Ausgaben

Updates in Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) enthält jetzt Verbesserungen, mit denen die Erfassung von Ausgaben, die Verfolgung von Fahrtkosten, die Richtlinienverwaltung, Workflows für Genehmigungen und die Einrichtung der Buchhaltungsintegration vereinfacht werden.

Diese Version enthält auch neue Funktionen für Organisationen im Vereinigten Königreich, darunter die Extraktion von Beleg- und USt-Daten sowie UK-spezifische Workflows für Fahrtkosten.

Extrahieren von Beleg- und USt-Daten aus GBP-Belegen

Reduzieren Sie die manuelle Eingabe von Ausgaben mit der Extraktion von Belegdaten für GBP-Organisationen. Sage Expense Management kann jetzt wichtige Ausgaben- und USt-Informationen aus hochgeladenen GBP-Belegen extrahieren und diese automatisch in den Ausgaben vorausfüllen, damit Sie sie entsprechend überprüfen können.

Hauptvorteile

• Weniger manuelle Dateneingaben: Extrahieren Sie Händler, Betrag, Währung, Ausgabendatum, Umsatzsteuersatz und USt-Betrag automatisch aus den GBP-Belegen.

• Vereinfachte USt-Erfassung: Verwenden Sie konfigurierte Standard-Steuergruppen, um Umsatzsteuerinformationen für unterstützte UK-Steuersätze automatisch auszufüllen.

• Kontrolle für Benutzer*innen aufrechterhalten: Überprüfen und aktualisieren Sie extrahierte Ausgaben- und Steuerinformationen, bevor Sie die Ausgaben einreichen.

Vorgehensweise

Wenn ein GBP-Beleg hochgeladen wird, extrahiert SEM die verfügbaren Ausgabeninformationen und füllt die entsprechenden Felder automatisch aus.

Bei USt-Informationen konfigurieren Admins eine Standard-Steuergruppe für die einzelnen unterstützten UK-Umsatzsteuersätze: 0 Prozent (%), 5 % und 20 %. Wenn SEM einen unterstützten USt-Satz und USt-Betrag auf einem Beleg identifiziert, verwendet die Funktion die für diesen Satz konfigurierte Standard-Steuergruppe, um die Steuerinformationen auszufüllen.

Wissenswertes

Anwender*innen müssen die Datenextraktion in ihren Einstellungen für Web- und mobile Apps aktivieren. USt-Informationen werden nur dann automatisch ausgefüllt, wenn eine Standard-Steuergruppe für den entsprechenden Steuersatz konfiguriert ist. Wenn eine Standard-Steuergruppe deaktiviert ist, werden die USt-Informationen für diesen Satz nicht mehr automatisch ausgefüllt, solange nicht ein anderer Standardwert konfiguriert wird.

Für jeden USt-Satz kann nur eine Steuergruppe als Standard konfiguriert werden. Aktualisierungen einer Standardeinstellung gelten nur für Belege, die nach der Änderung verarbeitet werden, aktualisieren jedoch keine vorhandenen Ausgaben.

Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Steuergruppen für UK-Steuersätze festlegen.

Fahrtkosten in UK mit fahrzeugbasierten Kilometersätzen und Fahrtkosten für Mitfahrende

SEM unterstützt jetzt Fahrtkosten-Workflows, die für Organisationen im Vereinigten Königreich konzipiert sind, einschließlich fahrzeugbasierter Kilometersätze und Fahrtkosten für Mitfahrende.

Dies bietet mehr Flexibilität für Unternehmen, die Fahrtkostenstrukturen auf der Grundlage von Fahrzeugmerkmalen und Reisen mit Mitfahrenden verwenden.

Hauptvorteile

• Kilometersätze nach Fahrzeug konfigurieren: Richten Sie Kilometersätze basierend auf Faktoren wie Fahrzeugbesitz, Fahrzeugtyp, Kraftstoffart, Motorleistung und Ladestandort ein.

• Vereinfachte Einreichung von Fahrtkosten: Beim Erstellen einer Ausgabe sehen Anwender*innen nur die von Admins aktivierten Fahrzeug- und Kilometersätze.

• Fahrtkosten für Mitfahrende in denselben Ausgaben verfolgen: Geben Sie anrechenbare Fahrtkosten für Mitfahrende an, ohne einen separaten Anspruch erstellen zu müssen.

Was hat sich geändert?

Admins können Kilometersätze jetzt anhand folgender Parameter konfigurieren:

• Fahrzeugbesitz: Privat oder im Besitz des Unternehmens

• Fahrzeugtyp: Auto, Motorrad oder Fahrrad

• Kraftstoffart: Benzin, Diesel, LPG oder Elektro

• Ladestandort für Elektrofahrzeuge

Diese Optionen unterstützen Fahrtkostenstrukturen, wie z. B. HMRC AMAP und Advisory Fuel Rates (AFR). Admins verwalten weiterhin die Werte der Kilometersätze.

Admins können auch die Fahrtkosten für Mitfahrende aktivieren, um Mitfahrersätze zu konfigurieren. Wenn diese Option aktiviert ist, können Anwender*innen – für bis zu 6 Personen – angeben, dass sie Mitfahrende befördert haben.

Vorgehensweise

Beim Erstellen einer Fahrtkostenausgabe wählen Anwender*innen entsprechend Fahrzeugbesitz, Fahrzeug und Kilometersatz aus den von Admins konfigurierten Optionen aus.

Für die Fahrtkosten für Mitfahrende berechnet SEM den Mitfahrerbetrag anhand der Fahrstrecke, der Mitfahreranzahl und des konfigurierten Mitfahrerkilometersatzes. Die Basisfahrtkosten, die Mitfahrerfahrtkosten und die gesamten Fahrtkosten werden separat gespeichert, jedoch als zu denselben Ausgaben gehörend.

Wissenswertes

Die UK-Fahrtkosten sind standardmäßig für neue GBP-Organisationen im EU-Produktionsumfeld aktiviert. Bestehende GBP-Organisationen verwenden vorerst weiterhin Basisfahrtkosten, und Organisationen mit anderen Hauswährungen bleiben weiterhin bei den Basisfahrtkosten.

Die neuen Felder sind auch unter "Spalten verwalten", "Filter" und "Exportkonfigurationen" verfügbar.

Vereinfachte Einrichtung der Integration von Sage Intacct

Wir haben mehrere Verbesserungen an der Sage Intacct-Integration vorgenommen. Die Konfiguration wurde verständlicher gemacht und Admins sollen sich besser auf die Einstellungen konzentrieren können, die für ihre Organisation relevant sind.

Hauptvorteile

• Weniger unnötiges Konfigurieren: Anzeigen von Exporteinstellungen, die relevant für die von Ihrer Organisation verwendeten Zahlungsmodi sind.

• Verwandte Einstellungen einfacher finden: Zugehörige Konfigurationsoptionen werden jetzt gruppiert.

• Einfachere Lieferanteneinrichtung: Verwalten Sie die Einstellungen für den Import von Lieferanten und die Erstellung von Lieferanten von einer zentralen Stelle aus.

• Zuordnungen besser nachvollziehen können: Sie erhalten besser nachvollziehbare Einblicke in die Zuordnung und Verwendung von Ausgabentypen und Hauptbuchkonten.

Was hat sich geändert?

Die Exporteinstellungen spiegeln jetzt den konfigurierten Zahlungsmodus für die Organisation wider. Beispiel: Organisationen, die nur Firmenkartenausgaben verwenden, sehen die Exporteinstellungen für Firmenkreditkarten, während Organisationen, die nur erstattungsfähige Ausgaben verwenden, die Exporteinstellungen für erstattungsfähige Ausgaben sehen.

Außerdem haben wir ausgewählte Einstellungen so verschoben, dass die zugehörige Konfiguration zusammen angezeigt wird. Zahlungsstatus automatisch synchronisieren und Guthaben in einer einzelnen Position zusammenführen werden jetzt für entsprechende Integrationen unter "Exporteinstellungen für erstattungsfähige Ausgaben" angezeigt.

Die Lieferanten-Konfiguration wurde ebenfalls vereinfacht. Admins können jetzt Einstellungen für den Import und die automatische Erstellung von Lieferanten gemeinsam in den Importeinstellungen verwalten.

Für anwendbare gemischte Exportkonfigurationen können Admins jetzt die Zuordnung Ausgabentyp zu Hauptbuchkonto direkt in der Integration anzeigen lassen. Wir haben auch weitere produktinterne Anleitungen für Einstellungen hinzugefügt, wie z. B. die standardmäßige Auswahl von Firmenkarten.

Wissenswertes

Einige dieser Verbesserungen gelten gegebenenfalls auch für andere Buchhaltungsintegrationen. Die einzelnen Änderungen an der Konfiguration variieren je nach Integration.

Flexiblere Richtlinien-Konfiguration

SEM bietet Admins jetzt mehr Flexibilität bei der Konfiguration von Ausgabenrichtlinien, einschließlich händlerbasierter Beleganforderungen und einer besseren Kontrolle über die Gründe für Richtlinienverstöße.

Hauptvorteile

• Eingangsanforderungen genauer anwenden: Schließen Sie bestimmte Händler in die Richtlinien zur Belegpflicht ein oder aus.

• Besseren Kontext für Richtlinienverstöße erfassen: Fordern Sie Anwender*innen zur Eingabe einer Begründung auf, wenn eine Ausgabe gegen geltende Richtlinien für Ausgaben ohne Belege verstößt.

• Aggregierte Richtliniengenauigkeit verbessern: Bewerten Sie aggregierte Limits mithilfe des für die Richtlinie konfigurierten Zahlungsmodus und benutzerdefinierter Felder.

Was hat sich geändert?

Admins können jetzt Händler als Bedingung für belegpflichtige Richtlinien hinzufügen. Sie können einen oder mehrere Händler ein- oder ausschließen und entweder vordefinierte Händler oder manuell eingegebene Händlernamen verwenden.

Händlerbedingungen können auch mit anderen Richtlinienbedingungen wie Betrag, Projekte und Kostenstelle kombiniert werden. Sie können beispielsweise Belege für alle Händler verlangen oder ausgewählte Händler ausschließen, die in der Regel keine Belege ausstellen.

Bei Richtlinien für Ausgaben ohne Beleg können Admins jetzt entscheiden, ob die Angabe einer Begründung für einen Richtlinienverstoß optional oder obligatorisch ist. Wenn die Begründung obligatorisch ist, können manuell erstellte Ausgaben erst gespeichert werden, wenn eine Begründung angegeben wurde. Berechtigte Ausgaben, die über Integrationen erstellt wurden, werden blockiert, bis Anwender*innen eine Begründung angeben.

Aggregierte Richtlinien bewerten jetzt nur Ausgaben, die dem für die Richtlinie konfigurierten Zahlungsmodus entsprechen, anstatt Ausgaben für alle Zahlungsmodi zu berücksichtigen. Das gleiche Verhalten gilt für konfigurierte benutzerdefinierte Felder.

Wissenswertes

Händlerbedingungen funktionieren parallel zu anderen konfigurierten Bedingungen. Eine Belegrichtlinie wird nur angewendet, wenn alle anwendbaren Bedingungen erfüllt sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinie konfigurieren, um Belege vorzuschreiben.

Automatische Genehmigungen jetzt für Organisationen mit Growth-Abo verfügbar

Organisationen mit Growth-Abo können jetzt automatische Genehmigungen nutzen, um automatisch Reports zu berechtigten Ausgaben zu genehmigen, die auf admindefinierten Schwellenwerten basieren.

Bisher waren automatische Genehmigungen nur als Teil der umfassenderen Genehmigungsfunktion verfügbar.

Hauptvorteile

• Weniger Arbeit mit routinemäßigen Genehmigungen: Genehmigen Sie berechtigte, risikoarme Ausgabenreports automatisch.

• Kontrollen beibehalten: Reports müssen weiterhin bestehende Voraussetzungen für die Berechtigung erfüllen, bevor sie automatisch genehmigt werden können.

• Grenzwerte für Genehmigungen festlegen: Definieren Sie den Höchstbetrag eines Reports, der automatisch genehmigt werden kann.

Was hat sich geändert?

Admins von Growth-Abos können jetzt unter Admin-Einstellungen > Workflows > Genehmigungen auf automatische Genehmigungen zugreifen.

Admins können:

• Automatische Genehmigungen aktivieren oder deaktivieren.

• Einen Schwellenwertbetrag für Reports festlegen, die automatisch genehmigt werden können.

Andere Funktionen für die erweiterte Genehmigung sind im Growth-Abo weiterhin nicht verfügbar.

Wissenswertes

Bestehende Berechtigungsüberprüfungen gelten weiterhin. Reports werden nicht automatisch genehmigt, wenn sie:

• Aktive Richtlinienverstöße aufweisen

• Mögliche duplizierte Ausgaben enthalten

• Den von Admins konfigurierten Schwellenwert überschreiten

Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Genehmigungen in Sage Expense Management.