Report zu Bestandsbuch-Ausgaben

Die Ausgaben-Bestandsbuch Der Report enthält eine Liste der aktuellen Kontosalden für jeden Mitarbeiter. Dieser Report zeigt den Anfangssaldo für den von Ihnen ausgewählten Zeitraum sowie jede Transaktion für jeden Mitarbeiter an.

Verwenden Sie diesen Report, um zu sehen, ob der Saldo im Ausgaben-Bestandsbuch mit dem im Hauptbuch übereinstimmt, und um zu sehen, welche Mitarbeiter Salden größer als Null haben.

Sie können die Liste nach Mitarbeiter, Standort, Abteilung und Zahlungsübersicht filtern. Normalerweise zeigt die Liste nur Mitarbeiter mit Salden größer als Null an, aber Sie können auch Nullsaldo-Mitarbeiter anzeigen.

Im Report können Sie einen Mitarbeiternamen auswählen, um zur Seite "Mitarbeiterinformationen" zu gelangen.

Wer benötigt diesen Report in der Regel?

• Buchhalter, Controller, alle, die sehen müssen, welche Mitarbeiter Geld schulden.
• Wirtschaftsprüfer*innen und Controller*innen, die das Ausgaben-Bestandsbuch und das Kontroll-Konto ausgleichen müssen.

Den Report zum Bestandsbuch "Ausgaben" finden Sie unter Ausgaben > Alle > Berichte > Ausgaben-Bestandsbuch.

Monatlichen Report anzeigen

1. Generieren Sie den Report.

2. Wählen Sie auf der Seite mit den Reporteinstellungen die Option Anzeigen.

   In Ihrem Browser wird ein Report mit den Ergebnissen für den Standardreportingzeitraum angezeigt.

3. Um den Report einzugrenzen, wählen Sie optional Individuell anpassen aus.

Anpassen und ausführen

Vor dem Ausführen des Berichts können Sie den Zeitraum und die Typen der einzuschließenden Elemente auswählen und angeben, wie der Report angezeigt werden soll.

1. Wählen Sie den Reportingzeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum für den Report ein. Wenn Sie keinen Reportingzeitraum angeben, erzeugt das System einen Report für den aktuellen Monat bis zum heutigen Datum.

   Sie können entweder den Reportingzeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.

2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.

   Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen in den Report aufnehmen oder ausschließen, z. B. Lieferant und Standort. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse in Ihrem Report zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.

3. Formatieren Sie den Report.

   Die Formatoptionen variieren von Report zu Report. Im Allgemeinen können Sie das Layout des Reports festlegen und/oder bestimmen, wie die im Report enthaltenen Daten gruppiert und angezeigt werden sollen.

4. Geben Sie einen Titel-, Untertitel- und Fußzeilentext für den Report ein.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um den Report anzuzeigen, zu verarbeiten, zu merken, zu exportieren, anzupassen oder dem Dashboard hinzuzufügen:

   • Anzeigen: Den Report direkt in Ihrem Browser ansehen.
   • Drucken: Zeigen Sie den Report jetzt im druckbaren PDF-Format an.
   • Verarbeiten und speichern: Den Report generieren und für den späteren Zugriff speichern. Reports können entweder in der Liste "Meine archivierten Reports" gespeichert oder an einen Cloud-Speicherstandort wie Dropbox übermittelt werden. Weitere Informationen zum Thema Verarbeiten und Speichern von Reports.
   • Zum Dashboard hinzufügen: Fügen Sie den Report zu Ihrem Dashboard hinzu.

   • Merken: Merken (d. h. speichern) Sie den Report, damit Sie später darauf zurückgreifen oder ihn ändern und erneut ausführen können.

     Sie können die wiederkehrende Ausführung von gemerkten Reports planen. Intacct kann die Reports automatisch per E-Mail versenden oder an einen Cloud-Speicherort weiterleiten.

   • Exportieren: Exportieren Sie den Report in eine separate Datei, die Sie dann verteilen oder auf Ihrem lokalen Laufwerk speichern können. Die Dateiformate, in die Sie die Reportdaten exportieren können, variieren je nach Bericht.
   • Anpassen: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, kehren Sie zur Hauptseite des Reports zurück und grenzen Sie den Report weiter ein.
   • E-Mail: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, senden Sie ihn per E-Mail an andere.

   Einige Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie über das Reportzentrum auf den Report zugreifen.

Zeitraum

Sie können einen der zahlreichen vordefinierten Reportingzeiträume verwenden, die Sie im Reportingzeitraum und Ab Datum oder erstellen Sie einen eigenen Reportingzeitraum mit der Start-Datum und End-Datum Boxen.

So legen Sie den Zeitraum für die Suche fest:

Führen Sie im Abschnitt "Zeitraum" einen der folgenden Schritte aus:

• Einen vordefinierten Reportingzeitraum verwenden:
  1. Wählen Sie den Abwärtspfeil Reportingzeitraum und dann den gewünschten Zeitraum aus.
  2. Geben Sie ein Ab-Datum ein (das Datum, das als Referenzwert für den ausgewählten Zeitraum verwendet wird; lassen Sie das Feld für das heutige Datum leer).
• Geben Sie Ihren eigenen Reportingzeitraum an, indem Sie einen bestimmten Startdatum und/oder eine bestimmte Enddatum.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Zeitraum" dieser Reporteinstellungsseite beschrieben:

Feld "Zeitraum"	Anmerkungen	Einschränkungen
Reportingzeitraum	Diese Zeiträume beziehen sich auf das Ab-Datum. Alle Zeiträume beginnen am ersten Tag des Zeitraums, z. B. am ersten Tag des von Ihnen ausgewählten Monats, Quartals oder Jahres.	Funktioniert nur mit Ab-Datum. Gilt nicht, wenn Sie ein Startdatum oder ein Enddatum auswählen.
Ab Datum	Lassen Sie dieses Feld leer, um das heutige Datum zu verwenden.	Funktioniert nur mit Reportingzeitraum. Gilt nicht, wenn Sie ein Startdatum oder ein Enddatum auswählen.
Start-Datum, End-Datum	Lassen Sie die Start-Datum leer, um alle Informationen vom frühesten Datum, an dem Sie Daten in Ihr Unternehmen eingegeben haben, bis einschließlich des Enddatums einzuschließen. Lassen Sie das Enddatum leer, um alle Daten vom Startdatum bis heute einzuschließen.	Das Format muss sein: MM/TT/JJJJ
Abfrage bei Ausführung	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit das System wartet, bis Sie (oder eine andere Person, die diesen Report verwendet) einen Standort, eine Abteilung und/oder einen Zeitraum eingegeben haben, bevor der Report ausgeführt wird.

Reportfilter

Sie können die Liste der Mitarbeitenden nach Name oder Typ filtern. Sie können auch auswählen, ob Konten mit Nullsalden unterdrückt oder angezeigt werden sollen.

Festlegen von Filtern zum Eingrenzen Ihrer Reportergebnisse:

1. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Mitarbeiter angezeigt werden, wählen Sie das Mitarbeiter und wählen Sie dann den Namen des Mitarbeiters aus, der im Report behandelt werden soll.
2. Um den Report nach geografischem Standort zu filtern, geben Sie den Namen der Region, des Landes, des Status oder des Gebiets oder der Stadt in das Feld Lage oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann den gewünschten Standort aus der angezeigten Liste aus.
Sie müssen einen Standort eingeben oder auswählen, um diesen Report auf der Top-Level auszuführen. Der von Ihnen angegebene Standort wird verwendet, um die entsprechende Währung zu bestimmen.
3. Um den Report nach Abteilung innerhalb des Unternehmens zu filtern, geben Sie den Namen der Abteilung in die Spalte Abteilung oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann aus der angezeigten Liste die gewünschte Abteilung aus.
4. Um nach Zahlungsübersicht zu filtern, wählen Sie das Zusammenfassung und wählen Sie dann die Zusammenfassung aus, die der Report enthalten soll. Um alle Zusammenfassungen einzuschließen, wählen Sie nichts aus.
   Für Unternehmen mit mehreren Währungen: Sie können Transaktionen basierend auf einer bestimmten Währung filtern. Wählen Sie dazu den Abwärtspfeil für die Transaktionswährung und dann die Währung aus, die der Report anzeigen soll. Wenn Sie keine Währung auswählen, enthält der Report Transaktionen in Ihrer Basiswährung.
5. Auswählen Belegdatum Wenn Sie möchten, dass der Report auf dem Datum basiert, an dem das entsprechende Dokument erstellt wurde, oder wählen Sie Hauptbucherfassung Datum um darauf zu basieren, wann die Transaktion im Hauptbuch erfasst wurde.
6. Wählen Sie das Symbol Mitarbeiter ohne Aktivität anzeigen aktivieren, um alle Mitarbeiter in den Report aufzunehmen, auch wenn für einen bestimmten Mitarbeiter keine Aktivität vorhanden ist.
7. Auswählen Mitarbeiter mit Nullsaldo anzeigen Damit werden sowohl Mitarbeiter mit Nullsalden als auch solche, denen ein Saldo zusteht, einbezogen.

Feld "Filter"	Anmerkungen	Einschränkungen
Mitarbeiter	Ermöglicht es Ihnen, nur Daten für den hier angegebenen Mitarbeiter abzurufen. Standardmäßig ist dieses Feld leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Mitarbeitenden liefert.
Standort	Ermöglicht die Beschränkung der Reportergebnisse auf einen bestimmten Standort.	Für Unternehmen mit mehreren Währungen und mehreren Entitäten.
Abteilung	Ermöglicht Ihnen, die Ergebnisse des Reports auf eine bestimmte Abteilung zu beschränken.
Einzelreport	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jede Entität oder Abteilung und/oder jeder Standort eine eigene Reportseite haben soll.	Aufgrund ihrer potenziell großen Größe können Reports mit Abteilungen und Standorten auf einzelnen Seiten nur offline ausgeführt werden. Wenn Sie also das Symbol Einzel-Report können Sie nur auswählen Verarbeiten und speichern.
Abfrage bei Ausführung	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Sie (oder eine Person, die diesen Report verwendet) eine Entität oder einen Standort und eine Abteilung eingeben müssen, bevor der Report ausgeführt wird.
Zusammenfassung	Ermöglicht es Ihnen, nur Daten für die hier angegebene Zusammenfassung abzurufen. Standardmäßig ist dieses Feld leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Zusammenfassungen erhält.
Basierend auf	Sie können wählen, ob der Report entweder auf dem Zeitpunkt der Erstellung des entsprechenden Dokuments oder auf dem Zeitpunkt der Erfassung der Transaktion im Hauptbuch basieren soll.
Mitarbeiter ohne Aktivität anzeigen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Mitarbeiter in die Liste zu setzen, auch wenn für einen Mitarbeiter keine Aktivität vorhanden ist.
Mitarbeiter mit Nullsalden anzeigen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Mitarbeiter mit Nullsaldo sowie diejenigen, denen ein Saldo zusteht, in die Liste zu bringen.
Transaktionswährung	Ermöglicht die Angabe der Währung. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, was bedeutet, dass der Report Transaktionen aller Währungen enthält. Der Report selbst ist jedoch in der Basiswährung.	Dieser Artikel wird angezeigt, wenn Ihr Unternehmen Fremdwährungen für Transaktionen verwendet. Dann können Sie Transaktionen mit einer bestimmten Währung auswählen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, enthält der Report Transaktionen aller Währungen. Der Report selbst ist jedoch in der Basiswährung.

Formatieren

Geben Sie in diesem Abschnitt die Sortierreihenfolge des Reports an.

So formatieren Sie diesen Report:

1. Um die Ergebnisse des Reports zu sortieren, wählen Sie das Sortieren nach und wählen Sie dann die Kategorie aus, nach der sortiert werden soll: Mitarbeiter-ID, Vorname oder Nachname.
2. Um das Seitenlayout zu ändern, wählen Sie das Symbol Seitenausrichtung Dropdown-Liste und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus Porträt oder Landschaft.

Titel und Fußzeile

Titel, Untertitel und Fußzeilen betreffen nur die Druckversionen dieses Reports. Exportieren Sie die Daten in Excel oder CSV oder wählen Sie Drucken als PDF-Version erstellen.

1. Geben Sie den Titel in das Feld Reporttitel 1 ein.

   • Dieser Titel befindet sich in großer Schrift oben auf der Seite direkt unter Ihrem Unternehmensnamen.
   • Sie können beim Eingeben des Textes in dieses Feld den Standardnamen ersetzen, den Intacct automatisch vergeben hat.

2. Geben Sie den Untertitel in das Feld Reporttitel 2 ein.

   Dieser Untertitel befindet sich in kleinerer Schrift direkt unter dem Haupttitel.

3. Geben Sie den Fußzeilentext in das Feld Fußzeilentext ein. Der Fußzeilentext befindet sich in der Mitte am unteren Rand des Reports.

Bei der Ausgabe in PDF enthalten Standardreports automatisch den Zeitstempel Erstellt am und die Seitenzahl am unteren Rand der Seite.