Autorizaciones externas

Un Autorización externa permite que otra sociedad de Intacct acceda a tu sociedad externamente durante un periodo de tiempo específico o hasta que deshabilites el acceso.

Acerca de las autorizaciones externas

Es posible que veas uno de los siguientes tipos de autorizaciones externas:

• Consolidación: Utilizado por la aplicación Consolidación en un entorno distribuido de varias entidades. La entidad filial añade el registro de autorización externa para la entidad principal.
• Práctica: Lo utiliza una consola para vincular a un cliente o entidad. El equipo de aprovisionamiento de Intacct crea este tipo de ficha de autorización externa para cada cliente o entidad aplicable. Un cliente o entidad puede deshabilitar este registro de autorización según corresponda.
• Servicios: Utilizado por una empresa proveedora de servicios de Intacct para prestar servicios en otra empresa de Intacct. La empresa que desea los servicios crea este tipo de registro de autorización externa para la empresa proveedora de servicios de Intacct. La empresa proveedora de servicios de Intacct debe estar suscrita a la aplicación de proveedor de servicios externo para que la autorización sea válida.
• Atención al Cliente: Utilizado por el equipo de Atención al Cliente de Intacct. El sistema crea automáticamente una autorización externa de soporte en cada empresa y la asocia a un usuario externo "intacct".

Un registro de autorización externa está en vigor hasta que su Acceso se establece en "Deshabilitado" o, solo para Servicios o Atención al Cliente, el campo Fecha de caducidad no se ha superado.

Añadir una autorización externa

Solo puedes añadir una ficha de autorización externa para una sociedad de consolidación matriz o para un proveedor de servicios. El sistema añade automáticamente un usuario externo para cada sociedad a la que conceda autorización externa.

1. En ID de la sociedad , introduzca el identificador de la sociedad a la que autoriza el acceso. Este será el identificador de la empresa matriz para las Consolidaciones o el identificador de la empresa del proveedor de servicios externo para los Servicios.
2. Utilice la lista desplegable de la carpeta Tipo de acceso para seleccionar Servicios o Consolidaciones.
3. Si desea agregar texto que describa la necesidad de la autorización, ingrese el texto deseado en el Descripción campo.
4. Si Tipo de acceso = "Servicios", utilice la herramienta de calendario para introducir una fecha en el Fecha de caducidad campo. El registro de autorización caducará en esta fecha.
5. Escoger Salvar.

Editar una autorización externa

Puedes activar o desactivar una autorización externa o editar la descripción. Si el Tipo de acceso = "Servicios" o "Soporte" (asociado con el usuario externo de Intacct), también puede editar el Fecha de caducidad para prorrogar o acortar la duración de la autorización externa.

1. Escoger Editar junto a la autorización externa deseada.
2. Si desea cambiar el parámetro Acceso, seleccione la opción deseada.
3. Si desea agregar texto que describa la necesidad de la autorización, ingrese el texto deseado en el Descripción campo.
4. Si Tipo de acceso = "Servicios" o "Soporte" y desea cambiar el Fecha de caducidad, utilice la herramienta Calendario para cambiar la fecha según corresponda.
   El Fecha de caducidad no puede exceder una fecha que esté más allá del número de días que la empresa proveedora de servicios ha especificado como Duración máxima para autorizaciones de servicio. Si introduce una fecha superior a la duración máxima del proveedor de servicios, recibirá un mensaje de error que indica que la fecha de caducidad debe ser inferior o igual a X días a partir de hoy, donde X es el número de días establecido por el proveedor de servicios externo. Escoger Volver y, a continuación, introduzca una fecha válida en el archivo Fecha de caducidad campo.
5. Escoger Salvar.

Eliminar una autorización externa

Solo se puede borrar una ficha de autorización externa para una sociedad de consolidación principal. Alternativamente, puede establecer el parámetro Acceso campo a "Deshabilitado", que impide que la empresa externa acceda a su empresa, pero conserva la autorización externa con fines históricos.

1. Escoger Borrar junto a la autorización externa deseada.

   En función de tus preferencias de usuario, es posible que el sistema te pida que confirmes la eliminación.

Deshabilitar una autorización externa

Cuando se deshabilita una autorización externa, ningún usuario asociado con la sociedad externa asociada a la autorización externa puede acceder a su empresa externamente. Puede volver a habilitar el acceso más adelante según lo desee.

1. Escoger Editar junto a la autorización externa deseada.
2. Utilice la función Acceso lista desplegable para seleccionar "Deshabilitado".
3. Escoger Salvar.

Descripciones de campos

Campo	Descripción
Identificador de la sociedad	El identificador de la sociedad a la que autorizas el acceso. Por ejemplo, si esta autorización es para una sociedad de consolidación principal, introduce el identificador de la sociedad matriz en este campo. Este campo distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Nombre de la sociedad	El nombre de la empresa asociada con el ID de la sociedad. Este campo es de solo lectura y aparece en el modo Editar o Ver.
Tipo de acceso	A continuación, se indican los tipos de acceso externo: Servicios: Selecciona este tipo si vas a dar acceso a un proveedor de servicios externo. Consolidación: Selecciona este tipo si vas a dar acceso a tu sociedad de consolidación principal para su uso con Consolidaciones avanzadas. Práctica: Indica que tu sociedad está vinculada a una consola. Por ejemplo, su empresa es una empresa cliente de una empresa asociada contable que realiza trabajos regularmente en su empresa. No se puede crear un registro de autorización externa de tipo Práctica. Esta ficha se crea automáticamente cuando tu sociedad está vinculada a la consola correspondiente. El sistema también crea automáticamente un registro de usuario externo de CPAUser y lo asocia con el registro de autorización externa de Practice. Atención al Cliente: Utilizado únicamente por el servicio de atención al cliente de Intacct y los Servicios de plataforma. No se puede crear una ficha de autorización externa de tipo Support. El sistema crea automáticamente este tipo de autorización externa en cada empresa y le asocia un usuario externo "intacct".
Identificador de usuario	Esta columna solo se muestra en el archivo Autorizaciones externas lista. Seleccione el enlace de este campo para mostrar el usuario externo predeterminado para la autorización externa correspondiente.
Estado	Muestra una de las siguientes opciones: Enlazado: Su empresa está vinculada a la empresa en la autorización externa. No vinculado: Tu sociedad no está vinculada a la sociedad en la autorización externa.
Acceso	Muestra una de las siguientes opciones: Habilitado: la autorización externa está en vigor. Deshabilitado: tu sociedad ha desactivado la autorización externa. Ningún usuario asociado con el identificador de la sociedad en esta ficha puede acceder a la sociedad. Al deshabilitar una autorización externa, se deshabilita el acceso a partir del momento en que se guarda el registro, independientemente de si el Fecha de caducidad se ha alcanzado.
Descripción	Cualquier texto relacionado con la autorización externa. Por ejemplo, si esta autorización externa es para un proveedor de servicios externo, puedes introducir un texto que describa el servicio proporcionado aquí.
Fecha de caducidad	Este campo solo es aplicable si: Tipo de acceso = "Servicios" o "Soporte" (asociado al usuario externo "intacct"). La fecha en que finaliza la ficha de autorización externa. No hay usuarios de la clase ID de la sociedad En este registro puede acceder a su empresa después de la fecha de vencimiento. Para ampliar el acceso a una sociedad, introduce un nuevo archivo Fecha de caducidad para que conste. El Fecha de caducidad no puede exceder una fecha que esté más allá del número de días que la empresa proveedora de servicios ha especificado como Duración máxima para autorizaciones de servicio. Si introduce una fecha superior a la duración máxima del proveedor de servicios, recibirá un mensaje de error que indica que la fecha de caducidad debe ser inferior o igual a X días a partir de hoy, donde X es el número de días establecido por el proveedor de servicios externo.