Acerca de las aprobaciones de proveedores
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La aprobación de proveedores añade controles al flujo de trabajo de creación y actualización de proveedores, lo que requiere aprobación antes de que se pueda usar cualquier información nueva y actualizada en las transacciones de Cuentas a pagar y Compras.
Cómo funciona
Cuando se habilita la aprobación de proveedores, los proveedores se envían automáticamente a la cola Aprobar proveedores después de crearlos o editarlos. Los responsables de aprobación que usted designe revisarán las fichas de proveedor y las aprobarán o rechazarán.
Mientras un proveedor está a la espera de aprobación, o si se rechaza el proveedor, los usuarios no pueden hacer lo siguiente:
- Contabilizar transacciones de Cuentas a pagar y Compras para ese proveedor
- Editar las transacciones existentes para el proveedor
- Seleccionar transacciones de proveedor para el pago
Los usuarios pueden guardar nuevas transacciones como borradores, incluso para proveedores enviados o rechazados. Esto le permite capturar nuevas transacciones a medida que llegan y, a continuación, contabilizarlas después de que se apruebe el proveedor. Esto también significa que las transacciones de borrador entrantes de la Automatización de Cuentas a pagar se guardan normalmente.
Si se rechaza a un proveedor, el remitente puede editar la ficha de proveedor y volver a enviarla para su aprobación.
¿Cuándo se pueden editar las fichas de proveedores?
Cuando la aprobación del proveedor está habilitada, puedes editar un proveedor siempre que el proveedor no tenga ninguna solicitud de pago activa en el flujo de trabajo.
Esto significa que, para editar un proveedor con solicitudes de pago activas, primero debes realizar una de las siguientes acciones:
- Completa el proceso de pago.
- Cancela las solicitudes de pago para devolver las facturas a un estado no seleccionado.
En el Ver solicitudes de pago , puede ver todas las solicitudes de pago que aún no están completas. Filtra por el proveedor que deseas editar para encontrar las solicitudes de pago que deben resolverse. Las solicitudes de pago con un estado de pago de Borrador son pagos que se agregaron a la Bandeja de salida.
Seguimiento de cambios
Realice un seguimiento del estado de aprobación de los proveedores mediante lo siguiente:
- Campo de estado: Visible en la ficha del proveedor y en la lista Proveedores, muestra si el proveedor se encuentra en estado Enviado, Aprobado o Rechazado.
- Pestaña Historial: Disponible en el registro del proveedor cuando la aprobación está habilitada, muestra quién creó, envió y aprobó o rechazó al proveedor.
- Auditoría: La pista de auditoría de la ficha de proveedor muestra los valores de campo que se cambiaron cuando se editó un proveedor.
Antes de habilitar la aprobación del proveedor
La aprobación de proveedores utiliza una estructura de aprobación de un solo nivel que se configura en el nivel superior. Para designar un responsable de aprobación o un grupo de responsables de aprobación, asigne permisos de aprobación del proveedor.
Como parte del proceso de configuración, todos los proveedores se establecen en el estado Aprobado. Antes de empezar, revisa la lista de proveedores de tu sociedad, tanto en el nivel superior como en el nivel de entidad, para asegurarte de que estás listo para registrar a los proveedores como aprobados. Realiza las ediciones necesarias.
El usuario administrador que configura la aprobación en Cuentas a pagar debe tener permisos de aprobación y no tener restricciones. Sage Intacct actualiza la pista de auditoría para registrar a cada proveedor como aprobado e incluye al usuario administrador como el que ha completado la acción de flujo de trabajo. Puedes quitar el permiso de aprobación para el usuario administrador después de actualizar todos los proveedores.
Cuando finalice la actualización de la pista de auditoría, puede actualizar la lista de proveedores según sea necesario. Asegúrate de añadir los responsables de aprobación adicionales que sean necesarios e invítalos a configurar sus notificaciones para que puedan recibir actualizaciones.
Disponibilidad por región
La aprobación del proveedor está disponible con carácter general en cualquier región.
Limitaciones
La actualización de la transacción 1099 del proveedor mediante la importación de CSV no admite la aprobación del proveedor. El estado de los proveedores actualizado con estas plantillas de importación permanece sin cambios después de la importación.
