Informe de utilización de los empleados

Puede utilizar el Asistente de creación de informes financieros para crear un informe de utilización de los empleados que analice la eficiencia de los empleados. Puede generar informes sobre una combinación de métricas, incluidas las horas facturables y no facturables, y las horas utilizadas y no utilizadas para analizar exactamente cómo se emplea el tiempo.

En este tema, aprenderá a:

  • Configura tu sociedad para capturar métricas de utilización
  • Informar sobre estas métricas en el Asistente de creación de informes financieros

Después de crear este informe, puedes ejecutarlo desde la lista de informes financieros del Libro Mayor o desde el Centro de informes.

Acerca del informe

Un informe de utilización del empleado muestra un desglose de las horas reales trabajadas por un empleado en comparación con sus horas presupuestadas. También puede optar por incluir cuáles de esas horas son facturables o no, y cuáles se utilizan o no se utilizan.

A continuación, se muestra un informe de ejemplo para la utilización de los empleados:

Informe de utilización de los empleados que muestra las horas facturables y no facturables en comparación con las horas presupuestadas para dos empleados activos.

Prerrequisitos

Antes de crear un informe de utilización de empleados en el Asistente de creación de informes financieros, debe asegurarse de que se cumplen estos requisitos previos:

Prerrequisito Descripción

Configurar proyectos para capturar horas de mano de obra

Puedes configurar tu sociedad para que se realice un seguimiento de las horas de mano de obra a medida que se contabilizan las plantillas horarias. Se realiza un seguimiento automático de esta información mediante un diario estadístico y cuentas estadísticas que seleccione en la página Configurar proyectos.

Para seleccionar un diario estadístico:

  1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

  2. Escoger Proyectos.

    Aparece la página Configurar proyectos.

  3. En la sección Contabilización del Libro Mayor de la plantilla horaria, en Diarios, selecciona el diario estadístico en el que deseas capturar las horas de mano de obra.

    Para obtener información detallada sobre cómo crear un diario estadístico, vaya a Diarios estadísticos.

Para seleccionar una cuenta estadística:

    Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

  1. Escoger Proyectos.

    Aparece la página Configurar proyectos.

  2. En la sección Contabilización del Libro Mayor de la plantilla horaria, en Cuentas, selecciona las cuentas estadísticas para capturar las horas de mano de obra.
    1. Puede seleccionar cuentas estadísticas individuales para cada área sobre la que desee generar informes, por ejemplo, horas facturables y no facturables, y horas utilizadas y no utilizadas. Esta opción ofrece la mayor flexibilidad para la generación de informes.
    2. Opcionalmente, puede seleccionar solo una cuenta estadística para realizar un seguimiento de todos los tipos de mano de obra, por ejemplo, "Horas de mano de obra". Esta configuración funciona si no tienes previsto informar por separado sobre las horas facturables, no facturables, utilizadas y no utilizadas.

    Para obtener información detallada sobre cómo crear una cuenta estadística, vaya a Cuentas estadísticas

Configurar los presupuestos de mano de obra de los empleados

Si aún no lo has hecho, crea presupuestos de mano de obra para cada empleado que se incluirán en el informe. Esto le permite incluir las horas presupuestadas reales y totales para cada empleado en el informe. Opcionalmente, puedes optar por distinguir entre horas de mano de obra facturables y no facturables, y utilizadas y no utilizadas, configurando presupuestos para cada una de estas cuentas.

  1. Vete a Contabilidad > Todo > Informes y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Presupuesto.

  2. Dale a tu presupuesto un Identificador de presupuesto y Descripción y seleccione Salvar.

    Volverá a la página de lista Presupuestos.

  3. Una vez que hayas creado un presupuesto, por ejemplo "Objetivos de utilización", puedes añadir empleados y cuentas en la página Información del presupuesto. Vete a Libro Mayor > Todo > Informes > Presupuesto y seleccione Detalles para el presupuesto.
  4. Para seleccionar una cuenta y un empleado para los que quieras añadir un presupuesto a tu presupuesto, selecciona Agregar. Tendrás que configurar un registro para cada empleado.
    En el modo Añadir, la parte inferior de la página está en blanco hasta que seleccione Mostrar periodos, momento en el que la página se actualiza para mostrar los periodos en los que se puede presupuestar y los campos correspondientes en los que se pueden asignar importes de presupuesto.
  5. Establece el total de horas del presupuesto para cada mes por mes.

    Para obtener información detallada sobre cómo crear un presupuesto, vaya a Detalles del presupuesto de una cuenta.

Distinguir entre tareas utilizadas y no utilizadas

Edita las tareas para indicar si son facturables o no facturables, y si se utilizan o no se utilizan. Los empleados seleccionan una tarea al introducir la información de su plantilla horaria. Esto permite realizar un seguimiento y categorizar automáticamente los diferentes tipos de horas de mano de obra en el informe.

Para editar una tarea:

  1. Vete a Proyectos > Todo > Proyectos > Tareas. Selecciona una tarea para editarla.
  2. En el Tarea , seleccione la casilla de verificación para Facturableo déjelo en blanco.
  3. En el Información adicional , seleccione la casilla de verificación para Utilizadoo déjelo en blanco.
    Para obtener información detallada sobre las tareas, vaya a Trabajar con tareas del proyecto.

Configura tus estructuras de informes: grupos de dimensiones y grupos de cuentas

Las filas y columnas del informe de utilización de los empleados constarán de grupos de dimensiones y grupos de cuentas estadísticas.

Por ejemplo, en el informe de ejemplo se utiliza:

  • Una estructura de dimensión de empleado en las filas
  • Grupos de cuentas estadísticas en las columnas

Como mínimo, debe crear grupos de cuentas estadísticas que contengan las cuentas estadísticas que representan las horas de mano de obra que desea mostrar en el informe.

Por ejemplo, si quieres mostrar las horas facturables como una columna en el informe, deberás crear un grupo de cuentas estadísticas para las horas facturables.

Los grupos de cuentas son los componentes fundamentales de los informes financieros. Todas las cuentas que tengas deben formar parte de un grupo de cuentas si quieres utilizar sus datos en un balance, una cuenta de resultados, un flujo de efectivo u otro informe.

Para configurar una estructura de dimensión de empleado:

  1. Vete a Gastos > Arreglo > Empleados > grupos .

    Aparece la página Información del grupo de empleados.

  2. Escoger Agregar para crear un grupo de dimensión de empleado que también sea una estructura de dimensión. Para ello, compruebe la opción Estructura de dimensión casilla de verificación. Por ejemplo, es posible que desee crear un grupo de dimensión de empleado llamado "Empleados activos" para obtener datos de todos los empleados activos actualmente en su empresa.
  3. Seleccione una de las siguientes opciones: Todos los miembros o Miembros específicos para incluir en el grupo.
    • Para incluir a todos los empleados activos, selecciona Todos los miembros y, a continuación, filtra por los empleados en los que el estado es "Activo".
    Para obtener información detallada, vaya a .

Para configurar grupos de cuentas estadísticas:

  1. Vete a Informes > Arreglo > Cuentas > grupos. Aparece la página Grupos de cuentas.
  2. Escoger Agregar Crear uno o varios grupos de cuentas estadísticas que actúen como contenedor de las cuentas.
    1. La creación de grupos de cuentas para cada cuenta (facturable, no facturable, utilizada y no utilizada) te permite ver y comparar los detalles de cómo se utilizan y facturan las horas en el informe. Estas son las cuentas que seleccionó en la página Configurar proyectos.
    2. La creación de un grupo de cuentas, por ejemplo, "Horas de mano de obra", te permite informar sobre el total de horas.
    Para obtener más información sobre los grupos de cuentas estadísticas, vaya a Cuentas estadísticas

Crear el informe

Puedes crear muchos tipos diferentes de informes con la información que acabas de configurar. Estas son algunas sugerencias sobre cómo crear el informe que se muestra en el ejemplo.

Para crear un informe que incluya dimensiones en filas o columnas de informe:

  1. Vete a Contabilidad > Todo > Informes financieros y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Informes financieros.
  2. En la página Asistente de creación de informes financieros, en la página Información del informe , asigne un nombre al informe.
  3. En Estructura del informe de la sección Información del informe pestaña:
    • Introduzca un Nombre del informe, por ejemplo, "Utilización del empleado".
    • En Estructura del informe, seleccione Dimensiones.
  4. En el Filas , seleccione Seleccionar estructuras de dimensión. Selecciona la estructura de dimensión de empleado que creaste anteriormente en el paso 4, por ejemplo, "Empleados activos".
  5. En el Columnas , selecciona los grupos de cuentas que creaste anteriormente en el paso 4 y el presupuesto de personal que creaste en el paso 2.
    • Crea una columna para cada grupo de cuentas que hayas creado anteriormente en el paso 4. Por ejemplo, para crear un informe como el del ejemplo anterior, seleccionaría los grupos de cuentas "Horas facturables", "Horas utilizadas" y "Horas no utilizadas". Escoger Real para el tipo de columna.
    • Crea una columna para el total de horas trabajadas. Selecciona el grupo de cuentas para las horas de los empleados. Escoger Real para el tipo de columna.
    • Crea una columna para las horas presupuestadas. Selecciona el grupo de cuentas para las horas de los empleados, pero selecciona Presupuesto para el tipo de columna.

Ejecutar el informe

Para ejecutar el informe, vaya a:

  • El Redactor de informes financieros (Libro Mayor > Todo > Principales > Informes financieros)

O

  • El Centro de informes (seleccione Informes en el menú principal).