Acerca de las aprobaciones de proveedores

Utiliza las aprobaciones de proveedor para controlar quién puede crear o actualizar proveedores. Los cambios permanecen pendientes hasta que un aprobar los revise y apruebe, lo que ayuda a mantener registros de proveedor precisos antes de que puedan usarse en transacciones Cuentas a pagar o Compras.

Cómo funciona:

1. Crear o actualizar un proveedor.

2. Sage Intacct enruta al proveedor a los responsables de aprobación.

3. El proveedor sigue sin estar disponible para las transacciones de Cuentas a pagar y Compras hasta que se apruebe.

4. Los responsables de aprobación aprueban o rechazan al proveedor.

5. Si se rechaza, el remitente puede actualizar el proveedor y volver a enviarlo.

Qué no pueden hacer los usuarios mientras la aprobación está pendiente

• Crear transacciones de Cuentas a pagar o Compras para el proveedor.

• Edita las transacciones existentes del proveedor.

• Selecciona las transacciones del proveedor para su pago.

Qué pueden hacer los usuarios mientras la aprobación está pendiente

• Los usuarios pueden guardar transacciones como borradores, incluso para proveedores rechazados.

  Contabiliza borradores después de que se apruebe el proveedor. Los borradores de transacciones entrantes de la Automatización de Cuentas a pagar se guardan normalmente.

• Si se rechaza a un proveedor, el remitente puede editar la ficha de proveedor y volver a enviarla para su aprobación.

• Las transacciones ajenas a Cuentas a pagar o Compras pueden hacer referencia a cualquier proveedor, independientemente del estado del proveedor.

Reembolsos a clientes y aprobaciones de proveedores

Los proveedores creados automáticamente a partir de reembolsos a clientes pueden participar en los flujos de trabajo estándar de aprobación de proveedores.

Los proveedores existentes vinculados a clientes siguen cumpliendo con la aprobación estándar del proveedor flujo de trabajo.

¿Cuándo se pueden editar las fichas de proveedores?

Cuando la aprobación de proveedores está habilitada, puedes editar un proveedor solo si no hay solicitudes de pago activas asociadas con ese proveedor.

Para editar un proveedor que tiene solicitudes de pago activas:

• Completa el proceso de pago.

• Cancelar la solicitud de pago.

Seguimiento de cambios

Realiza un seguimiento del estado de aprobación del proveedor con la siguiente información:

• El Campo Estado en la ficha de proveedor y en la lista de proveedores: Comprueba si el proveedor se ha presentado, aprobado o rechazado.
• El Pestaña Historial En la ficha del proveedor: Vea quién envió, aprobó o rechazó al proveedor.
• El Pista de auditoría Para la ficha del proveedor: Revisar los cambios realizados en los campos de proveedores.

Antes de habilitar la aprobación de proveedores

Revisar proveedores existentes

La aprobación del proveedor se configura en el nivel general. Asigna un proveedor aprobar o responsables de aprobación concediendo permisos proveedor aprobación.

Al habilitar la aprobación de proveedores, todos los proveedores existentes se aprueban automáticamente. Antes de habilitar la aprobación de proveedores, revisa la lista de proveedores en el nivel general y en el nivel de entidad, y realiza los cambios necesarios.

Preparar para el procesamiento

El administrador que habilita la aprobación del proveedor debe tener permisos de aprobación del proveedor y acceso a todas las fichas de proveedores. Sage Intacct actualiza todos los proveedores existentes al estado Aprobado y registra al administrador como el usuario que completó la acción de flujo de trabajo.

Después de habilitar la aprobación del proveedor

Una vez completado el procesamiento, comprueba la siguiente información:

• Agregue responsables de aprobación adicionales, si es necesario.

• Pide a los responsables de aprobación que configuren sus notificaciones para que puedan recibir actualizaciones de aprobación.

• Elimina los permisos de aprobación del proveedor de la cuenta de administrador si ya no son necesarios.

Limitaciones

La aprobación de proveedores no es compatible con las actualizaciones de transacciones 1099 importadas mediante plantillas CSV. Los proveedores actualizados a través de estas importaciones conservan su estado de aprobación actual.