Agiliza la gestión de ingresos diferidos para la facturación a terceros: Pedidos

Aprovecha las herramientas de gestión de ingresos de Sage Intacct mientras mantienes tu proceso de facturación existente.

Este flujo de trabajo comienza cuando se envía una factura a un cliente ajeno a Sage Intacct y posteriormente se importa como una transacción. En la página Entradas de transacciones de ingresos, los usuarios pueden modificar y contabilizar las líneas de transacción de forma eficaz. De este modo, se garantizan actualizaciones precisas tanto del libro auxiliar como del Libro Mayor para el impacto en los ingresos, los aplazamientos y el reconocimiento programado.

La página Entradas de transacciones de ingresos actúa como una cola para los detalles de las facturas importadas, lo que permite a los usuarios transformar los datos de forma masiva y asegurarse de que las transacciones están en un estado válido para contabilizarlas e informar en Sage Intacct.

Información general sobre el flujo de trabajo

1. Configuración inicial: Configurar una plantilla de transacción

2. Importar transacciones desde un sistema de facturación de terceros

3. Edita y prepara entradas de transacción en lote

4. Contabilizar transacciones

Configuración inicial: Configurar una plantilla de transacción

Configura una o varias plantillas de transacción para utilizarlas con la página Entradas de transacciones de ingresos. Las líneas de transacción importadas en estado de borrador con esta definición de transacción aparecerán automáticamente en la página Entradas de transacciones de ingresos, donde podrás administrarlas.

1. Vete a Pedidos >Arreglo >Definiciones de transacciones.

2. Busca la plantilla de la transacción que deseas utilizar para este flujo de trabajo.

3. Escoger Editar al final de la fila.

   Como alternativa, puedes crear una nueva definición de transacción.

4. Compruebe los siguientes ajustes:
   • En la pestaña General, Secuencia de numeración no está configurado y Habilitar para contratos está desactivado (si está disponible).
   • En la pestaña Configuración de seguridad, Editar política no se establece en Sin edición.
5. En la pestaña General, en la sección Invalidaciones de usuario, seleccione Mostrar borradores en la página Asientos de transacciones de ingresos.
6. Escoger Salvar.

1. Vete a Pedidos >Arreglo >Definiciones de transacciones.

2. Busque la definición de la transacción que desea utilizar para este flujo de trabajo y seleccione Editar.

   Como alternativa, puedes crear una nueva definición de transacción.

3. Compruebe los siguientes ajustes:
   • En la pestaña General, Secuencia de numeración no está configurado y Habilitar para contratos está desactivado (si está disponible).
   • En la pestaña Configuración de seguridad, Editar política no se establece en Sin edición.
4. En la pestaña General, en la sección Invalidaciones de usuario, seleccione Mostrar borradores en la página Asientos de transacciones de ingresos.
5. Escoger Salvar.

Importar transacciones a Sage Intacct

Importa facturas desde fuera de Sage Intacct como borradores de transacciones utilizando la plantilla de transacción configurada durante la configuración. Solo tienes que proporcionar los campos mínimos obligatorios para crear un borrador de transacción. Cada línea aparecerá en la página Entradas de transacciones de ingresos, donde podrás gestionarlas y prepararlas para su contabilización.

1. Vete a Pedidos >Todo >Otra actividad de transacción > Ver transacciones.

2. Escoger Importación.

3. Escoger Descargar plantilla.

4. En el Explorador de archivos, abra el archivo de plantilla e introduzca los datos.

   Campos mínimos obligatorios para un borrador de transacción:

   • TRANSACTIONTYPE (utilice la plantilla de transacción configurada para este flujo de trabajo)

   • DATE

   • DOCUMENTNO

   • CUSTOMER_ID

   • STATE (debe ser Corriente de aire)

   • LINE

   • ITEMID

   • QUANTITY

   • PRICE

   • LOCATIONID

5. Guarde el archivo como CSV.

6. En Intacct, elige el archivo que has preparado y selecciona Importación.

   Cada línea de transacción aparecerá como una fila en la página Entradas de transacciones de ingresos.

   Más información sobre la importación de transacciones de pedidos.

Edita entradas de transacciones de ingresos en lote

En la página Entradas de transacciones de ingresos, utiliza la edición en lote para asignar el tratamiento de los ingresos y preparar las entradas para su contabilización. Asegúrese de asignar un Plantilla de ingresos, Fecha de inicioy Fecha final para reconocer los ingresos.

1. Vete a Pedidos >Todo >Reconocimiento de ingresos >Entradas de transacciones de ingresos.

2. También puedes reducir la lista utilizando los filtros en la parte superior de cada columna.

3. Selecciona la casilla de verificación situada en el extremo izquierdo de cada fila que quieras editar.

4. Encima de la tabla, selecciona Editar.

5. Edita uno o más campos.

   Para reconocer los ingresos, asegúrate de asignar un Plantilla de ingresos, Fecha de inicioy Fecha final.

   Al editar un campo de nivel de encabezado, los cambios se aplican a todas las entradas de la transacción asociada, incluso a las que no has seleccionado.

6. Escoger Salvar.

   Si no ves el botón Guardar, ajusta el tamaño de la ventana del navegador.

Contabilizar transacciones de ingresos en lote

Una vez preparadas las entradas, contabiliza las transacciones en lote desde la página Entradas de transacciones de ingresos. Para contabilizar, asegúrate de seleccionar todas las entradas asociadas a un documento de transacción. La contabilización es un proceso sin conexión que crea un Ejecución de acción en lote. Una vez que se complete la contabilización, las entradas se eliminan de la página Entradas de transacciones de ingresos.

1. Vete a Pedidos >Todo >Reconocimiento de ingresos >Entradas de transacciones de ingresos.

2. Utilice el filtro en la parte superior de la Número de documento para filtrar por transacción.

   Para contabilizar una transacción, debe tener un número de documento. Si a una transacción le falta un número de documento, edítalo en Pedidos para añadir el número de documento antes de contabilizarla.

3. Selecciona la casilla de verificación en el encabezado de la columna para seleccionar todas las entradas de la página.

   Para contabilizar una transacción, debes seleccionar todas las entradas asociadas a la transacción. Si hay más de 500 entradas en la transacción, ve a Pedidos >Todo >Otra actividad de transacción > Ver transaccionesy, a continuación, vea el documento de encabezado y contabilice.

4. Encima de la tabla, seleccionaExponer.

5. Escoger Exponer para confirmar.

   Un Ejecución de acción en lote se crea. Cuando finalice el proceso, recibirás un correo electrónico y las entradas contabilizadas se eliminarán de la página Entradas de transacciones de ingresos.

   Si la transacción se modifica antes de que comience la ejecución de la acción en lote, se contabilizará la versión más reciente de la transacción.

Borrar entradas de transacciones de ingresos

Las entradas no se pueden borrar directamente desde la página Entradas de transacciones de ingresos. Para borrar una entrada, vaya a su documento de transacción de encabezado en Pedidos > Todo >Transacciones. Más información sobre cómo eliminar una transacción en Pedidos.

Descripciones de campos

Lista de entradas de transacciones de ingresos

Entradas de transacciones de ingresos Descripciones de campos de lista

Campo	Descripción
Número de la entrada	El número de fila de la línea de la transacción dentro de la tabla de entrada de la transacción.
Número de documento	El identificador único de la transacción del encabezado. Para contabilizar, la transacción debe tener asignado un número de documento.
Fecha	La fecha de la transacción.
Identificador del artículo	El identificador del artículo asociado a la entrada de transacción.
Identificador de cliente	El identificador del cliente asociado a la transacción.
Nombre del cliente	El nombre del cliente asociado a la transacción.
Precio	El coste de la entrada de transacción.
Plantilla de reconocimiento de ingresos	La plantilla que define la programación de reconocimiento de ingresos para el asiento de transacción.
Fecha de inicio	La fecha en que comienza la programación de reconocimiento de ingresos, a menos que la plantilla la defina como la fecha de la transacción.
Fecha de finalización	La fecha en que finaliza la programación de reconocimiento de ingresos.
Identificador de ubicación	El identificador de la ubicación asociada a la entrada de transacción.
Plantilla de la transacción	El tipo de transacción.
Número de ficha de la transacción	El número de identificación único generado por el sistema de la transacción del encabezado. Selecciona el enlace de esta columna para abrir la transacción.

Ventana Editar entradas

Campos relacionados con el impuesto armonizado sobre las ventas

Editar entradas Descripciones de campos de sección de nivel de encabezado

Campo	Descripción
Cliente	El cliente asociado a la transacción.
Facturar a	El contacto responsable de pagar la transacción.
Enviar a	El contacto donde se entrega el producto o servicio.
Fecha	La fecha de la transacción.
Fecha de vencimiento	La fecha de vencimiento del pago.
Condiciones de pago	Condiciones de Cuentas a cobrar que definen cómo vence el pago, como las condiciones de Net 30.

Campos relacionados con la línea

Editar entradas Descripciones de campos de sección a nivel de línea

Campo	Descripción
Plantilla de reconocimiento de ingresos	La plantilla que define la programación de reconocimiento de ingresos para el asiento de transacción.
Fecha de inicio	La fecha en que comienza la programación de reconocimiento de ingresos, a menos que la plantilla la defina como la fecha de la transacción.
Fecha de finalización	La fecha en que finaliza la programación de reconocimiento de ingresos.
Descripción del artículo	Una descripción del artículo.
Nota	La nota para la entrada de transacción. Esto podría ser algo que aclare el motivo de la transacción.
Ubicación	La ubicación asociada a la entrada de transacción.
Departamento	El departamento asociado a la entrada de transacción.
Proveedor	El proveedor asociado a la entrada de transacción.
Empleado	El empleado asociado a la entrada de la transacción.
Clase	La clase asociada a la entrada de transacción.
Contrato	El contrato asociado con la entrada de transacción.
Proyecto	El proyecto asociado a la entrada de transacción.