Descripción general de Close Workspace

Close Workspace ayuda a los equipos financieros a gestionar y realizar un seguimiento de todas las tareas necesarias para cerrar un periodo contable. Esta función centraliza las listas de comprobación de cierre de periodos, las asignaciones de tareas, los plazos y el seguimiento del progreso en un solo lugar, lo que facilita la coordinación del trabajo entre equipos y entidades.

Mira este vídeo para comprender las características clave de Close Workspace.

Cerrar listas de comprobación y asignaciones de tareas

Las listas de comprobación que consisten en las tareas necesarias para cerrar un periodo contable son el núcleo de Close Workspace. En entornos de varias entidades, se puede crear una asignación de tareas para cada entidad. A continuación, el propietario de la tarea puede asignar la tarea a una persona diferente en cada entidad.

Por ejemplo, Karla es la propietaria de la tarea "Revisar conciliaciones bancarias". Además de ser la propietaria de la tarea, es la persona a la que se le asigna la tarea para el nivel de nivel general. En la tabla siguiente se muestran todas las asignaciones de tareas para la sociedad.

Ejemplo de asignaciones para la tarea Revisar conciliaciones bancarias

Entidad	Persona a la que se le asigna la tarea
Central	Jodie
Este	Betty
Sur	Thomas
Nivel superior	Karla

Si trabajas en tareas relacionadas con el cierre de periodos contables, utiliza la lista de comprobación para ver qué tareas se te han asignado. También puedes indicar cuándo tus asignaciones de tareas están en curso o completadas.

Si administras el proceso de cierre, consulta la lista de comprobación para obtener una visión general de la situación de tu organización en el proceso de cierre. Con los permisos correctos, verás el estado de todas las tareas y sus fechas de inicio y vencimiento. Puedes ver de un vistazo qué tareas van por buen camino, en riesgo o vencidas.

Dependencias de tareas

Las dependencias de tareas definen el orden en el que se deben completar las tareas de cierre de periodo. Si una asignación de tareas no se puede iniciar hasta que se complete otra, puedes especificarlo en la asignación de tareas dependiente.

La persona responsable de la asignación de tareas dependientes puede recibir una notificación cuando la tarea de la que depende se marca como completada. Puedes habilitar este tipo de notificación en la página Configurar Close Workspace.

Restricciones de entidad

En un entorno de varias entidades, una tarea solo se puede crear para el nivel de nivel general o se puede dividir en asignaciones de tareas independientes para las diferentes entidades.

• Los usuarios con restricciones de entidad solo pueden ver las asignaciones de tareas dentro de sus entidades.

• Si un usuario tiene una tarea que depende de una asignación en una entidad diferente, verá esa otra tarea solo si tiene acceso a la entidad.

  Ejemplo:

  • Karla tiene acceso a las entidades del Este y del Sur.

  • Su asignación de tareas en la entidad Este no se puede completar hasta que Jodie complete su asignación de tareas en la entidad Oeste.

  • Pero Karla no puede ver la asignación de tareas de Jodie porque Karla no tiene acceso a la entidad Oeste.

• En el nivel de nivel general, el usuario puede ver todas las dependencias y realizar un seguimiento del progreso en todas las entidades.

Plantillas de listas de comprobación y plantillas de tareas

Las plantillas para tareas y listas de comprobación te ayudan a ahorrar tiempo y a mantener un proceso de cierre coherente. Eliminan la necesidad de crear una nueva lista de comprobación desde cero cada vez que cierras un periodo.

Las plantillas de tareas incluyen la información necesaria para calcular las fechas de inicio y finalización previstas de una tarea. También puedes añadir un archivo adjunto con instrucciones para ayudarte con la tarea y un enlace a una página de Intacct o a un sitio externo que se utilice al completar la tarea.

Copilot incluye varias plantillas de tareas generadas por el sistema, pero puedes crear plantillas personalizadas para que coincidan con todos tus procesos.

Las plantillas de listas de comprobación son básicamente un contenedor para un conjunto de plantillas de tareas. Utiliza estas plantillas para crear tus listas de comprobación de cierre de periodos.

Notificaciones

Copilot genera información y notificaciones basadas en tus ajustes de configuración. Esta información alerta a los personas a las que se le han asignado las tareas de determinadas situaciones, como las siguientes:

• Una tarea se acerca a su fecha límite

• Una tarea está en riesgo

• Una tarea está vencida

Las notificaciones se generan en función de las fechas de destino de la tarea y otra información. Las personas a las que se le han asignado las tareas pueden ver esta información en el panel de Copilot, y tú también puedes configurar Copilot para que envíe notificaciones por correo electrónico.

Monitor de progreso de Close

El monitor de progreso de Close proporciona una visión clara y completa del progreso del cierre al transformar los datos de Close Workspace en información procesable. Utiliza esta página para realizar un seguimiento del estado de las tareas, las personas asignadas y las fechas de vencimiento para obtener visibilidad en tiempo real del progreso del proceso de cierre.

Disponibilidad por región

Close Workspace está disponible en todas las regiones.