Vertragsrechnungen konsolidieren

Standardmäßig generiert Sage Intacct Rechnungen nach Vertrag. Sie können Verträge beim Generieren von Rechnungen optional nach Kunden-, Projekt- oder Rechnungs-Kontakt auf Vertragspositionsebene konsolidieren.

Rechnungen nach Projekt konsolidieren

Wenn Sie Verträge mit Projekten verwenden, können Sie nur Ein Projekt mit einem Vertrag verknüpfen. Sie können jedoch mehrere Projekte mit einem Vertrag verknüpfen. In diesem Szenario können Sie für jedes Projekt, das mit einem Vertrag assoziiert ist, individuelle Rechnungen generieren. Auf diese Weise können Sie alle fakturierbaren Transaktionen, wie z. B. Einkäufe und Ausgaben, für jedes Projekt trennen.

Angenommen, Sie haben ein übergeordnetes Projekt und ein untergeordnetes Projekt, die den Vertragspositionen 1 bzw. 2 im Vertrag CON-077 zugeordnet sind, und das untergeordnete Projekt ist nicht für die Rechnung mit dem übergeordneten Projekt eingerichtet.

Kunde Vertrag Vertragspositionsnr. Projekt Rechnungsbetrag
Pacific Board Welt CON-077 1 PROJ-001--Werbekampagne 10,000.00
Pacific Board Welt CON-077 2 PROJ-001-1C--Design 5.000,00

Wenn Sie Rechnungen mit der Standardrechnung generieren nach: Vertrag und Ausführung Als Vorschau zeigt Sage Intacct eine Rechnung für CON-077 an.

Rechnungsnummer Kunde Vertrag Rechnungssumme
1 Pacific Board Welt CON-077 15.000,00

Wenn Sie Fakturierung nach auswählen: Projekt, zeigt Intacct zwei Rechnungen für den Vertrag CON-077 an:

Rechnungsnummer Kunde Vertrag Projekt Rechnungssumme
1 Pacific Board Welt CON-077 PROJ-001--Werbekampagne 10,000.00
2 Pacific Board Welt CON-077 PROJ-001-1C--Design 5.000,00
Abonnement

Verträge

Projektkostenrechnung und Umsatz
Regionale Verfügbarkeit

  • Australien

  • Kanada

  • Südafrika

  • Vereinigtes Königreich

  • USA
Benutzertyp
  • Geschäftlicher Benutzer
  • Projektmanager
Berechtigungen

Verträge

Rechnungen generieren: Generieren, Vorschau
Einschränkungen Benutzer vom Typ "Projektmanager" können die Rechnungen nur ausführen, in der Vorschau anzeigen und anzeigen, bevor die Rechnung ausgeführt werden. Sie können keine Rechnungen generieren.
Abhängigkeiten
  • Die Projektfakturierungsart muss "Feste Gebühr" sein.
  • Das Projekt und ggf. zugehörige Aufgabe müssen mit der Vertragsposition verknüpft sein

So konsolidieren Sie Rechnungen nach Projekt:

  1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungen generieren

  2. Wählen Sie im Abschnitt Rechnungslaufoptionen Abschnitt und wählen Sie Fakturierung von: Projekt.

  3. Füllen Sie weitere Optionen und Filter wie gewünscht aus und Vorschau der Rechnungen anzeigen.

  4. Rechnungen auswählen und einen Rechnungslauf ausführen.

Rechnungen nach Kunden konsolidieren

Die Option "Fakturierung von" "Kunde" ist immer erforderlich, da ein Kunde für einen Vertrag oder ein Projekt spezifisch ist.

In vielen Szenarien, in denen Sie sich dafür entscheiden, Rechnungen nur mit der Option "Kunde" zu konsolidieren, erhalten Sie wahrscheinlich nur eine Rechnung pro Kunde. Wenn Sie jedoch Verträge für denselben Kunden innerhalb verschiedener Geschäftsbereiche oder mit unterschiedlichen Transaktionswährungen erstellen, wird möglicherweise mehr als eine Rechnung pro Kunde angezeigt.

Kriterien für die Rechnungsgruppierung

Sage Intacct kombiniert die geplante Abrechnung für Verträge mit derselben Entität, Wechselkursart und Transaktionswährung in einer einzigen Rechnung für jeden zutreffenden Kunden. Angenommen, Sie haben 7 Verträge für den Kunden Pacific Board World mit den folgenden Kriterien:

Vertrag Geschäftsbereich Transaktionswährung Wechselkursart Rechnungsbetrag
CON-001 USA

USD

 Intacct-Tageskurs $100
CON-002 USA USD Intacct-Tageskurs $100
CON-003 USA USD Intacct-Tageskurs $100
CON-004 USA CAD Intacct-Tageskurs $125
CON-005 Kanada CAD Intacct-Tageskurs $125
CON-006 Kanada CAD Intacct-Tageskurs $125
CON-007 Kanada CAD Benutzerdefinierter Wechselkurs $120

Wenn Sie sich für die Rechnung nach Kunden entscheiden, gruppiert Intacct die Verträge mit denselben Kriterien in vier Rechnungen:

Rechnungsnummer Vertrag Geschäftsbereich Transaktionswährung Wechselkursart Rechnungsbetrag Rechnungssumme
Rechnung 1 CON-001 USA

USD

 Intacct-Tageskurs $100 $300
CON-002 USA USD Intacct-Tageskurs $100
CON-003 USA USD Intacct-Tageskurs $100
Rechnung 2 CON-004 USA CAD Intacct-Tageskurs $125 $125
Rechnung 3 CON-005 Kanada CAD Intacct-Tageskurs $125 $250
CON-006 Kanada CAD Intacct-Tageskurs $125
Rechnung 4 CON-007 Kanada CAD Benutzerdefinierter Wechselkurs $120 $120
Für Unternehmen mit mehreren Entitäten empfiehlt es sich, Rechnungen auf derselben Ebene zu generieren, auf der der Vertrag erstellt wurde. Das obige Beispiel dient nur zur Veranschaulichung.
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Benutzertyp
  • Geschäftlicher Benutzer
  • Projektmanager
Berechtigungen Rechnungen generieren – Generieren, Vorschau
Einschränkungen Benutzer vom Typ "Projektmanager" können die Rechnungen nur ausführen, in der Vorschau anzeigen und anzeigen, bevor die Rechnung ausgeführt werden. Sie können keine Rechnungen generieren.
Abhängigkeiten

Der Kunden-Datensatz muss die folgenden Standardwerte aufweisen, um Konflikte zu vermeiden:

  • Nettolaufzeit
  • Rechnung an Kontakt
  • Versandkontakt-Kontakt

So konsolidieren Sie Rechnungen nach Kunden:

  1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungen generieren

  2. Wählen Sie im Abschnitt Rechnungslaufoptionen Abschnitt und wählen Sie Fakturierung von: Kunde.

  3. Füllen Sie weitere Optionen und Filter wie gewünscht aus und Vorschau der Rechnungen anzeigen.

  4. Rechnungen auswählen und einen Rechnungslauf ausführen.

Zusätzliche Anmerkungen

  • Derzeit gibt es keine Funktion "Rechnung mit übergeordnetem Element" für hierarchische Kunden-Beziehungen.
  • Tipp zur Vorlage für gedruckte Dokumente: Wenn Sie nach Kunden Rechnungen stellen, wird in der Kopfzeile der Transaktions für die Auftragserfassung nur das Wort "Mehrere" angezeigt, wenn einer Rechnung mehr als ein Vertrag zugeordnet ist. Wenn Sie die zugehörigen Verträge auf einer Kunden-Rechnung anzeigen möchten, verwenden Sie das «ENTRIES_CONTRACTNAME» oder «ENTRIES_CONTRACTID» Seriendruckfelder für jede Transaktions-Einzelposition im Layout "TableEinträge" der Vorlage.

    Siehe die Vorlage für ein Dokument für eine Vertragsrechnung um weitere Informationen zu erhalten.

Rechnungen nach Rechnungs-Kontakt auf Vertragspositionsebene konsolidieren

Sie können Rechnungen nach eindeutigen Rechnungs-Kontakten auf Vertragspositionsebene konsolidieren. Dies unterstützt Abrechnungsworkflows, die die Reseller-Fakturierung umfassen.

Für die Rechnung nach Rechnungsempfängern muss die Auftragserfassung mit folgenden Elementen konfiguriert werden mit Rechnungs-an-Kontakt auf Positionsebene aktivieren (nur Verträge Auf "wahr" setzen. Mit dieser Option können Sie für jede zutreffende Vertragsposition unterschiedliche Rechnungskontakte hinzufügen.

Wenn Sie die Option "Rechnungsempfänger" in einem Rechnung Lauf verwenden, kombiniert Intacct die geplante Abrechnung für Verträge mit demselben Entität und derselben Wechselkursart und Transaktionswährung in einem einzigen Rechnung für jede eindeutige Vertragsposition Rechnung Kontakt.

Angenommen, Sie haben zwei Verträge für den Kunden Pacific Board World mit den folgenden Kriterien:

Kunde Vertrag Vertragspositionsnr. Rechnungsempfänger Rechnungsbetrag
Pacific Board Welt CON-077 1 Sam Smith 10,000.00
Pacific Board Welt CON-077 2 Sarah Parker 5.000,00
Pacific Board Welt CON-098 1 Sarah Parker 2,000.00
Pacific Board Welt CON-098 2 Sam Smith 7,000.00

Wenn Sie sich für die Rechnung nach Rechnung entscheiden, gruppiert Intacct die Verträge mit denselben Kriterien in zwei Rechnungen:

Rechnungsnummer Kunde Rechnungsempfänger Rechnungssumme
1 Pacific Board Welt Sam Smith 17,000.00
2 Pacific Board Welt Sarah Parker 7,000.00

Die Vertragsposition Rechnung Kontakt wird zur Auftragserfassung Kopfzeile-Level-Rechnung-Kontakt in der resultierenden Rechnung. Der Kontakt des Rechnungs wird nicht in den Einzelpositionen der Auftragserfassung angezeigt.

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Verträge
Regionale Verfügbarkeit

  • Australien

  • Kanada

  • Südafrika

  • Vereinigtes Königreich

  • USA
Benutzertyp
  • Geschäftlicher Benutzer
  • Projektmanager
Berechtigungen Rechnungen generieren – Generieren, Vorschau
Konfiguration Die Auftragserfassung muss mit Rechnungsempfänger-Kontakt auf Positionsebene aktivieren (nur Verträge) Auf "wahr" setzen.
Einschränkungen
  • Benutzer vom Typ "Projektmanager" können die Rechnungen nur ausführen, in der Vorschau anzeigen und anzeigen, bevor die Rechnung ausgeführt werden. Sie können keine Rechnungen generieren.
  • Wenn die Auftragserfassung mit Kontakte in Transaktionen-Dropdown-Listen auf "Auf Kontakte beschränken, die mit dem Kunden in Verbindung stehen" festgelegt ist, können Sie Rechnungen nur für Rechnungsempfängerkontakte generieren, die dem Kunden zugeordnet sind, der mit dem Vertrag verknüpft ist. Andernfalls können Sie einen beliebigen Kontakt als Kontakt für den Rechnungsempfänger verwenden.

So konsolidieren Sie Rechnungen nach Kontakt für Rechnungsempfänger auf Vertragspositionsebene:

  1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungen generieren

  2. Wählen Sie im Abschnitt Rechnungslaufoptionen Abschnitt und wählen Sie Fakturierung von: Rechnung an.

  3. Füllen Sie weitere Optionen und Filter wie gewünscht aus und Vorschau der Rechnungen anzeigen.

  4. Rechnungen auswählen und einen Rechnungslauf ausführen.

So löst Intacct widersprüchliche Vertragsdaten

Intacct löst Konflikte mit Bedingungen und Kontakten oder mit Kunden-Feldern, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Konflikte mit Bedingungen und Kontakten

Wenn die folgenden Felder in verschiedenen Verträgen unterschiedliche Werte aufweisen, verwendet Intacct die Standardwerte aus dem Kunden-Datensatz für die Rechnung:

  • Nettolaufzeit

  • Rechnung an Kontakt

  • Versandkontakt-Kontakt

Angenommen, der CON-001-Vertrag für Pacific Board World hat eine Nettolaufzeit von 30 Tagen und CON-002 und CON-003 haben Bedingungen eine Nettolaufzeit von 60 Tagen. Die Nettolaufzeit im Kunden-Datensatz von Pacific Board World beträgt 15 Tage. In diesem Szenario hat die resultierende Rechnung eine Nettolaufzeit von 15 Tagen.

Wenn der Kunden-Datensatz keinen Standardwert für die Nettolaufzeit aufweist, kann Intacct den Konflikt nicht lösen. In diesem Fall zeigt Intacct einen Fehler an und erstellt die Rechnung nicht. Fügen Sie in diesem Szenario einen Standardwert für die Nettolaufzeit im Datensatz des Kunden hinzu und versuchen Sie dann erneut, die Rechnung zu generieren.

Wenn Sie Rechnung- oder Versandkontakte auf Positionsebene in Auftragserfassung aktiviert haben und ein Konflikt mit Vertragskontakten Kopfzeile besteht, wird für den Rechnung Kopfzeile Kontakt standardmäßig der Rechnung an oder die Versandadresse des Kunde verwendet Kontakt die Kontakte auf Positionsebene jedoch nicht betroffen. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Option "Fakturieren nach" verwenden. In diesem Szenario wird in der Kopfzeile der Rechnung der entsprechende Rechnungs-Kontakt auf Positionsebene verwendet.

Um eine genaue Steuerberechnung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, Aktivieren Sie die Kontakt des Warenempfängers auf Positionsebene in Auftragserfassung, wenn Sie nach Kunde Rechnung möchten.

Konflikte mit benutzerdefinierten Feldern

Wenn der Vertrag und die Auftragserfassung-Rechnung identische benutzerdefinierte Felder desselben Datentyps aufweisen, überträgt der Prozess "Rechnungen generieren" den Wert des Benutzerdefinierten Feldes "Vertrag" in das Benutzerdefinierte Feld "Auftragserfassung-Rechnung". Wenn die Werte des Benutzerdefiniertes Feld in den einzelnen Verträgen für einen Kunden unterschiedlich sind und Sie Rechnungen nach Kunden generieren, ist der Wert des Benutzerdefinierten Feldes in der Auftragserfassung-Rechnung leer (null), da der Konflikt nicht gelöst werden kann. Wenn das Benutzerdefinierte Feld jedoch einen Standardwert hat, wird der Standardwert im Benutzerdefinierten Feld in der Auftragserfassung-Rechnung verwendet, wenn ein Konflikt auftritt.