Debitorenbuchhaltung

Kundenzahlungen und -haben mit Rechnungen abstimmen

Im Abstimmungsreport Kunde sehen Sie ganz einfach, wie Zahlungen und zugeordnete Gutschriften mit Rechnungen abgeglichen werden. Auf einen Blick sehen Sie nicht nur, wie viel ein Kunde schuldet, sondern auch, wie Zahlungen und Gutschriften mit Rechnungen abgeglichen wurden.

Der Abstimmungsreport Kunde gibt Auskunft über die folgenden Arten von Fragen:

  • Welche Gutschriften und Zahlungen wurden auf eine bestimmte Rechnung angewendet?
  • Wo wurde eine bestimmte Gutschrift angewendet?
  • Welche Transaktionen haben eine bestimmte Abgleichsequenz?
  • Welche Transaktionen bleiben teilweise oder gar nicht abgeglichen?

Der Abstimmungsreport gleicht Transaktionen mithilfe von Beschriftungsreihenfolgen ab und hilft Ihnen so auszuwerten, wie Zahlungen und Gutschriften angewendet wurden.

Details

Abstimmungssequenzen sind Alpha-Dokumentsequenzen, die im Kundenabstimmungsreport verwendet werden, um die Beziehung zwischen Rechnungen und den mit diesen verrechneten Guthaben oder auf diese angewendeten Zahlungen anzuzeigen.

Sage Intacct weist einer Rechnung eine Übereinstimmungssequenz zu, wenn Sie eine Zahlung oder ein Guthaben darauf anwenden. Alle Zahlungseinträge, die sich auf die Rechnung beziehen, verwenden dieselbe Reihenfolge, wodurch eine Beziehung zwischen ihnen hergestellt wird. Solange die Rechnung den Status "Teilweise bezahlt" aufweist, werden Übereinstimmungssequenzen in Kleinbuchstaben angezeigt, was darauf hinweist, dass die Rechnung nicht vollständig abgestimmt wurde. Sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist, werden die Übereinstimmungssequenzen in Großbuchstaben geändert.

Im Falle einer Gutschrift, z. B. einer Anpassung oder eines Vorschusses, wird der Gutschrift eine Übereinstimmungssequenz zugewiesen, wenn sie auf eine Transaktion angewendet wird. Sie können nachverfolgen, wie die Gutschrift mit Transaktionen abgeglichen wird, indem Sie sich die Saldenposten des Guthabens ansehen, die auch als Gegenbuchungen bezeichnet werden. Der Guthabeneintrag und der Guthabenausgleich weisen dieselbe Übereinstimmungssequenz auf. Diese Sequenz wird in Kleinbuchstaben angezeigt, bis die Gutschrift vollständig angewendet wurde.

Sie können den Abstimmungsreport Kunde filtern, um Transaktionen anzuzeigen, die nicht abgeglichen, teilweise oder vollständig abgeglichen wurden. Sie können den Report auch nach einer bestimmten Übereinstimmungssequenz filtern.

Vorgehensweise

Kundenabstimmung einrichten

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Tab "Einrichtung" > Einstellungen > Dokumentsequenz.
  2. Wählen Sie in der Liste "Dokumentsequenz" die Option Hinzufügen aus.
  3. Geben Sie eine Sequenz-ID und einen Sequenznamen ein.
  4. Wählen Sie Alpha als Sequenztyp aus.
  5. Wenn die maximale Sequenz kürzer als 16 Zeichen sein soll, überschreiben Sie die Standardeinstellung für Maximum der primären Sequenz.

    Dadurch wird die Anzahl der für die Sequenz zulässigen Inkremente begrenzt. Im Allgemeinen müssen Sie die Standardeinstellung nicht ändern.

  6. Geben Sie für "Primäre Sequenz" a ein.

    Dies ist der Anfangswert, den Sage Intacct für den Abgleichscode verwendet. Die zweite Sequenz ist b, die dritte c und so weiter. Nachdem die Sequenz auf z erhöht wurde, ist die nächste Sequenz aa.

  7. Definieren Sie optional ein festes Präfix oder ein festes Suffix.

    Unterhalb der Eingabefelder können Sie eine Vorschau anzeigen, wie die Sequenz im Report dargestellt wird.

  8. Wählen Sie Speichern.
  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.
  2. Wählen Sie im Abschnitt "Belegfolge" die Option Kundenabstimmung aktivieren aus.
  3. Wählen Sie für Automatische Sequenzzuordnung von Außenständen die Alpha-Belegfolge aus, die Sie in einem vorherigen Schritt erstellt haben.
    In der Liste der auswählbaren Optionen werden nur Alpha-Belegfolgen angezeigt. Wenn die von Ihnen erstellte Sequenz nicht angezeigt wird, überprüfen Sie die Sequenz erneut, um sicherzustellen, dass der Sequenztyp auf Alpha festgelegt ist.
  4. Wählen Sie Speichern.

Weisen Sie Berechtigungen für "Debitorenbuchhaltung Kundenabstimmung: ausführen für Benutzer*innen zu, die eingehende Transaktionen überprüfen und buchen müssen.

Führen Sie das Verfahren aus, das Ihrer Konfiguration entspricht: Sie können entweder bestimmten Rollen Berechtigungen zuweisen oder bestimmten Benutzer*innen Berechtigungen zuweisen.

Kundenabstimmungsreport ausführen

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Reports > Kundenabstimmung.
  2. Wählen Sie einen Reporting-Zeitraum aus.
  3. Wählen Sie die Kunden aus, die Sie in den Report aufnehmen möchten.
    1. Wenn Sie den Report auf einen einzelnen Kunden beschränken möchten, legen Sie in den Feldern Von Kunde und Bis Kunde den Kundennamen fest.

    2. Wählen Sie das Kontrollkästchen "Alle Kunden einschließen", um Transaktionen von Kunden mit Nullsalden einzubeziehen.

    3. Wählen Sie "Nullsaldo-Kunden mit Aktivität einbeziehen", um Konten mit Nullsaldo nur dann einzubeziehen, wenn diese Kunden während des ausgewählten Zeitraums aktiv waren.

  4. Wenn Sie die Abstimmung nur für eine bestimmte Übereinstimmungssequenz untersuchen möchten, geben Sie sie in Abgleichsequenz ein.
  5. Um nur die Transaktionen anzuzeigen, die nicht vollständig abgestimmt sind, wählen Sie Folgendes aus:
    1. Wählen Sie unter "Anzuzeigende Übereinstimmungen" die Option Auswählen.
    2. Wählen Sie Nicht abgeglichen und Teilweise abgeglichen.
    3. Wählen Sie Fertig aus.
  6. Legen Sie "Sortieren nach Reihenfolge" fest.

    Neben der Sortierung nach Kunde oder Rechnung, können Sie auch nach Abgleichsequenz sortieren.

  7. Legen Sie alle anderen Filter fest, die Sie benötigen, z. B. Ort oder Währung.
  8. Wählen Sie Anzeigen aus.

Berechtigungen und andere Anforderungen

Abonnement

Debitorenbuchhaltung
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen

Debitorenbuchhaltung

  • Kundenabstimmung: Ausführen
Konfiguration

Aktivieren Sie die Kundenabstimmung und definieren Sie eine Abgleichsequenz für die Debitorenbuchhaltung unter "Debitorenbuchhaltung konfigurieren".
Einschränkungen

Sage Intacct beginnt mit der Zuweisung von Abgleichsequenzen zu Transaktionen, nachdem Sie die Kundenabstimmung aktiviert haben. Zahlungen und Gutschriften, die Sie vor der Aktivierung der Funktion auf Rechnungen angewendet haben, werden keine Abgleichsequenzen zugewiesen.