Cuentas a pagar

Reconciliación de pagos y créditos con facturas

Observa fácilmente cómo los pagos y los créditos aplicados se concilian con las facturas mediante el Informe de reconciliación de proveedores. De un vistazo, puedes ver no solo cuánto debes a un proveedor, sino también cómo se han conciliado los pagos y los créditos con las facturas.

El Informe de reconciliación de proveedores responde a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué créditos y pagos se aplicaron a una factura concreta?
  • ¿Dónde se aplicó un crédito determinado?
  • ¿Qué transacciones comparten una secuencia de conciliación concreta?
  • ¿Qué transacciones permanecen parcialmente conciliadas o sin conciliar?

El informe de reconciliación concilia las transacciones mediante secuencias de letras, lo que te ayuda a evaluar cómo se aplicaron los pagos y los créditos.

Detalles

Las secuencias de conciliación son secuencias de documentos alfa que se utilizan en el Informe de reconciliación de proveedores para mostrar la relación entre las facturas y los créditos o pagos aplicados a ellas.

Cuando aplicas un pago o un crédito con respecto a una factura, Sage Intacct le asigna una secuencia de conciliación. Todos los asientos de pago referentes a la factura utilizan la misma secuencia, por lo que se establece una relación entre ellos. Mientras la factura esté parcialmente pagada, las secuencias de conciliación se muestran en minúsculas, lo que indica que la factura no está completamente conciliada. Cuando la factura se paga en su totalidad, las secuencias de conciliación se cambian a letras mayúsculas.

En el caso de un crédito, como una regularización o un anticipo, se asigna una secuencia de conciliación al crédito cuando se aplica a una transacción. Puedes realizar un seguimiento de cómo se concilia el crédito con las transacciones a través de las entradas de contrapartida del crédito, también llamadas contrapartidas. Las entradas de crédito y las entradas de contrapartida del crédito comparten la misma secuencia de conciliación. Esta secuencia se muestra en minúsculas hasta que el crédito se aplica por completo.

Puedes filtrar el Informe de reconciliación de proveedores para mostrar las transacciones sin conciliar, conciliadas parcialmente o totalmente conciliadas. También puedes filtrar el informe para una secuencia de conciliación determinada.

Cómo funciona

Configurar la reconciliación de proveedores

  1. Ve a Sociedad > pestaña Configuración > Ajustes > Secuencia de documentos.
  2. En la lista Secuencia de documentos, selecciona Añadir.
  3. Introduce un Identificador de secuencia y un Nombre de la secuencia.
  4. Selecciona Alfa como el Tipo de secuencia.
  5. Si deseas que la secuencia máxima sea inferior a 16 caracteres, anula el valor predeterminado para Secuencia principal máxima.

    De esta forma, se limita el número de incrementos permitidos para la secuencia. En general, no es necesario cambiar el valor predeterminado.

  6. En Secuencia principal, introduce a.

    Este es el valor inicial que Sage Intacct utilizará para el código de conciliación. La segunda secuencia es b, la tercera c, y así sucesivamente. Cuando la secuencia se incremente hasta la z, la siguiente secuencia será aa.

  7. También puedes definir un Prefijo fijo o un Sufijo fijo.

    Debajo de los campos de entrada, puedes obtener una vista previa de cómo aparecerá la secuencia en el informe.

  8. Selecciona Guardar.
  1. Ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.
  2. En la sección Secuenciación de documentos, selecciona Habilitar reconciliación de proveedores.
  3. Para la Secuencia de conciliación de Cuentas a pagar, selecciona la secuencia de documento alfa que creaste anteriormente.
    Solo se muestran las secuencias de documentos alfa en la lista de opciones seleccionables. Si no ves la secuencia que has creado, vuelve a comprobarla para confirmar que el Tipo de secuencia está establecido en "alfa".
  4. Selecciona Guardar.

Asignar Reconciliación de proveedores de Cuentas a pagar: ejecuta permisos para los usuarios que necesitan revisar y contabilizar transacciones entrantes.

Sigue el procedimiento que corresponda a tu configuración: bien Asignar permisos a una función o bien Asignar permisos a usuarios específicos.

Ejecutar el Informe de reconciliación de proveedores

  1. Ve a Cuentas a pagar > Todo > Informes > Reconciliación de proveedores.
  2. Selecciona un periodo de informe.
  3. Elige los proveedores que deseas incluir en el informe.
    1. Si deseas restringir el informe a un solo proveedor, define los campos Del proveedor y Al proveedor con el nombre del proveedor.

    2. Marca la casilla de verificación Incluir a todos los proveedores para incluir las transacciones de los proveedores con balances cero.

    3. Selecciona Incluir proveedores con balance cero y actividad para incluir cuentas con balance cero, solo si estos proveedores tuvieron actividad durante el periodo de tiempo seleccionado.

  4. Si deseas examinar la reconciliación solo para una secuencia de conciliación determinada, introdúcela en Secuencia de coincidencia.
  5. Para ver solo las transacciones que no se han reconciliado por completo, selecciona lo siguiente:
    1. En Conciliaciones a mostrar, elige Seleccionar.
    2. Selecciona Sin conciliar y Parcialmente conciliado.
    3. Selecciona Hecho.
  6. Define el orden en Ordenar por.

    Además de ordenar por proveedor o factura, también puedes ordenar por secuencia de conciliación.

  7. Establece cualquier otro filtro que necesites, como Ubicación o Divisa.
  8. Selecciona Ver.

Permisos y otros requisitos

Suscripción

Cuentas a pagar
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario

Negocio
Permisos

Cuentas a pagar

  • Reconciliación de proveedores: ejecutar
Configuración

Habilita la Reconciliación de proveedores y define una secuencia de conciliación de Cuentas a pagar en Configurar Cuentas a pagar.
Restricciones

Sage Intacct comienza a asignar secuencias de conciliación a las transacciones cuando habilites la Reconciliación de proveedores. A los pagos y créditos que aplicaste a las facturas antes de habilitar la función no se les asignan secuencias de conciliación.