Report zur Mitarbeiterauslastung

Sie können die Finanzreportgenerator verwenden, um eine Mitarbeiter Auslastungs-Report zu erstellen, die Mitarbeiter Effizienz analysiert. Sie können anhand einer Kombination von Metriken Report, einschließlich fakturierbarer und nicht fakturierbarer Stunden sowie genutzter und nicht genutzter Stunden, um genau zu analysieren, wie die Zeit aufgewendet wird.

In diesem Thema erfahren Sie, wie Sie:

  • Richten Sie Ihr Unternehmen für die Erfassung von Auslastungsmetriken ein
  • Reports zu diesen Kennzahlen im Finanzreportgenerator

Nachdem Sie diesen Report erstellt haben, können Sie ihn entweder über die Liste "Finanzbericht" im Hauptbuch oder über das Reportzentrum ausführen.

Informationen zum Report

Ein Mitarbeiterauslastungs-Report zeigt eine Aufschlüsselung der tatsächlichen Arbeitsstunden eines Mitarbeiters im Vergleich zu seinen budgetierten Stunden. Sie können auch angeben, welche dieser Stunden fakturierbar oder nicht fakturierbar sind und welche genutzt oder nicht genutzt werden.

Im Folgenden finden Sie einen Beispiel-Report für die Mitarbeiterauslastung:

Report zur Mitarbeiterauslastung mit fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden im Vergleich zu budgetierten Stunden für zwei aktive Mitarbeitende.

Voraussetzungen

Bevor Sie eine Report für die Mitarbeiter Auslastung im Finanzreportgenerator erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Voraussetzung Beschreibung

Konfigurieren von Projekten zur Erfassung von Arbeitsstunden

Sie können Ihr Unternehmen so einrichten, dass die Arbeitsstunden bei der Erfassung von Stundenerfassungsbögen nachverfolgt werden. Diese Informationen werden automatisch mithilfe eines statistischen Journals und statistischer Konten nachverfolgt, die Sie auf der Seite "Projekte konfigurieren" auswählen.

So wählen Sie ein statistisches Journal aus:

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements.

  2. Auswählen Projekte.

    Die Seite "Projekte konfigurieren" wird angezeigt.

  3. Wählen Sie im Abschnitt "Hauptbuch-Buchung im Stundenerfassungsbogen" für Journale das statistische Journal aus, in dem die Arbeitsstunden erfasst werden sollen.

    Ausführliche Informationen zum Erstellen eines statistischen Journals finden Sie unter Statistische Journale.

So wählen Sie ein statistisches Konto aus:

    Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements.

  1. Auswählen Projekte.

    Die Seite "Projekte konfigurieren" wird angezeigt.

  2. Wählen Sie im Abschnitt "Hauptbucherfassung im Stundenerfassungsbogen" für Konten statistische Konten zur Erfassung der Arbeitsstunden aus.
    1. Sie können für jeden Bereich, zu dem Sie einen Report erstellen möchten, einzelne statistische Konten auswählen, z. B. fakturierbare und nicht fakturierbare sowie genutzte und nicht genutzte Stunden. Diese Option bietet die größte Flexibilität für das Reporting.
    2. Optional können Sie nur ein statistisches Konto auswählen, um alle Arbeitstypen zu verfolgen, z. B. "Arbeitsstunden". Diese Einrichtung funktioniert, wenn Sie nicht vorhaben, separate Reports über fakturierbare, nicht fakturierbare, genutzte und nicht genutzte Stunden zu erstellen.

    Ausführliche Informationen zum Erstellen eines statistischen Kontos finden Sie unter Statistische Konten

Arbeitsbudgets für Mitarbeiter einrichten

Wenn Sie es noch nicht getan haben, erstellen Sie Arbeitsbudgets für jeden Mitarbeiter, der in den Report aufgenommen werden soll. Auf diese Weise können Sie die tatsächlichen und gesamten budgetierten Stunden für jeden Mitarbeiter in den Report aufnehmen. Optional können Sie zwischen fakturierbaren und nicht fakturierbaren sowie genutzten und nicht genutzten Arbeitsstunden unterscheiden, indem Sie Budgets für jedes dieser Konten einrichten.

  1. Gehe zu Hauptbuch > Alle > Berichte und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Haushaltsplan.

  2. Geben Sie Ihrem Budget eine Budget-ID und Beschreibung und wählen Sie Speichern.

    Sie kehren zur Seite mit der Liste "Budgets" zurück.

  3. Nachdem Sie ein Budget erstellt haben, z. B. "Auslastungsziele", können Sie auf der Seite "Budgetinformationen" Mitarbeiter und Konten hinzufügen. Gehe zu Hauptbuch > Alle > Reports > Budget und wählen Sie Einzelheiten für das Budget.
  4. Um ein Konto und einen Mitarbeiter auszuwählen, für die Sie Ihrem Budget ein Budget hinzufügen möchten, wählen Sie Hinzufügen. Sie müssen für jeden Mitarbeiter einen Datensatz einrichten.
    Im Hinzufügen-Modus ist der untere Teil der Seite leer, bis Sie Zeiträume anzeigenauswählen, woraufhin die Seite aktualisiert wird, um die Zeiträume anzuzeigen, in denen Sie ein Budget erstellen können, sowie die entsprechenden Felder, in denen Sie Budgetbeträge zuweisen können.
  5. Legen Sie die gesamten Budgetstunden für jeden Monat fest.

    Detaillierte Informationen zum Erstellen eines Budgets finden Sie unter Budgetdetails eines Kontos.

Zwischen genutzten und nicht genutzten Aufgaben unterscheiden

Bearbeiten Sie Aufgaben, um anzugeben, ob sie fakturierbar oder nicht fakturierbar sowie genutzt oder nicht genutzt sind. Mitarbeiter wählen bei der Eingabe ihrer Stundenerfassungsbogeninformationen eine Aufgabe aus. Dies ermöglicht die automatische Nachverfolgung und Kategorisierung verschiedener Arten von Arbeitsstunden in Ihrem Report.

So bearbeiten Sie eine Aufgabe:

  1. Gehe zu Projekte > Alle > Projekte > Aufgaben. Wählen Sie eine zu bearbeitende Aufgabe aus.
  2. Klicken Sie auf der Seite Aufgabe Tab, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Fakturierbaroder lassen Sie das Feld leer.
  3. Klicken Sie auf der Seite Zusätzliche Information Tab, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Verwendetoder lassen Sie das Feld leer.
    Detaillierte Informationen zu den Aufgaben finden Sie unter Mit Projekt-Aufgaben arbeiten.

Richten Sie Ihre Reportingstrukturen ein: Dimensionsgruppen und Kontogruppen

Die Zeilen und Spalten Ihres Reports zur Mitarbeiterauslastung bestehen aus Dimensionsgruppen und Gruppen für das statistische Konto.

Der Beispiel-Report verwendet beispielsweise:

  • Eine Mitarbeiter-Dimension-Struktur in den Zeilen
  • Gruppen des statistischen Kontos in den Spalten

Bei einer Minimum müssen Sie statistisches Konto Gruppen erstellen, die die statistischen Konten enthalten, die die Arbeitsstunden darstellen, die Sie im Report anzeigen möchten.

Wenn Sie z. B. fakturierbare Stunden als Spalte in Ihrem Report anzeigen möchten, müssen Sie eine statistisches Konto für fakturierbare Stunden erstellen.

Kontogruppen sind die grundlegenden Bausteine von Finanzberichten. Jedes Konto, das Sie haben, muss Teil einer Konto sein, wenn Sie seine Daten in einer Bilanz, einem Auszug der Gewinn- und Verlustrechnung, einem Cashflow oder einem anderen Report verwenden möchten.

So richten Sie eine Mitarbeiter-Dimensionsstruktur ein:

  1. Gehe zu Ausgaben > Einrichtung > Mitarbeiter > Gruppen .

    Die Seite "Mitarbeitergruppeninformationen" wird angezeigt.

  2. Auswählen Hinzufügen eine Mitarbeiter-Dimensionsgruppe zu erstellen, die auch eine Dimension-Struktur ist. Aktivieren Sie dazu das Symbol Dimensionsstruktur Kontrollkästchen. Sie können beispielsweise eine Mitarbeiter Dimensionsgruppe mit dem Namen "Aktive Mitarbeiter" erstellen, um Daten für alle Mitarbeiter zu erhalten, die derzeit in Ihrem Unternehmen aktiv sind.
  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus Alle Mitglieder oder Bestimmte Mitglieder die in die Gruppe aufgenommen werden sollen.
    • Um alle aktiven Mitarbeiter einzuschließen, wählen Sie "Alle Mitglieder" aus und filtern Sie dann nach Mitarbeitern, deren Status "Aktiv" lautet.
    Ausführliche Informationen finden Sie unter .

So richten Sie statistische Kontogruppen ein:

  1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Konten > Gruppen. Die Seite "Kontogruppen" wird angezeigt.
  2. Auswählen Hinzufügen , um eine oder mehrere statistische Kontogruppen zu erstellen, die als Container für Ihre Konten fungieren.
    1. Wenn Sie Konto Gruppen für jede Konto erstellen (fakturierbar, nicht fakturierbar, genutzt und nicht genutzt), können Sie die Details der Stundennutzung und -abrechnung auf Ihrer Report anzeigen und vergleichen. Dies sind die Konten, die Sie auf der Seite "Projekte konfigurieren" ausgewählt haben.
    2. Wenn Sie eine einzige Kontogruppe erstellen, z. B. "Arbeitsstunden", können Sie einfach Reports über alle Gesamtstunden erstellen.
    Weitere Informationen zu statistischen Kontogruppen finden Sie unter Statistische Konten

Den Report erstellen

Sie können viele verschiedene Arten von Reports mit den Informationen erstellen, die Sie gerade eingerichtet haben. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zum Erstellen des im Beispiel gezeigten Reports.

So erstellen Sie einen Report, der Dimensionen in Reportzeilen oder -spalten enthält:

  1. Gehe zu Hauptbuch > Alle > Finanzreporting und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Finanzberichte.
  2. Öffnen Sie auf der Seite "Finanzreportgenerator" auf der Seite Report-Info Tab einen Namen für den Report ein.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Reportstruktur Abschnitt des Report-Info Tab:
    • Geben Sie einen Report-Name, zum Beispiel "Mitarbeiterauslastung".
    • Wählen Sie für "Reportstruktur" die Option Abmessungen.
  4. Klicken Sie auf der Seite Zeilen Tab, wählen Sie Dimensionsstrukturen auswählen. Wählen Sie die Mitarbeiter-Dimension aus, die Sie oben in Schritt 4 erstellt haben, z. B. "Aktive Mitarbeiter".
  5. Klicken Sie auf der Seite Spalten Wählen Sie Tab die Konto Gruppen aus, die Sie oben in Schritt 4 erstellt haben, und die Arbeits Budget die Sie in Schritt 2 erstellt haben.
    • Erstellen Sie eine Spalte für jede Kontogruppe, die Sie oben in Schritt 4 erstellt haben. Um beispielsweise einen Report wie den im obigen Beispiel zu erstellen, wählen Sie die Konto-Gruppen "Fakturierbare Stunden", "Genutzte Stunden" und "Nicht genutzte Stunden" aus. Auswählen Ist-Wert für den Spaltentyp hinzu.
    • Erstellen Sie eine Spalte für die geleisteten Gesamtarbeitsstunden. Wählen Sie die Kontogruppe für die Mitarbeiterstunden aus. Auswählen Ist-Wert für den Spaltentyp hinzu.
    • Erstellen Sie eine Spalte für budgetierte Stunden. Wählen Sie die Kontogruppe für die Mitarbeiterstunden aus, wählen Sie jedoch Haushaltsplan für den Spaltentyp hinzu.

Den Report ausführen

Um den Report auszuführen, gehen Sie zu:

  • Die Finanzreportgenerator (Hauptbuch > Alle > Kern- > Finanzberichte)

ODER

  • Die Reportcenter (Auswählen Berichte im Hauptmenü).