Conceptos básicos de costes de inventario

La valoración de inventario es el coste asociado a los artículos del inventario de tu sociedad y afecta al coste de los bienes vendidos. Una valoración precisa es importante porque el inventario aparece como un activo en el balance general y el costo de los bienes vendidos afecta el estado de resultados.

Libro auxiliar de Control de inventario

Sage Intacct utiliza el libro auxiliar de Control de inventario para realizar un seguimiento de la cantidad y el valor total de cada artículo para las transacciones que afectan al inventario (excluye los artículos que no son de inventario). La cantidad y el valor se rastrean por artículo por almacén. El método de coste de un artículo, que afecta a la forma en que se utilizan las capas de coste de inventario, determina cómo se realiza el seguimiento del valor total y se determina el coste unitario. El costo unitario es parte del cálculo que luego determina el costo de los bienes vendidos (COGS).

Capas de coste de inventario

Sage Intacct utiliza capas de coste para ayudar a realizar un seguimiento de la cantidad, la valoración total y el coste unitario de cada artículo por almacén. Por ejemplo, al crear una transacción de compra, se crea una capa de coste para la combinación de artículo y almacén. La capa de coste mantiene el valor total de compra, la cantidad total de compra y la cantidad disponible para esa capa. Por ejemplo, estas dos capas de coste se crean cuando se realizan dos compras separadas para el artículo A en el almacén 10:

Cuando se realizan ventas para el artículo, las unidades se extraen de las capas de compra. El método de coste del artículo determina cómo se utilizan y procesan las capas de coste.

Métodos de coste

Al crear un artículo de inventario, se selecciona el método de coste para el artículo. Una vez guardado el artículo, el método de coste no se puede cambiar. Aunque el método de coste de un artículo es el mismo en todos los almacenes, el coste específico de un artículo puede ser diferente en diferentes almacenes, ya que se realiza un seguimiento del cálculo de costes para cada artículo por almacén.

En la tabla siguiente se resumen los métodos de coste, se muestra cómo se derivan los costes unitarios de artículos y se proporcionan ejemplos de cálculo de costes de inventario con un escenario de compras y ventas:

Método de coste	Descripción
Promedio	El valor total de un artículo es la media ponderada del coste de adquisición de todas las unidades disponibles. El coste unitario del artículo se calcula en función del valor total y la cantidad total del inventario en todas las capas de coste de compra: Coste unitario = Valor total del inventario ÷ Cantidad total de inventario (en todas las capas de compra) A medida que se venden unidades, la cantidad disponible se reduce en las capas de coste y el Coste de los productos vendidos se contabiliza utilizando el coste unitario medio calculado actualmente. Vea un ejemplo de compras y ventas con costes medios Supongamos que se realizan tres compras de 45 unidades del artículo A en el almacén 10, seguidas de dos ventas del mismo almacén. La compra 1 es por una cantidad de 10, la compra 2 es por una cantidad de 20 y la compra 3 es por una cantidad de 15. Se crea una capa de coste para cada compra. El coste unitario se calcula en función del valor global del inventario en todas las capas y de la cantidad total de inventario. El coste unitario se vuelve a calcular después de cada compra. Después de las 3 compras, el valor total del inventario es de 4.300 y la cantidad total de inventario es de 45. Esto hace que el coste unitario medio sea de 95,55. A continuación, se venden 8 unidades del artículo. Las unidades se extraen de la Capa 1. La contabilización del Coste de los productos vendidos será de 764,40 $ (8 unidades * 95,55 $ de coste unitario medio calculado). A causa de la venta: La cantidad disponible en la capa 1 se reduce a 2 (10 - 8) El valor total del inventario se reduce a 3535,60 $ (4300 $ - 764,40 $) La cantidad total se reduce a 37 (45 - 8) El costo unitario promedio recalculado sigue siendo de $95.55 ($3535.60 ÷ 37) Luego, se venden 6 unidades más del artículo. Las unidades se extraen de la Capa 1 y la Capa 2. La contabilización del Coste de los productos vendidos será de 573,30 $ (6 unidades * 95,55 $ de coste unitario medio calculado). A causa de la venta: La cantidad disponible en la capa 1 se reduce a 0 (2-2) y la cantidad disponible en la capa 2 se reduce a 16 (20-4) El valor total del inventario se reduce a 2962,30 $ (3535,60 $ - 573,30 $) La cantidad total se reduce a 31 (37 - 6) El costo unitario promedio recalculado sigue siendo de $95.55 ($2962.30 ÷ 31) La secuencia de ventas y compras puede afectar al cálculo de costes. En este ejemplo, todas las compras se realizaron antes de que se produjera ninguna venta. Si las ventas y las compras se hubieran mezclado, el costo unitario promedio calculado podría haber cambiado, haciendo que el costo de los productos vendidos para las diferentes ventas fuera diferente.
FIFO	Primero en entrar, primero en salir. El valor total de un elemento es la suma de los valores de cada una de las capas FIFO. Los costes unitarios de los artículos se calculan por capa en función del valor de compra y la cantidad del inventario en cada capa de coste: Coste unitario = Valor de inventario ÷ Cantidad de inventario (en cada capa de coste FIFO específica) A medida que se venden las unidades, los artículos y los costos se toman capa por capa de los más antiguos a los más nuevos (primero en entrar, primero en salir). Con FIFO, el inventario final generalmente se valora a un costo más cercano a los costos actuales porque los precios tienden a aumentar con el tiempo. Vea un ejemplo de compras y ventas con cálculo de costes FIFO Supongamos que se realizan tres compras de 45 unidades del artículo A para el almacén 20, seguidas de dos ventas del mismo almacén. Se crea una capa de coste para cada compra. Se calcula un coste unitario para cada capa específica. Capa de coste 1: 10 Cantidad comprada por un valor total de 1.000. El coste unitario calculado es 100. Capa de coste 2: 20 cantidad comprada por un valor total de 1.800. El coste unitario calculado es 90. Nivel de coste 3: 15 cantidad comprada por un valor total de 1.500. El coste unitario calculado es 100. A continuación, se venden 8 unidades del artículo. Las unidades se extraen de la Capa 1, dejando 2 unidades en la Capa 1 después de la venta. La contabilización del Coste de los productos vendidos será de 800 USD (8 unidades * 100 USD de coste unitario para la Capa 1). Después de la venta, el valor total del inventario es de $3,500 y la cantidad total es de 37. Luego, se venden 6 unidades más del artículo. Las 2 unidades restantes se extraen de la Capa 1, dejando 0 unidades. A continuación, se extraen 4 unidades de la Capa 2, quedando 16 unidades. La contabilización del Coste de los productos vendidos será de 560 $: $200 para la capa 1 (2 unidades * $100 de costo unitario para la capa 1), más $360 para la capa 2 (4 unidades * $90 de costo unitario para la capa 2) Después de esta venta, el valor total del inventario es de $2,940 y la cantidad total es de 31.
LIFO	Último en entrar, primero en salir. LIFO es como FIFO, excepto que el valor total de un elemento es la suma de los valores de cada una de las capas LIFO. Los costes unitarios de los artículos se calculan por capa en función del valor de compra y la cantidad del inventario en cada capa de coste: Coste unitario = Valor de inventario ÷ Cantidad de inventario (en cada capa de coste LIFO específica) A medida que se venden las unidades, los artículos y los costos se toman capa por capa, desde la más nueva hasta la más antigua (último en entrar, primero en salir). El método de coste LIFO rara vez se utiliza. Cuando el costo del inventario aumenta, LIFO da como resultado menos ingresos imponibles porque el inventario más caro se usa primero, lo que resulta en un mayor costo de los bienes vendidos.
Estándar	El valor total de un artículo es la cantidad total multiplicada por el coste estándar efectivo. Un coste estándar es un coste que se planifica o se calcula en lugar de utilizar un coste real. Para cada artículo de cada almacén en el que se almacena el artículo, se introduce y, a continuación, se actualiza un coste estándar para el artículo. El coste estándar es el coste unitario: Coste unitario = Coste estándar efectivo (por artículo, por almacén) A medida que se compran y venden unidades, la cantidad y el costo estándar de un artículo determinan el valor del inventario y el costo de los bienes vendidos. Los costes estándar son útiles en situaciones en las que los costes de compra se mantienen relativamente estables a lo largo del tiempo. Vea un ejemplo de compras y ventas con cálculo de costes estándar Supongamos que se realizan tres compras de 45 unidades del artículo A para el almacén 10, seguidas de dos ventas del mismo almacén. La compra 1 es por una cantidad de 10, la compra 2 es por una cantidad de 20 y la compra 3 es por una cantidad de 15. Se crea una capa de coste para cada compra. El coste unitario es el coste estándar efectivo definido para el artículo del almacén, que es de 95 $. Por lo tanto, el valor total del inventario es de 4.275 $ (45 unidades * 95 $ de coste unitario estándar efectivo). A continuación, se venden 8 unidades del artículo. Las unidades se extraen de la Capa 1. La contabilización del Coste de los productos vendidos será de 760 $ (8 unidades * 95,00 $ de coste unitario estándar). A causa de la venta: La cantidad disponible en la capa 1 se reduce a 2 (10 - 8) La cantidad total se reduce a 37 (45-8) El valor total de inventario se vuelve a calcular a 3515 $ (37 unidades * 95,00 $ de coste unitario estándar) Después de la venta de las 8 unidades, el costo estándar efectivo del artículo A en el almacén 10 cambia de $95 a $100. El valor total de inventario se vuelve a calcular a 3.700 $ (37 unidades * 100 $ de coste unitario estándar efectivo) Luego, se venden 6 unidades más del artículo. Las unidades se extraen de la Capa 1 y la Capa 2. La contabilización del Coste de los productos vendidos será de $600 (6 unidades * $100 de costo estándar efectivo). A causa de la venta: La cantidad disponible en la capa 1 se reduce a 0 (2 - 2) y la cantidad disponible en la capa 2 se reduce a 16 (20 - 4) La cantidad total se reduce a 31 (37-6) El valor total de inventario se vuelve a calcular a 3.100 $ (31 unidades * 100 $ de coste unitario estándar)

Los ejemplos de la tabla anterior ilustran el flujo de cada método de coste por separado. Una comparación rápida de los métodos utilizando un ejemplo simple resalta cómo producen resultados diferentes. Supongamos que dos compras del artículo A en el almacén 10 van seguidas de una venta de 12 unidades:

• Primera compra: 10 unidades a $90 por unidad
• Segunda compra: 20 unidades a $100 por unidad

Después de la venta, el valor final del inventario y el Coste de los productos vendidos contabilizados son:

Método de coste	Valor final del inventario	COGS a la venta
Coste promedio	1,740	1,160
FIFO	1,800	1,100
LIFO	1,700	1,200
Coste estándar*	1,710	1,140
*Nota: Se supone un coste estándar de 95 $ por el artículo para el almacén

Unidades de medida

Se realiza un seguimiento de la cantidad y el cálculo de costes de un artículo en la unidad base del artículo. Al crear un artículo, puedes asignarle un grupo de unidades de medida (UOM). Un grupo de unidades de medida tiene un nombre, una unidad base y unidades relacionadas. Por ejemplo, el grupo Count UOM que viene con Intacct tiene Each como unidad base y Pair y Dozen como unidades relacionadas. La unidad base representa la cantidad lógica de 1. Las unidades relacionadas son múltiplos (o fracciones) de la unidad base.

Cuando los usuarios crean una transacción y añaden un artículo especificando una de las unidades relacionadas del grupo de unidades de medida en el campo Unidad de medida del elemento, la cantidad de la transacción se convierte en la unidad base para el cálculo de costes.

Por ejemplo, si una organización compra y vende cuerdas, puede configurar un grupo de unidades de medida con pulgadas como unidad base y pies como unidad relacionada para asignar a artículos de cuerda. Si se especifica 15 pies como cantidad en una transacción de venta, 15 se multiplica por 12 para convertir los pies a 180 pulgadas (la unidad base) para realizar un seguimiento de la cantidad y el cálculo de costes. El uso de la unidad razonable más pequeña para un grupo de unidades de medida suele dar lugar a menos problemas de redondeo.

Más información sobre Grupos de unidades de medida.

Inventario negativo

Puedes controlar si las transacciones de Pedidos y Control de inventario se pueden contabilizar si no hay suficiente cantidad disponible para cumplir con un pedido (se permite el inventario negativo de forma predeterminada). Si se contabiliza una transacción que hace que la cantidad disponible de un artículo sea negativa, el último coste de compra registrado para el artículo se utiliza para calcular el Coste de los productos vendidos de la cantidad negativa.

Muchas organizaciones permiten que el inventario negativo capitalice las oportunidades de venta. Puedes permitir el inventario negativo en todo el sistema para todos los almacenes o solo para almacenes específicos.

Inventario negativo en todo el sistema

De forma predeterminada, se permite el inventario negativo para todos los almacenes. Si seleccionas, No permitir inventarios negativos globalmente, en la página Configurar el Control de inventario o Configurar Pedidos, no se pueden crear transacciones sin inventario disponible. Los recibos de compra de inventario pendientes deben registrarse primero para completar los nuevos pedidos de venta.

Inventario negativo específico del almacén

Cuando se evita el inventario negativo en todo el sistema (No permitir inventarios negativos globalmente está seleccionado), puedes optar por permitir inventario negativo en uno o varios almacenes específicos. Permitir el inventario negativo solo para almacenes específicos le brinda la capacidad de personalizar el sistema para que se adapte mejor a sus necesidades; Sin embargo, el seguimiento de contenedores solo se puede habilitar cuando no se permite el inventario negativo.

Definiciones de transacciones

Una definición de transacción determina cuándo y cómo se ven afectados la cantidad y el valor de inventario en el libro auxiliar de inventario, y cuándo se contabiliza el libro mayor.

Cuando la cantidad y el valor de inventario se ven afectados

Las definiciones de transacción para las transacciones de Compras, Pedidos y Control de inventario determinan cómo se ven afectados la cantidad y el valor del inventario disponible en el libro auxiliar de inventario. Puedes especificar los siguientes efectos en la sección Control de inventario de una plantilla de transacción:

• Cantidad y valor (recomendado)
• Solo cantidad
• Solo valor

Por ejemplo, un flujo de trabajo típico de Compras es:  Orden de compra --> Recibo --> Factura de proveedor. Si la orden de compra contiene un efecto de cantidad y valor y la transacción de recepción tiene un efecto de solo cantidad (quizás tengas artículos entregados pero aún no hayas recibido la factura), Sage Intacct crea una capa de costes con la cantidad real y el valor de compra de cero. Más adelante, cuando recibas tu factura y el recibo se convierta en una factura de proveedor que tenga un efecto de solo valor, Sage Intacct actualiza la capa de coste con el valor de compra.

Cuándo se contabiliza el libro mayor

Las transacciones con un efecto de inventario DISPONIBLE se contabilizan en el libro mayor si el Contabilización de transacciones en la definición de la transacción se establece en:

• Cuentas a cobrar (pedidos) o Cuentas a pagar (compras)
• Libro Mayor (Pedidos o Cuentas a pagar)

Con cualquiera de las dos opciones, debe especificar las cuentas del Libro Mayor en las que se va a contabilizar en las tablas de correlación de la pestaña Configuración de contabilización.

Mantener la valoración de inventario

Las transacciones que no se introducen en la misma secuencia que sus fechas de transacción tienen un efecto descendente en el cálculo de costes de las transacciones posteriores. La programación del informe de mantenimiento de la valoración de inventario garantiza que las transacciones se vuelvan a secuenciar en el orden de la fecha de la transacción y que el cálculo de costes se actualice según corresponda.

Lo ideal es programar el Herramienta Mantener valoración de inventario para ejecutar diariamente para automatizar el proceso de mantener actualizado el cálculo de costes de inventario.