Cálculo rápido de columnas: Pestaña Columnas: Asistente de creación de informes financieros

Los cálculos de resumen realizan una operación sencilla en dos o más columnas de un informe financiero. Entre las operaciones que se pueden realizar en columnas se incluyen promedio, mínimo, máximo, mediana, sumar, restar, multiplicar y dividir.

Por ejemplo, es posible que desee:

• Calcule los ingresos promedio de consultoría durante varios períodos de informes.
• Mostrar los ingresos mensuales más altos.
• Divida una cuarta parte de los ingresos entre un año y exprese el resultado como un porcentaje.

Añadir un cálculo

Para realizar una operación sencilla en 2 o más columnas:

1. En el Columnas , agregue una nueva columna en cualquier lugar a la derecha de las columnas a las que está aplicando el cálculo.
   • La columna que contiene el cálculo debe ubicarse después de las columnas en las que se está operando.
   • Por ejemplo, si planea dividir la columna 2 entre la columna 3, el cálculo se puede insertar en la columna 4 o después.
2. Para la nueva columna de cálculo, establezca el parámetro Tipo de columna Para Cómputo: Resumen en columnas

   Al elegir este tipo de columna, algunas opciones de columna ya no son aplicables. Por ejemplo, la opción de seleccionar un periodo de informe está deshabilitada.

3. Seleccione la opción Operación que quieres realizar.
   • Los operadores incluyen promedio, mínimo, máximo, mediana, sumar, restar, multiplicar y dividir.
   • De forma predeterminada, la operación se aplica a todas las filas de la columna, incluidos los totales. Sin embargo, puede seleccionar No apliques la operación al total para omitir la operación de totales y subtotales y, en su lugar, sumar los valores de fila.
   ¿Por qué debería usar ¿No aplicas la operación al total?

   De forma predeterminada, la operación se aplica a todas las filas, incluido el total. Sin embargo, hay casos en los que desea omitir la operación para el total y, en su lugar, sumar las filas de detalles.

   En el siguiente ejemplo, el saldo de vacaciones de cada empleado (Columna 2) se multiplica por su tarifa por hora (Columna 3) para determinar el pasivo individual por vacaciones. En el caso del pasivo total para todos los empleados, el importe se obtiene omitiendo la operación en el total y, en su lugar, sumando las filas.

   

4. En Rango de columnas , especifique las columnas a las que desea aplicar la operación.

   Para especificar las columnas, escribe números enteros que representen los números de columna, junto con una sintaxis que separe varios valores o especifique un intervalo. No introduzcas ningún espacio en el Rango de columnas campo.

   • Utilice comas para especificar varias columnas. Por ejemplo 1,4,5 Aplica la operación a los valores de las columnas 1, 4 y 5.
   • Utilice dos puntos para especificar un rango de columnas. Por ejemplo 1:9 Aplica la operación a los valores de las columnas 1 a 9.
   • También puede mezclar los 2 tipos de sintaxis. Por ejemplo 2:5,7 Aplica la operación a las columnas 2 a 5 más a la columna 7.
5. Guarde el cálculo.
6. En el Columnas , selecciona opciones adicionales para la columna calculada.
   • Introduzca un descriptivo Título para la columna.
   • Utilice la función Mostrar como opción para seleccionar cómo se deben mostrar los valores; Por ejemplo, como un número, un importe con divisa, un porcentaje o una proporción.
     ¿Quieres convertir valores decimales en porcentajes? Escoger Porcentaje - Convertir a % A medida que el Mostrar como opción.
7. Obtén una vista previa del informe.

Orden de operación de cálculo

Cada cálculo requiere una sola operación: sumar, restar, multiplicar o dividir. No se especifican las columnas en las que se va a utilizar el cálculo hasta que se incluye en un informe.

Sin embargo, al crear el informe, para asegurarse de que el orden de las operaciones es el deseado, agregue las columnas de cálculo en el orden deseado.

Por ejemplo, para sumar las columnas 1 y 2 y, a continuación, multiplicar ese número por 5, colocaría primero la columna de cálculo con la suma (la columna 3 se puede usar para aplicar el cálculo a las columnas 1 y 2).

A continuación, incluiría la columna de cálculo (como columna 4) para la operación de multiplicación, aplicándola a la columna 3. Esto garantiza que el orden de operación multiplique el resultado de la columna 3 (la suma).