Configurar para libros definidos por el usuario

Los libros definidos por el usuario te ofrecen una forma de administrar diferentes estándares de informes más allá de lo que está disponible con los libros de impuestos y PCGA. Después habilitarlos En el Libro Mayor, puedes crear uno o varios libros de informes que utilices para realizar un seguimiento de los asientos de diario especializados que son independientes de los libros reales. Por ejemplo, una empresa de administración de propiedades puede crear un libro de bienes raíces para realizar un seguimiento e informar sobre los asientos de diario específicos de esa industria.

Este tema le guía a través del proceso de configuración de libros definidos por el usuario. Cubre la habilitación de la función, la configuración de niveles de seguridad en los informes y la definición de libros y revistas. Si es la primera vez que usas los libros definidos por el usuario, te recomendamos que comiences con nuestro Introducción.

Suscripción

Libro Mayor
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos

Diarios, Asientos de diario: Enumerar, ver, añadir, editar, borrar

Hay algunos pasos involucrados en la configuración de libros definidos por el usuario.

  1. Habilitar Libros definidos por el usuario en el Libro Mayor.
  2. Conceder usuario Permisos para acceder al libro y publicar en él.
  3. Definir la información del libro.
  4. Añade al menos 1 diario al libro.

Habilitar libros definidos por el usuario en el Libro Mayor

  1. Vete a Libro Mayor >Arreglo Configuración >.
  2. Desplázate hacia abajo hasta el Opciones avanzadas del Libro Mayor y seleccione la opción para Habilitar libros definidos por el usuario.

Conceder permisos a los usuarios

Hay permisos independientes para libros, diarios y asientos de diario definidos por el usuario. Por ejemplo, puedes conceder permiso a alguien para introducir transacciones en libros definidos por el usuario, pero no necesariamente añadir asientos de diario al libro.

Los libros definidos por el usuario también tienen una pestaña de seguridad independiente como capa adicional de permisos de seguridad.

En la página Permisos del Libro Mayor, concede los siguientes permisos relacionados con los libros definidos por el usuario:

  • Libros definidos por el usuario
  • Diarios definidos por el usuario

  • Asientos de diario definido por el usuario

Para obtener información sobre la asignación de permisos, selecciona uno de los siguientes vínculos, en función de la configuración de seguridad de tu organización:

La concesión de permisos para GAAP (principios de contabilidad generalmente aceptados), impuestos y libros definidos por el usuario permite a los usuarios introducir transacciones en estos libros. Sin embargo, todos los usuarios con acceso a los informes del Libro Mayor pueden ver los datos en los libros, incluso si no se les conceden permisos específicos para ellos.

No hay ninguna restricción de acceso de los usuarios a los datos de los libros de impuestos, PCGA o definidos por el usuario. Los usuarios con permisos de generación de informes del Libro Mayor pueden ver los datos de los diarios o libros de los informes.

Los derechos de acceso de un usuario tienen prioridad sobre los derechos de acceso de un grupo:

Si deniegas los derechos de acceso a un grupo, pero permites los derechos de acceso a un usuario del grupo, el usuario tiene permiso para acceder al panel de control.

Si permites derechos de acceso a un grupo, pero deniegas los derechos de acceso a un usuario del grupo, el usuario no tiene permiso para acceder al panel de control.

Para un usuario que pertenece a más de un grupo, permitir derechos de acceso tiene prioridad sobre la denegación de derechos de acceso:

Por ejemplo:

  • Un usuario pertenece al grupo A y al grupo B.

  • Se deniegan los derechos de acceso a un libro al grupo A, pero se conceden derechos de acceso al grupo B.

  • El usuario puede acceder al libro.

Definir un libro

Puedes añadir tantos libros definidos por el usuario como necesites para la generación de informes.

  1. Vete a Contabilidad >Arreglo >Más > Libros definidos por el usuario.
  2. Escoger Crear.
  3. Introduzca un Identificador del libro Eso será significativo para usted en el momento del informe.

    El identificador del libro aparece en la lista de "Otros libros" al crear informes financieros u otros informes del Libro Mayor.

  4. Dale al libro una Descripción.
  5. Habilitar Acceso directo al diario del libro Habilitar permisos para que usuarios o grupos específicos tengan acceso a este libro. Estos permisos solo están vigentes para los usuarios que acceden directamente al libro y a las revistas asociadas.
  6. Si lo deseas, selecciona la opción Informes de gestión para permitir que este libro omita los periodos cerrados.

    No se puede cambiar esta configuración después de crear el libro.

    Los libros de informes de gestión no afectan a los libros reales. Además, solo puede configurar Diarios definidos por el usuario y el Libro del tablero digital del software para contabilizar en los libros de informes de gestión. Los libros auxiliares, como Cuentas a pagar, no se pueden contabilizar en los libros de gestión.
  1. Vete a Contabilidad >Arreglo >Más > Libros definidos por el usuario.
  2. Escoger Agregar para añadir un nuevo libro.
  3. Introduzca un Identificador del libro Eso será significativo para usted en el momento del informe.

    El identificador del libro aparece en la lista de "Otros libros" al crear informes financieros u otros informes del Libro Mayor.

  4. Dale al libro una Descripción.
  5. Habilitar Acceso directo al diario del libro Habilitar permisos para que usuarios o grupos específicos tengan acceso a este libro. Estos permisos solo están vigentes para los usuarios que acceden directamente al libro y a las revistas asociadas.
  6. Si lo deseas, selecciona la opción Informes de gestión para permitir que este libro omita los periodos cerrados.

    No se puede cambiar esta configuración después de crear el libro.

    Los libros de informes de gestión no afectan a los libros reales. Además, solo puede configurar Diarios definidos por el usuario y el Libro del tablero digital del software para contabilizar en los libros de informes de gestión. Los libros auxiliares, como Cuentas a pagar, no se pueden contabilizar en los libros de gestión.

Asociar un diario al libro

Para poder añadir asientos de diario al libro definido por el usuario, primero debes añadir al menos 1 diario.

  1. Vete a Libro Mayor >Arreglo y seleccione la opción Añadir (círculo) Cerca de Definido por el usuario.
  2. Introduzca un Símbolo y un Título para la revista.
  3. Seleccione la opción Libro definido por el usuario a la que pertenece esta revista.
  4. Asegúrese de que el estado esté establecido en Activo.
  5. Si lo deseas, si usas Proyectos y has habilitado las transacciones facturables del Libro Mayor, selecciona Habilitar el indicador de facturación del proyecto. Esto te permitirá marcar los elementos del asiento de diario de un proyecto como facturables.