Entidades y ubicaciones

Entidades

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Una entidad puede tener cualquier número de ubicaciones que se acumulen solo en esa entidad.

Ubicaciones

Una ubicación es una dimensión en la que se puede codificar una transacción. Las ubicaciones se acumulan en una sola entidad y comparten el número de identificación fiscal de esa entidad.

Por ejemplo, si la entidad E100 está en EE. UU., las ubicaciones 101 y 102 se acumulan en la entidad E100. Digamos que la ubicación 110 es Nueva York y la ubicación 120 es California.

Transacciones codificadas en las ubicaciones 110 y 120:

• Acumular en la entidad E100.
• Comparte el número de identificación fiscal de la entidad estadounidense E100.
• Aparecer en los informes que se ejecutan en transacciones codificadas en Nueva York o California seleccionando esas ubicaciones para el informe.

A diferencia de las entidades, las ubicaciones no producen un conjunto de libros equilibrados. Dado que se acumulan en una sola entidad, las ubicaciones no tienen transacciones entre entidades. Por último, los usuarios pueden estar restringidos a entidades, pero no a ubicaciones.

Puedes crear un número ilimitado de ubicaciones dentro de una entidad en tu sociedad de Intacct sin coste adicional. Solo recuerda que todas estas ubicaciones compartirán el número de identificación fiscal de la entidad a la que pertenecen.

Dimensiones de ubicación en transacciones e informes

La dimensión de ubicación utilizada para las transacciones y los informes refleja tanto los datos de entidad como los de ubicación. Por ejemplo, supongamos que una transacción tiene una dimensión de ubicación de E100 California. Esta notación indica una entidad como la dimensión de ubicación para esa transacción con un identificador de entidad de E100 y el nombre de entidad California.

Supongamos que otra transacción tiene una dimensión de ubicación de 101 San José. Esta notación indica una ubicación que se acumula en la entidad E100 California.

Diferenciar entre entidades y dimensiones de un vistazo cuando se utiliza la dimensión de ubicación es una buena razón para establecer un identificador de entidad y una convención de nomenclatura.

Convenciones de nomenclatura

Se recomienda configurar una convención de nomenclatura para los identificadores de entidad. Una convención de nomenclatura clara facilita la búsqueda de un nombre de entidad entre los nombres de ubicación y simplifica la adición de entidades en el futuro.

Una convención de nomenclatura común es anteponer la letra E a un valor numérico de 3 o 4 dígitos. Por ejemplo, el primer identificador de entidad es E100, el segundo identificador de entidad es E200, y así sucesivamente.

El identificador de la entidad se fija cuando se define y no se puede cambiar. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la entidad más adelante si es necesario.

También se recomienda tener una convención de nomenclatura para las entidades, normalmente en función de su ubicación. Por ejemplo, las ubicaciones de San Francisco, Los Ángeles y Sacramento podrían formar parte del E100: Entidad de California. En este ejemplo, el identificador de la entidad es E100 y el nombre de la entidad es California.

Jerarquía de ubicaciones

Puede crear una jerarquía de ubicaciones, por ejemplo, con una ubicación que tenga una o varias ubicaciones secundarias. Las ubicaciones principal y secundaria seguirían acumulándose en una sola entidad. Por ejemplo, la ubicación 121 es Los Ángeles, que es la ubicación secundaria de la ubicación 120 en California. Tanto las ubicaciones principales como las secundarias se acumulan en la entidad 100 de EE. UU.

Jerarquía de ubicaciones en una sociedad de varias entidades actualizada

Las ubicaciones de una sociedad compartida entre varias entidades requieren un identificador principal, que puede ser un identificador de entidad u otro identificador de ubicación. A las ubicaciones existentes sin un identificador principal se les asigna automáticamente el identificador principal de la entidad recién creada.

Sigue usando la convención de nomenclatura coherente que hayas estado usando para los identificadores de ubicación. Una convención de nomenclatura coherente permite diferenciar los identificadores de entidad de los identificadores de ubicación. Los identificadores de ubicación distintos facilitan la codificación de una transacción en una ubicación o la asignación de un identificador principal a una ubicación determinada.

Cambios en la jerarquía de ubicaciones

Puede cambiar la relación principal-secundaria entre dos ubicaciones solo en las siguientes condiciones:

• Tu sociedad tiene una entidad.
• Su empresa opera en una divisa base.
• No hay transacciones codificadas en la ubicación secundaria cuyo parentesco desea cambiar.

Si se cumplen estos criterios, puedes editar el elemento principal de la ubicación secundaria.