Kreditorenbuchhaltung

Einführung der lieferantenbasierten Genehmigung für die Rechnungsweiterleitung

Weist Ihr Unternehmen Genehmigungsaufgaben für Rechnungen auf der Grundlage des Lieferanten zu? Dann wird Ihnen der neue lieferantenbasierte Genehmigungsregeltyp für Rechnungsgenehmigungsrichtlinien gefallen.

Wenn Sie den lieferantenbasierten Genehmigungsregeltyp zu Ihrer Rechnungsgenehmigungsrichtlinie hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, jedem Lieferanten im Lieferantendatensatz einen Rechnungsgenehmigenden zuzuweisen. Wenn dann eine Rechnung eingereicht wird, leitet Sage Intacct die Rechnung zur Überprüfung an die Warteschlange der für die Genehmigung zugewiesenen Person weiter.

Details

• Fügen Sie den lieferantenbasierten Genehmigungsregeltyp zu Ihrer Rechnungsgenehmigungsrichtlinie in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung hinzu.

• Das Feld "Rechnungsgenehmigender" wird im Lieferantendatensatz angezeigt, nachdem Sie den lieferantenbasierten Genehmigungsregeltyp hinzugefügt und Ihre Konfiguration gespeichert haben.

  

• Weisen Sie Rechnungsgenehmigende zu, indem Sie Lieferantendatensätze direkt bearbeiten oder Lieferantendatensätze mithilfe des CSV-Imports aktualisieren.

• Alle uneingeschränkten geschäftlichen oder Mitarbeiterbenutzer mit der Berechtigung "Rechnungen genehmigen": Listenberechtigungen können als Rechnungsgenehmigender ausgewählt werden.

• Sie können eine Benutzergruppe als Rechnungsgenehmigende zuweisen, sofern alle Mitglieder der Gruppe uneingeschränkt sind und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Es ist jeweils nur ein Benutzer in der Gruppe erforderlich, um eine Rechnung zu genehmigen.

Wenn mehrere Regeltypen in Ihrer Rechnungsgenehmigungsrichtlinie vorhanden sind, werden sie wie folgt ausgeführt:

• Wenn Ihre Richtlinie zur Rechnungsgenehmigung mehrere Regeln enthält, werden die Regeln in der Reihenfolge ausgeführt, in der Sie sie auflisten.

• Wenn eine Rechnung für einen Lieferanten eingereicht wird, dem kein Genehmigender zugewiesen ist, wird die Rechnung automatisch für diese Regel genehmigt und Sage Intacct fährt mit der nächsten Genehmigungsregel fort.

• Wenn in Ihrer Rechnungsgenehmigungsrichtlinie sowohl ein Regelsatz "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" als auch ein Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" vorhanden sind, führt Intacct die Regeln wie folgt aus:

  • Bei Rechnungen von Lieferanten mit zugewiesenen Rechnungsgenehmigenden wird die lieferantenbasierte Genehmigung ausgeführt und "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" wird umgangen. So können Sie Rechnungen für die lieferantenbasierte Genehmigung erstellen, die mehreren Abteilungen zugewiesen sind.

  • Bei Rechnungen von Lieferanten, denen keine Rechnungsgenehmigenden zugewiesen sind, wird "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" ausgeführt und die lieferantenbasierte Genehmigung wird umgangen.

Vorgehensweise

Schritt 1: Einrichtung

1. Wenn Sie bereits Rechnungsgenehmigungen verwenden, fügen Sie den lieferantenbasierten Genehmigungsregeltyp zu Ihrer vorhandenen Konfiguration für die Rechnungsgenehmigung hinzu.

   Wenn Sie noch keine Rechnungsgenehmigungen verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie die Option aktivieren und Ihre Richtlinie zur Rechnungsgenehmigung erstellen.

2. Erteilen Sie die Berechtigung Rechnungen genehmigen: Listen Sie Berechtigungen für die Benutzer*innen auf, die Sie als Rechnungsgenehmigende zuweisen möchten.

Schritt 2: Rechnungsgenehmigende zuweisen

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Tab "Alle" > Lieferanten.

2. Wählen Sie Bearbeiten neben dem Lieferanten aus, den Sie aktualisieren möchten.

3. Wählen Sie den Tab "Zusätzliche Informationen" aus.

4. Wählen Sie im Abschnitt "Rechnungsdetails" eine*n Benutzer*in oder eine Benutzergruppe aus der Liste Rechnungsgenehmigende aus.

5. Wählen Sie Speichern oder Einreichen aus.

   Wenn Sie die Lieferantengenehmigung aktiviert haben, wird diese Änderung wirksam, nachdem die Lieferantenaktualisierung genehmigt wurde.

Schritt 3: Rechnungen genehmigen

Der Prozess für die lieferantenbasierte Genehmigungsregel ähnelt dem für andere Rechnungsgenehmigungsregeln.

1. Ein Benutzer reicht eine Rechnung ein.

2. Sage Intacct beginnt mit der Ausführung der Regeln zur Rechnungsgenehmigung, die Sie in Ihrer Richtlinie zur Rechnungsgenehmigung definiert haben.

3. Wenn der Genehmigungsworkflow die lieferantenbasierte Genehmigungsregel erreicht, prüft Sage Intacct, ob dem Lieferanten ein Rechnungsgenehmigender zugewiesen ist.

   • Wenn ein Genehmigender zugewiesen wird, wird die Rechnung der Warteschlange des Genehmigenden hinzugefügt.

     Genehmigende, für die Benachrichtigungen konfiguriert sind, erhalten eine E-Mail, in der sie darüber benachrichtigt werden, dass die Rechnung auf die Genehmigung wartet.

   • Wenn kein Genehmigender zugewiesen wird, wird die Rechnung automatisch genehmigt und die nächste Genehmigungsregel wird ausgeführt.

     Wenn es keine Genehmigungsregeln mehr gibt, ändert sich der Rechnungsstatus in "Erfasst".

4. Der Genehmigende prüft die Rechnung und genehmigt sie oder lehnt sie ab.

   • Wenn der Genehmigende die Rechnung ablehnt, wird der Rechnungsstatus in "Abgelehnt" geändert.

   • Wenn der Genehmigende die Rechnung genehmigt, ändert sich der Rechnungsstatus in "Erfasst" oder "Teilweise genehmigt", je nachdem, ob nach der lieferantenbasierten Genehmigung zusätzliche Regeltypen gelten.

     Die Regeltypen "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" werden für Rechnungen von Lieferanten mit zugewiesenen Rechnungsgenehmigenden umgangen.

5. Nachdem alle Genehmigungsregeln abgeschlossen sind, werden Einreichende, die für Benachrichtigungen zur Rechnungsgenehmigung konfiguriert sind, benachrichtigt, wenn die Rechnung genehmigt wurde.

Berechtigungen und andere Anforderungen

Abonnement	Kreditorenbuchhaltung
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Einrichtung: Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen Genehmigungen: Geschäftlicher Benutzer Mitarbeiter
Berechtigungen	Kreditorenbuchhaltung Rechnungen genehmigen: Auflisten Lieferanten: Auflisten, Bearbeiten
CSV-Import	Fügen Sie die lieferantenbasierte Genehmigungsregel zu Ihrer Richtlinie zur Rechnungsgenehmigung hinzu, bevor Sie die Lieferantenimportvorlage zum Zuweisen von Rechnungsgenehmigenden herunterladen. Benutzer und Benutzergruppen, die Sie in der Spalte BILLAPPROVERID angeben, dürfen keine Einschränkungen haben.