Auftragserfassung
Optimierung der Abrechnung mit Kunden-Fakturierungsgruppen
Fakturierungsgruppen bieten eine neue Möglichkeit, die Rechnungsstellung für Kunden mit ähnlichen Rechnungsanforderungen zu optimieren. Mit Fakturierungsgruppen können Sie Kunden gruppieren, gemeinsame Gebühren anwenden und die Erstellung von Rechnungen automatisieren – alles an einem Ort. Dies reduziert die manuelle Arbeit und trägt dazu bei, eine konsistente, genaue Abrechnung über alle Kunden hinweg zu gewährleisten.
Hauptvorteile
-
Rechnungslegung zentralisieren und skalieren: Gruppieren Sie Kunden mit ähnlichen Rechnungslegungspräferenzen und verwalten Sie gemeinsame Abrechnungszyklen.
-
Gebühren einmalig konfigurieren: Richten Sie wiederkehrende oder einmalige Gebühren ein und wenden Sie diese einheitlich auf alle Gruppenmitglieder an.
-
Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Generieren Sie Rechnungen automatisch nach einer festgelegten Terminierung. Das reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Konsistenz.
-
Manuelle Problemumgehungen abschaffen: Ersetzen Sie sich wiederholende Rechnungserstellungen, externe Tabellenkalkulationen und mehrstufige Prozesse durch einen optimierten Workflow.
Vorgehensweise
Schritt 1: Erstellen einer Fakturierungsgruppe
-
Gehen Sie zu Auftragserfassung > Einrichtung > Mehr und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Fakturierungsgruppen.
-
Geben Sie die Transaktionsdetails an.
Wählen Sie die Transaktionsdefinition, die Zahlungsfrist und die Transaktionswährung aus, die für Rechnungen verwendet werden sollen, die aus dieser Gruppe generiert werden.
-
Definieren Sie die Rechnungslegungs-Terminierung.
Wählen Sie das Startdatum, die Häufigkeit, das Intervall und ob die Terminierung enden soll. Wählen Sie zum Beispiel Monate mit einem Intervall von 3 für eine Rechnung alle drei Monate.
-
Weisen Sie Gruppenmitglieder zu.
Fügen Sie einzelne Kunden hinzu oder weisen Sie Kundengruppen zu.
Sie können die Mitgliedschaft automatisch aktualisieren, indem Sie eine Kundengruppe mit Filtern erstellen. Um Kunden zu verwalten, gehen Sie zu Reports >Einrichtung >Dimensionsgruppen >Kunde. -
Wählen Sie Speichern.
Schritt 2: Gebühren zur Gruppe hinzufügen
-
Gehen Sie zu Auftragserfassung >Einrichtung >Mehr > Fakturierungsgruppen.
-
Wählen Sie Bearbeiten neben der von Ihnen erstellten Fakturierungsgruppe aus.
-
Wählen Sie den Tab Gruppengebühren aus.
-
Wählen Sie Hinzufügen aus.
-
Legen Sie fest, welcher Artikel in Rechnung gestellt werden soll, ab wann er in Rechnungen aufgeführt werden soll und wie die Preisgestaltung aussehen soll.
-
Wählen Sie die Häufigkeit aus.
-
Wiederkehrende Gebühren sind in jedem Rechnungslauf enthalten.
-
Einmalige Gebühren sind in der ersten Ausführung der Rechnung nach ihrem Startdatum enthalten.
-
Schritt 3. Rechnungen generieren
Rechnungen werden automatisch generiert, basierend auf der Terminierung der Fakturierungsgruppe.
Sie können einen Lauf auch manuell initiieren, indem Sie unter Weitere Aktionen >Rechnungslauf starten für die Fakturierungsgruppe auswählen. Diese Aktion verarbeitet den nächsten geplanten Rechnungslegungszeitraum und führt den letzten erfolglosen Zeitraum (falls vorhanden) erneut aus.
Um vergangene Rechnungsläufe und deren Status anzuzeigen, gehen Sie zum Tab Rechnungslegungszeiträume der Fakturierungsgruppe. Auf diesem Tab wird auch der nächste geplante Rechnungslegungszeitraum angezeigt.
Schritt 4. Rechnungen prüfen
Navigieren Sie zum Tab Rechnungslegungshistorie, um alle Rechnungen anzuzeigen, die aus der Gruppe generiert wurden.
Berechtigungen und andere Anforderungen
| Abonnement |
Auftragserfassung |
|---|---|
| Regionale Verfügbarkeit |
|
| Benutzertyp |
Geschäftlicher Benutzer |
| Berechtigungen |
Auftragserfassung
|
| Einschränkungen |
|
