Wenn Sie Finanzberichte erstellen, die Dimensionen in Zeilen oder Spalten anzeigen, bestimmt Ihre Auswahl auch die Spalten und Zeilenüberschriften sowie die Reihenfolge, in der sie aufgeführt werden.

  6. Wählen Sie einen Sortierreihenfolge: Aufsteigend oder absteigend

  7. Wählen Sie einen Sortierfeld aus dem Dropdown-Menü und geben Sie dann den gewünschten Maximale Übereinstimmungen.

  8. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen, um einen Dimensionsstruktur.
    Wenn Sie eine Dimensionsstruktur aus einer Gruppe erstellen, können Sie die Gruppe zu den Reihen oder Spalten eines Finanzberichts hinzufügen.

  9. Der Gruppe Filter hinzufügen:

    1. Wählen Sie das Feld aus, das Sie filtern möchten.

    2. Wählen Sie den Vorgang und den Wert für den Filter aus.
      Die Optionen hängen von dem ausgewählten Feld ab. Weitere Informationen finden Sie unter Filtern mit Feldwerten.

  10. Speichern die Gruppe.

Angeben, was in einer Gruppe enthalten ist

Der Gruppentyp und die Optionen, die Sie auswählen, bestimmen, welche Elemente beim Filtern nach dieser Dimensionsgruppe in die Reportdaten aufgenommen werden.

Wenn Sie Finanzberichte erstellen, die Dimensionen in Zeilen oder Spalten anzeigen, bestimmt Ihre Auswahl auch die Spalten und Zeilenüberschriften sowie die Reihenfolge, in der sie aufgeführt werden.

  1. Auswählen Alle Mitglieder als Gruppentyp verwendet wird.
  2. Ändern Sie die Sortierreihenfolge nach Bedarf.
  3. Wählen Sie im Filter Liste, nach allen filtern Aktiv Mitglieder.
    1. Für die Feldauszuwählen, wählen Sie Status.
    2. Für die Betreiberauszuwählen, wählen Sie Gleich.
    3. Für die Wertauszuwählen, wählen Sie Aktiv.
  1. Auswählen Alle Mitglieder als Gruppentyp verwendet wird.
  2. Ändern Sie die Sortierreihenfolge nach Bedarf.
  3. Verwenden Sie Filter Liste, um nach bestimmten Feldern zu filtern (z. B. nach dem Abteilungsleiter).
Wählen Sie keine bestimmten Mitglieder aus. Wenn Sie bestimmte Mitglieder auswählen (z. B. bestimmte Standorte oder Lieferanten), gelten die Filter nur für die von Ihnen ausgewählten Mitglieder.
  1. Auswählen Bestimmte Mitglieder als Gruppentyp verwendet wird.
  2. Verwenden Sie Mitglieder Liste zum Hinzufügen, Entfernen oder Neuanordnen von Mitgliedern.
  3. Wenden Sie keine Filter auf die Gruppe an.
  1. Auswählen Bestimmte Mitglieder als Gruppentyp verwendet wird.
  2. Verwenden Sie Mitglieder Liste zum Hinzufügen, Entfernen oder Neuanordnen von Mitgliedern.
  3. Verwenden Sie Filter Liste, um die Mitglieder basierend auf bestimmten Feldern weiter einzugrenzen.
Nicht numerische Felder werden alphabetisch abgeglichen.
  1. Auswählen Alle Mitglieder als Gruppentyp verwendet wird.
  2. Legen Sie die Sortierreihenfolge zu Aufsteigend oder Absteigend und wählen Sie dann das zu verwendende Feld aus.
  3. Geben Sie die Nummer der Übereinstimmungen in das Feld Max. Übereinstimmungen -Feld.
Wenn Sie planen, Top- oder Bottom-Übereinstimmungen in einem Finanzbericht anzuzeigen, z. B. die Top-Kunden nach Umsatz, verwenden Sie diese Option nicht für die Gruppe.

Wählen Sie bestimmte Dimensionsmitglieder aus und legen Sie deren Reihenfolge fest

Wenn Sie bestimmte Elemente einer Dimension auswählen, wählen Sie die einzelnen Standorte, Abteilungen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Artikel, Projekte oder Klassen aus, die Sie einbeziehen möchten. Sie können z. B. eine Mitarbeitergruppe erstellen, die bestimmte Mitarbeitende enthält.

  1. Legen Sie die Gruppentyp zu Bestimmte Mitglieder.

  2. Verwenden Sie die Liste "Mitglieder", um die einzuschließenden Mitglieder auszuwählen. Die von Ihnen ausgewählte Sortierreihenfolge wird in allen Reports verwendet, die Dimensionen in Spalten oder Zeilen anzeigen.

Wenn Sie eine Dimensionsgruppe auf dem Top-Level erstellen, können Sie keine Mitglieder einschließen, die zu einer Entität gehören. Versuchen Sie, die Dimensionsgruppe aus der Entität selbst zu erstellen.

Filtern mit Feldwerten

Sie können Filter hinzufügen, die Dimensionmitglieder basierend auf dem Wert bestimmter Felder auswählen. Sie können beispielsweise Kunden eines bestimmten Typs oder Lieferanten auswählen, deren Zahlungspriorität "Dringend" lautet.

  1. Wählen Sie das Feld aus, nach dem Sie filtern möchten.

  2. Wählen Sie den Vorgang und den Wert aus, nach denen Sie filtern möchten.

    Die Optionen hängen von dem ausgewählten Feld ab.

    Wenn Sie mehr als einen Filter hinzufügen, Alle (UND) ist im Datensatz Filterbedingungen standardmäßig in das Feld ein. Das bedeutet, dass Mitglieder nur aufgenommen werden, wenn sie alle Kriterien erfüllen. Sie können dieses Verhalten jedoch ändern, indem Sie oder (Beliebig) im Filterbedingungen -Feld.

Filtern Sie nach Projekten, Mitarbeitern, Standorten oder Abteilungen, die vom aktuellen Benutzer verwaltet werden

Dimensionsgruppen können Manager*innen automatisch nur die Informationen anzeigen, die für sie relevant sind. Sie können beispielsweise eine Projekt-Dimensionsgruppe mit dem Namen "Meine Projekte" einrichten, die dynamisch nach Projekten filtert, die von der Aktueller Benutzer. Auf ähnliche Weise können Gruppen verwendet werden, um nach Mitarbeitern, Abteilungen oder Standorten zu filtern, die vom aktuellen Benutzer verwaltet werden.

Die Aktueller Benutzer ist der Benutzer, der derzeit bei Intacct angemeldet ist.

Angenommen, Sie haben mehrere Projekt-Manager. Alle Projektmanager möchten, dass Reports und Dashboards nur für ihre Projekte gefiltert werden.

  1. Erstellen Sie eine Projektgruppe, die nach Projekten filtert, die vom aktuellen Benutzer verwaltet werden.

    • Projektgruppe mit dem Namen "Meine Projekte"
    • Auswählen Alle Mitglieder
    • Auswählen Projektmanager-ID als Filterfeld und legen Sie dann das Symbol Betreiber zu Ist aktueller Benutzer

    Weil Projektmanager-ID mit einem Intacct-Benutzer verbunden ist, kann die Gruppe nach Projekten filtern, bei denen der aktuelle Benutzer der Manager ist.

  2. Verwenden Sie die Dimensionsgruppe, um Berichte und Dashboards zu filtern.

Sie können beispielsweise einen Finanzbericht erstellen, der Umsatz und Ausgaben nach Projekt anzeigt. Dieser Report kann für die Gruppe "Meine Projekte" vorgefiltert werden. Oder Sie können den Benutzer bei der Ausführung des Reports darauf hinweisen, dass er problemlos zwischen der Anzeige aller Projekte oder nur seiner eigenen Projekte wechseln kann.

Wenn Sie den Filter auf den aktuellen Benutzer festlegen, beschränken Sie den Benutzer auf die Gruppe, z. B. Projekte, Mitarbeiter oder Standorte, die dem Benutzer zugeordnet sind. Das Filterfeld lautet beispielsweise "Projektmanager" und der Operator "Aktueller Benutzer". " Wenn der Projektmanager den Report ausführt, sieht er nur seine eigenen Projekte.

So erstellen Sie eine Gruppe, die nach dem aktuellen Benutzer filtert:

  1. Erstellen Sie eine neue Gruppe vom Typ Projekt, Mitarbeiter, Abteilung oder Standort.
  2. Definieren Sie die Gruppe wie gewohnt und geben Sie ihr einen Namen, den Benutzer erkennen, z. B. "Meine Projekte" oder "Meine Mitarbeiter".

  3. Wählen Sie im Filter Wählen Sie ein Feld aus, das mit einem Mitarbeiter verbunden ist, der ein Benutzer in Intacct ist.

    • Für Projekt-Dimensionen können Sie das Projektmanager-ID -Feld.
    • Für Dimension Gruppen "Abteilung", "Standort" oder "Mitarbeiter" können Sie das Geschäftsführer -Feld.

    Nicht alle Kontaktfelder sind mit einem Benutzer verbunden. Aus diesem Grund ist die Filterung nach dem aktuellen Benutzer auf den Projektmanager-ID und Geschäftsführer Felder.

  4. Legen Sie die Betreiber zu Ist aktueller Benutzer.

Mehrere Filter kombinieren

Wenn Sie mehrere Filter verwenden, werden standardmäßig nur Mitglieder abgeglichen, die alle Kriterien erfüllen. Sie können jedoch ändern, wie dies funktioniert, indem Sie die Filterbedingungen Drop-down-Menü.

Filterbedingungen
Filterbedingung Ergebnis

Alle (UND)

Mitglieder einschließen, die alle Kriterien erfüllen (Standardverhalten).

Beliebig (ODER)

Mitglieder, die ein beliebiges Kriterium erfüllen.

Ausdruck

Verwendet einen Ausdruck, den Sie zum Anwenden der Filter definieren.

Der folgende Ausdruck gleicht z. B. Elemente ab, die entweder die Kriterien 1 und 2 oder das Kriterium 3 erfüllen.

(1 UND 2) ODER 3

Wenn Sie "eine von" etwas auswählen möchten, z. B. Abteilungen, in denen der Manager entweder Jim, Sue oder Terri ist, erstellen Sie mehrere Filter und verwenden Sie das Symbol Beliebig (ODER) Filterbedingung.

Erstellen Sie einen Gruppenfilter für aktive und inaktive Mitglieder

Es gibt Zeiten, in denen Sie Dimensionen, die inaktiv sind, in Reports aufnehmen möchten. Erstellen Sie eine Dimensionsgruppe, die nach beiden Arten von Dimensionselementen filtert.

  1. Öffnen oder bearbeiten Sie die Dimensionsgruppe für den Dimensiontyp, z. B. Abteilungen, Standorte oder Gebiete.

  2. Erstellen Sie im Abschnitt "Filter" zwei Filter:

    • Status ist gleich aktiv
    • Status ist gleich inaktiv
  3. Stellen Sie sicher, dass die Bedingungsart auf Beliebig (ODER).
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Sie können diese Gruppe verwenden, wenn sowohl aktive als auch inaktive Mitglieder in einem Report angezeigt werden sollen.