Informe del libro de Cuentas a pagar

El informe del libro de Cuentas a pagar proporciona una lista de cuentas de proveedores detalladas, incluido lo que se le debe a cada proveedor. Este informe muestra el balance inicial del periodo seleccionado y cada transacción de cada proveedor. Utiliza este informe para ver si el saldo del libro de Cuentas a pagar coincide con el número de teléfono móvil del libro mayor y para ver qué proveedores tienen saldos superiores a cero.

Puedes ajustar el periodo de tiempo, el proveedor, el tipo de proveedor y el resumen de pagos para satisfacer tus necesidades de informes. Normalmente, este informe solo muestra los proveedores con saldos superiores a cero. Sin embargo, también puedes optar por incluir proveedores con balance cero. En el informe, puedes seleccionar el nombre del proveedor para ver más detalles.

¿Quién suele necesitar este informe?

• Contadores, controladores, cualquiera que necesite ver quién le debe dinero a quién.
• Contables y controladores que necesitan equilibrar el libro de Cuentas a pagar y la cuenta de control.
• Contables y controladores que necesitan asegurarse de que el saldo inicial del libro de Cuentas a pagar más la actividad neta de cuentas a pagar del día actual sea igual al saldo final del libro de Cuentas a pagar del día.

Para obtener información sobre las condiciones que pueden diferir según tu ubicación, consulta Terminología en todas las configuraciones regionales.

Para generar este informe, ve a Cuentas a pagar > Todos > informes > libro de Cuentas a pagar.

Ver un informe mensual

1. Genera el informe.

2. En la página de configuración del informe, selecciona Ver.

   En el navegador aparecerá un informe que muestra los resultados del periodo de informe predeterminado.

3. Si lo deseas, para refinar el informe, selecciona Personalizar.

Personalizar y ejecutar

Antes de ejecutar el informe, puedes seleccionar el periodo de tiempo y los tipos de elementos que se van a incluir, y especificar cómo quieres que aparezca el informe.

1. Selecciona el periodo del informe en el menú desplegable o introduce las fechas de inicio y finalización que deseas que cubra el informe. Si no especificas un periodo de informe, el sistema genera un informe para el mes actual hasta la fecha.

   Puedes especificar el periodo del informe o las fechas de inicio y finalización, pero no ambas.

2. Establece los filtros para obtener los datos específicos que deseas.

   Los filtros permiten incluir o excluir tipos específicos de datos en el informe, como el proveedor y la ubicación. Como regla general, para obtener menos resultados y más precisos en el informe, establece más filtros.

3. Dale formato al informe.

   Las opciones de formato varían de informe a informe. Por lo general, puede establecer el diseño del informe o organizar cómo agrupar y mostrar los datos contenidos en el informe.

4. Escribe un texto de título, subtítulo y pie de página para el informe.

5. Para ver, procesar, guardar, exportar o personalizar el informe o añadirlo al panel de control, selecciona una de las siguientes opciones:

   • Ver: Consulta el informe ahora en el navegador.
   • Imprimir: Muestra el informe ahora, en formato PDF imprimible.
   • Procesar y almacenar: Genera el informe y guárdalo para acceder a él más adelante. Los informes se pueden almacenar en la lista Mis informes almacenados o entregarse en una ubicación de almacenamiento en la nube, como Dropbox. Más información sobre Procesamiento y almacenamiento de informes.
   • Añadir al panel de control: Añade el informe a tu panel de control.

   • Memorizar: Memoriza (es decir, guarda) el informe para que más adelante puedas volver a consultarlo o modificarlo y volver a ejecutarlo.

     Puedes programar informes guardados para que se ejecuten de forma recurrente. Intacct puede enviar automáticamente los informes por correo electrónico o entregarlos en una ubicación de almacenamiento en la nube.

   • Exportar: Exporta el informe a un archivo independiente que luego puedes distribuir o guardar en tu unidad local. Los formatos de archivo a los que se pueden exportar los datos del informe varían de un informe a otro.
   • Personalizar: Después de ejecutar el informe, vuelve a la página principal del informe y refina aún más el informe.
   • Correo electrónico: Después de ejecutar el informe, envía un correo electrónico a otros usuarios.

   Algunas opciones solo están disponibles si accedes al informe desde el Centro de informes.

Periodo de tiempo

Puedes utilizar uno de los numerosos periodos de informe predefinidos disponibles en la Periodo de informe y A fecha de Fecha o cree su propio periodo de informe utilizando el parámetro Fecha de inicio y Fecha de finalización cajas.

Filtros del informe

Puedes filtrar la lista por nombre o tipo de proveedor. También puedes optar por suprimir o mostrar cuentas con saldo cero y excluir transacciones con tarjeta de crédito impagadas.

Para establecer filtros para refinar los resultados del informe:

1. Para configurar el informe para mostrar los resultados de un tipo de proveedor específico, selecciona el icono Tipo de proveedor y, a continuación, selecciona el valor que deseas que incluya el informe.

   Por ejemplo, puedes elegir contratistas o distribuidores.

2. Para filtrar por resumen de pagos, selecciona el icono Resumen y, a continuación, selecciona el resumen que deseas que cubra el informe.

   Para incluir todos los resúmenes, no seleccione nada.

3. Para configurar el informe para que muestre los resultados de un proveedor o rango de proveedores específicos, utiliza el parámetro Del proveedor y Al proveedor menús desplegables.
   Cómo usar el parámetro Desde y Para Campos

   Todos Desde y Para Los pares de campos funcionan de la misma manera. Utilícelos para obtener resultados de búsqueda en un rango tan amplio o tan fino como necesite, desde todo en el sistema hasta un solo objeto específico.

   Para ejecutar este informe para un solo objeto:

   1. Desde el Desde en la lista desplegable, seleccione el objeto que desee.
   2. Desde el Para desplegable lista, seleccione el mismo objeto.

   Para ejecutar este informe para un rango específico de objetos:

   1. Desde el Desde lista desplegable, selecciona el objeto que deseas al principio del rango.
   2. Desde el Para en la lista desplegable, selecciona el objeto que deseas al final del rango.

   Para ejecutar este informe para todos los objetos:

   Deja ambos campos en blanco.

   Si tienes un gran número de teléfono móvil o el informe tarda demasiado en procesarse, utiliza el parámetro Desde y Para campos para ejecutar una serie de informes más pequeños. Por ejemplo, puedes ejecutar cinco informes, uno para cada uno de los objetos cuyos nombres comiencen por A-E, luego F-J, K-O, P-T y U-Z.

   Un objeto es un término general que se refiere a cualquier artículo de datos específico en el sistema. Los clientes, los proveedores, los artículos y las cuentas son ejemplos de objetos.

4. Para filtrar por varios proveedores, selecciona Varios proveedores y, a continuación, seleccione Seleccionar proveedores.

   En la ventana emergente Seleccionar proveedores, seleccione Añadir para añadir un proveedor o añadir un rango de proveedores.

5. Para ordenar por grupo de proveedores, seleccione Grupo de proveedores y, a continuación, seleccione el grupo en el menú desplegable.

6. En Mostrar proveedores de una sola vez, seleccione el icono Incluir Opción para incluir proveedores que utiliza ocasionalmente (o "una sola vez").

   Selecciona el icono Agrupados Opción para incluir proveedores únicos como un grupo independiente. Seleccionar Excluir Si no deseas incluir proveedores únicos en el informe.

7. En Basado en, seleccione Fecha del documento para basar tu informe en la fecha en que se creó su documento correspondiente, o selecciona Fecha de contabilización del Libro Mayor para basarlo en el momento en que la transacción se contabilizó en el Libro Mayor.
8. Selecciona el icono Incluir a todos los proveedores para incluir transacciones de todos los proveedores, incluidos aquellos con balances cero.
9. Seleccionar Incluir proveedores con balance cero y actividad Para incluir cuentas con balances cero.

Filtros multientidad y multidivisa

Las sociedades multientidad y multidivisa especifican el tipo de divisa, la ubicación y el departamento en sus filtros.

Divisa de la transacción

Si eres un sociedad de varios divisa, puedes filtrar las transacciones en función de un divisa específico. (Este campo solo es visible en un entorno de varios divisa).  Desde el Divisa de la transacción en la lista desplegable, selecciona la divisa que quieres que muestre el informe.  Si no seleccionas una divisa, el informe incluye las transacciones en tu divisa base.

Ubicación y departamento

Las siguientes opciones de filtro solo aparecen si trabajas en un entorno multidivisa y multientidad.

• Para filtrar el informe por ubicación geográfica, introduce el nombre de la región, el país, el estado o el territorio, o la ciudad en la Ubicación o seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione la ubicación que desee en la lista que aparece.
  La ubicación es necesaria para ejecutar este informe en el nivel general. La ubicación que especifiques determina la divisa adecuada.
• Para filtrar el informe por departamento dentro de la sociedad, introduce el nombre del departamento en la Departamento o seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, en la lista que aparece, seleccione el departamento que desee.
• Para anular la selección en el cuadro Ubicación, use el comando Mostrar para campo.
  

  La ubicación de la organización afecta a lo que incluye el informe.

  • Todas las ubicaciones: Incluye datos de todas las ubicaciones, independientemente de la entidad que estés usando actualmente.
  • Esta ubicación: Mostrar solo los datos de la ubicación/entidad/grupo seleccionado, pero no mostrar los datos de sus elementos secundarios.
  • Ubicaciones secundarias: Mostrar solo los datos de los elementos secundarios de la ubicación o entidad seleccionada.

Transacciones con varios elementos de diferentes ubicaciones

Cuando creas una transacción con varios elementos de diferentes ubicaciones, el informe no se filtra a nivel de línea.

Por ejemplo, si utilizas la misma configuración, si tienes una única transacción que incluye:

Línea	Ubicación	Importe
1	California	$1000.00
2	Nueva York	$1500.00

Independientemente de lo que selecciones en la opción Mostrar para, el informe mostrará 2.500,00 $, que es el total, no las líneas individuales.

En la tabla siguiente se describe cada artículo de la sección Filtros de esta página de configuración del informe:

Caja de filtro	Notas
Tipo de proveedor	Te permite obtener datos solo para el tipo de proveedor que especifiques aquí. De forma predeterminada, este cuadro está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los tipos de proveedores.
Resumen	Permite obtener los datos dentro del resumen seleccionado. De forma predeterminada, este cuadro está en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los resúmenes.
Selección de proveedores	Alcance: Esta opción te permite configurar el informe para mostrar los resultados de un proveedor o rango de proveedores específicos con el parámetro Del proveedor y Al proveedor menús desplegables. De forma predeterminada, estas casillas están en blanco, lo que significa que el informe obtendrá resultados para todos los proveedores. Con esta opción, puedes elegir Incluir proveedores secundarios en los resultados del filtro. Cómo usar el parámetro Desde y Para Campos Todos Desde y Para Los pares de campos funcionan de la misma manera. Utilícelos para obtener resultados de búsqueda en un rango tan amplio o tan fino como necesite, desde todo en el sistema hasta un solo objeto específico. Para ejecutar este informe para un solo objeto: Desde el Desde en la lista desplegable, seleccione el objeto que desee. Desde el Para desplegable lista, seleccione el mismo objeto. Para ejecutar este informe para un rango específico de objetos: Desde el Desde lista desplegable, selecciona el objeto que deseas al principio del rango. Desde el Para en la lista desplegable, selecciona el objeto que deseas al final del rango. Para ejecutar este informe para todos los objetos: Deja ambos campos en blanco. Si tienes un gran número de teléfono móvil o el informe tarda demasiado en procesarse, utiliza el parámetro Desde y Para campos para ejecutar una serie de informes más pequeños. Por ejemplo, puedes ejecutar cinco informes, uno para cada uno de los objetos cuyos nombres comiencen por A-E, luego F-J, K-O, P-T y U-Z. Un objeto es un término general que se refiere a cualquier artículo de datos específico en el sistema. Los clientes, los proveedores, los artículos y las cuentas son ejemplos de objetos. Varios proveedores: Esta opción te permite añadir varios proveedores y rangos de proveedores para orientar mejor los resultados de los informes. Grupo de proveedores: Esta opción te permite filtrar por todos los proveedores de un grupo de proveedores determinado.
Transacción urrency	Permite especificar el filtro para la transacción con esa divisa. De forma predeterminada, esta opción está desactivada, lo que significa que el informe contiene transacciones de todas las divisas. Sin embargo, el informe en sí está en divisa base.
Excluir transacciones con tarjeta de crédito del informe	Habilita esta opción para ejecutar los informes sin incluir las transacciones con tarjeta de crédito que se han contabilizado en Cuentas a pagar pero que aún no tienen un pago asociado. Esto ayuda a garantizar que el informe del Libro de Cuentas a pagar se vincule correctamente a la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar.
Ubicación	Permite limitar los resultados de los informes a una ubicación o grupo de ubicaciones específico. Solo aparece para sociedades multidivisa y multientidad.
Departamento	Permite limitar los resultados de los informes a un grupo de departamentos específico.
Informe individual	Marca esta casilla de verificación si deseas que cada entidad o departamento, ubicación o ambos tengan su propio informe. Debido a su tamaño potencialmente grande, los informes con departamentos y ubicaciones en páginas individuales solo se pueden ejecutar sin conexión. Por lo tanto, si seleccionas el parámetro Informe individual opción, solo puedes seleccionar Procesar y almacenar. Al seleccionar Informes individuales, todos los informes individuales se encuentran en un único informe o libro de Excel.
Avisar al ejecutar	Se utiliza cuando se guarda un informe y se pasa a informes guardados. Cuando ejecutas el informe, no ves ninguno de los filtros. Con un aviso, el usuario realiza las selecciones antes de ejecutar el informe o aceptar lo que se guardó previamente en el informe guardado.
Mostrar proveedores de una sola vez	Los proveedores que utiliza ocasionalmente (o "una sola vez") normalmente se excluyen del informe. Puedes incluirlos en el informe seleccionando Incluir, o inclúyelos como un grupo independiente seleccionando Agrupados.
Basado en	Puedes optar por basar el informe en el momento en que se creó el documento correspondiente o en el momento en que se contabilizó la transacción en el Libro Mayor. Puedes ver el tipo de fecha Basado en en la parte superior del informe.
Incluir a todos los proveedores	Mostrar todos los proveedores, incluidos los que tienen balances cero.
Incluir proveedores con balance cero y actividad	Para ver todos los proveedores y excluir los que tienen balance cero, con la excepción de los proveedores que tienen balance cero, pero actividad durante el periodo, selecciona esta opción.
Mostrar para	Selecciona esta opción para mostrar diferentes vistas de los datos, en función de la ubicación o la entidad que elijas: Todas las ubicaciones: Esta opción muestra los datos que se contabilizan en la ubicación o entidad y sus elementos secundarios. Esta ubicación: Esta opción muestra solo los datos que se contabilizan en la ubicación o entidad que selecciones. No se muestran los datos contabilizados en ninguna ubicación secundaria. Ubicaciones secundarias: Esta opción muestra solo los datos que se contabilizan en las ubicaciones secundarias de la ubicación o entidad que selecciones. No se muestran los datos que se contabilizan en la ubicación o entidad principal. Por ejemplo: Supongamos que tu ubicación es Estados Unidos > California > San Francisco. Todas las ubicaciones mostraría las transacciones de Estados Unidos, California y San Francisco. Esta ubicación mostraría las transacciones para Estados Unidos. Ubicaciones secundarias mostraría transacciones solo para California y San Francisco.

Formato

Utiliza esta sección para especificar el criterio de ordenación y cambiar el diseño de página del informe.

Títulos y pie de página

Los títulos, subtítulos y pies de página solo se aplican a las versiones impresas de este informe. Exporta a Excel o CSV, o selecciona Imprimir para una versión en PDF.

Los títulos, subtítulos y pies de página solo se aplican a las versiones impresas de este informe. Exporta a Excel o CSV, o selecciona Imprimir para una versión en PDF.

¿Qué hay en este informe?

El informe predeterminado del Libro de Cuentas a pagar consta de las siguientes columnas:

Encabezado de la columna del informe	Descripción
Basado en	El filtro de fechas en el que se basa el informe: Fecha del documento Fecha de contabilización en el Libro Mayor
Proveedor	El proveedor o proveedores por los que has filtrado.
Fecha	La fecha de contabilización del documento o del Libro Mayor, en función de la selección de filtrado.
Documento	El identificador del documento, por ejemplo, el número de teléfono móvil para un pago con cheque.
Referencia	Un número de teléfono móvil como un orden de compra asociado o cuenta número de teléfono móvil.
Nota	El identificador asociado con su proveedor y el nombre del proveedor.
Cargos	Los débitos contabilizados en la cuenta del proveedor para el periodo seleccionado.
Pago	Los créditos contabilizados en la cuenta del proveedor para el periodo seleccionado.
Saldo	El importe total del balance que debes al proveedor durante el periodo seleccionado.
Total	El importe total del saldo que debes al proveedor durante el periodo seleccionado.

Puedes seleccionar cualquier enlace para profundizar en los detalles.

¿Qué son los créditos externos?

Los créditos externos son regularizaciones, anticipos o facturas negativas que son propiedad de una entidad pero que se aplican a facturas de otra entidad.

Por ejemplo, tienes una factura de tu entidad de San Francisco y una regularización de tu entidad de Los Ángeles. Dentro de la entidad de San Francisco, se aplica la regularización como un crédito a la factura.

Al ejecutar el informe del libro de cualquiera de las entidades para ese periodo, verás una entrada de Crédito externo aplicado.

Para ver los créditos externos desde el nivel general, filtra los informes del libro por entidad. Los créditos externos aparecen solo en el periodo en el que se producen.