Acerca de las aprobaciones de proveedores
Información relacionada
Related topics
Vendor aprobación añade controles al flujo de trabajo de creación y actualización de proveedor proveedor, lo que requiere aprobación antes de que se pueda utilizar cualquier información nueva y actualizada en transacciones de Cuentas a pagar y Compras.
Cómo funciona:
Cuando la aprobación de proveedores está habilitada, los proveedores se envían automáticamente a la cola Aprobar proveedores después de crearlos o editarlos. Los responsables de aprobación que designes revisan las fichas de proveedores y las aprueban o rechazan.
Si un proveedor está pendiente de aprobación o ha sido rechazado, los usuarios no pueden realizar las siguientes acciones:
- Contabilizar transacciones de Cuentas a pagar y Compras de ese proveedor
- Editar las transacciones existentes del proveedor
- Seleccionar transacciones de proveedor para su pago
Los usuarios pueden guardar nuevas transacciones como borradores, incluso para proveedores enviados o rechazados. Esto te permite capturar nuevas transacciones a medida que llegan y luego contabilizar una vez que se haya aprobado al proveedor. Asimismo, los borradores de transacciones entrantes de la Automatización de Cuentas a pagar se guardan de la forma habitual.
Si se rechaza a un proveedor, el remitente puede editar la ficha de proveedor y volver a enviarla para su aprobación.
¿Cuándo se pueden editar las fichas de proveedores?
Cuando la aprobación de proveedores está habilitada, puedes editar un proveedor siempre que el proveedor no tenga ninguna solicitud de pago activa en el flujo de trabajo.
Esto significa que, para editar un proveedor con solicitudes de pago activas, primero debes realizar una de las siguientes acciones:
- Completa el proceso de pago.
- Cancelar las solicitudes de pago para devolver las facturas a un estado no seleccionado.
En el Ver solicitudes de pago , puedes ver todas las solicitudes de pago que aún no se han completado. Filtra por el proveedor que deseas editar para encontrar las solicitudes de pago que deben resolverse. Las solicitudes de pago con un estado de pago de Borrador son pagos que se agregaron a la bandeja de salida.
Seguimiento de cambios
Realiza un seguimiento del estado de aprobación de los proveedores de la siguiente manera:
- Campo de estado: Visible en la ficha de proveedor y en la lista de proveedores, muestra si el proveedor se encuentra en estado Enviado, Aprobado o Rechazado.
- Pestaña Historial: Disponible en la ficha del proveedor cuando la aprobación está habilitada, muestra quién creó, envió y aprobó o rechazó al proveedor.
- Pista de auditoría: La pista de auditoría de la ficha del proveedor muestra los valores de campo que se cambiaron cuando se editó un proveedor.
Antes de habilitar la aprobación de proveedores
La aprobación de proveedores utiliza una estructura de aprobación de un solo nivel que se configura en el nivel general. Para designar un aprobar o un grupo de responsables de aprobación, se asigna proveedor aprobación permisos.
Como parte del proceso de configuración, todos los proveedores se establecen en el estado Aprobado. Antes de empezar, revisa la lista de proveedores de tu sociedad, tanto en el nivel general como en el nivel de entidad, para asegurarte de que estás listo para ficha los proveedores como aprobados. Realiza los cambios necesarios.
El usuario administrador que configura la aprobación en Cuentas a pagar debe tener permisos de aprobación y no tener restricciones. Sage Intacct actualiza la pista de auditoría para ficha a cada proveedor como aprobado y enumera al usuario administrador como el que completó la acción de flujo de trabajo. Puedes eliminar el permiso de aprobación para el usuario administrador una vez que se hayan actualizado todos los proveedores.
Cuando finalice la actualización de la pista de auditoría, puedes actualizar la lista de proveedores según sea necesario. Asegúrate de añadir los responsables de aprobación adicionales necesarios e invítalos a configurar sus notificaciones para que puedan recibir actualizaciones.
Disponibilidad por región
La aprobación de proveedores está disponible con carácter general en cualquier región.
Limitaciones
La actualización de la transacción 1099 del proveedor mediante la importación de CSV no soporte la aprobación del proveedor. El estado de los proveedores actualizados con estas plantillas de importación no se puede cambiar después de la importación.
