Cuentas a pagar

Lanzamiento de la aprobación basada en proveedores para facturación

¿Tu organización asigna responsabilidades de aprobación para las facturas en función del proveedor? Si es así, te encantará el nuevo tipo de regla de aprobación basada en el proveedor para las políticas de aprobación de facturas.

Cuando añades el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor a la política de aprobación de facturas, tienes la opción de asignar un responsable de aprobación de facturas a cada proveedor, en la ficha del proveedor. A continuación, cuando se envía una factura, Sage Intacct la envía a la cola del responsable de aprobación asignado para su revisión.

Detalles

• Añade el tipo de la regla de aprobación basada en el proveedor a la política de aprobación de facturas en la configuración de Cuentas a pagar.

• El campo Responsable de aprobación de facturas aparece en la ficha del proveedor tras añadir el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor y guardar la configuración.

  

• Asigna responsables de aprobación de facturas editando directamente las fichas de proveedores o actualizando las fichas de proveedores mediante la importación de CSV.

• Se puede seleccionar cualquier usuario empresarial o empleado sin restricciones con permisos Aprobar facturas: Enumerar como responsable de aprobación de facturas.

• Puedes asignar un grupo de usuarios como responsable de aprobación de facturas, siempre que todos los miembros del grupo no tengan restricciones y cuenten con los permisos adecuados. Solo se requiere un usuario del grupo para aprobar una factura.

Cuando existen varios tipos de reglas en la política de aprobación de facturas, se ejecutan del siguiente modo:

• Si la política de aprobación de facturas incluye varias reglas, las reglas se ejecutan en el orden en que las enumeras.

• Si se envía una factura para un proveedor que no tiene un responsable de aprobación asignado, la factura se aprueba automáticamente para esa regla y Sage Intacct pasa a la siguiente regla de aprobación.

• Si tienes tanto un conjunto de reglas de aprobación de valor del departamento de transacciones como un tipo de regla de aprobación basada en el proveedor presentes en tu política de aprobación de facturas, Intacct ejecuta las reglas de la siguiente manera:

  • Para facturas de proveedores con responsables de aprobación de facturas asignados, se ejecuta la aprobación basada en el proveedor y se omite la aprobación de valor del departamento de transacciones. De este modo, podrás crear facturas para que las aprueben los proveedores y se asignen a varios departamentos.

  • En el caso de facturas de proveedores que no tienen asignados responsables de aprobación de facturas, se ejecuta la aprobación de valor del departamento de transacciones y se omite la aprobación basada en el proveedor.

Cómo funciona:

Paso 1: Configuración

1. Si ya utilizas las aprobaciones de facturas, añade el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor a la configuración de aprobación de facturas existente.

   Si aún no utilizas las aprobaciones de facturas, obtén información sobre cómo habilitar la opción y crear la política de aprobación de facturas.

2. Concede el permiso Aprobar facturas: enumerar a los usuarios que deseas asignar como responsables de aprobación de facturas.

Paso 2: Asignar responsables de aprobación de facturas

1. Ve a Cuentas a pagar > pestaña Todos > Proveedores.

2. Selecciona Editar junto al proveedor que deseas actualizar.

3. Selecciona la pestaña Información adicional.

4. En la sección Detalles de la factura, selecciona un usuario o grupo de usuarios de la lista Responsable de aprobación de facturas.

5. Selecciona Guardar o Enviar.

   Si tienes habilitada la aprobación del proveedor, este cambio surtirá efecto después de que se apruebe la actualización del proveedor.

Paso 3: Aprobar facturas

El proceso para la regla de aprobación basada en el proveedor es similar al de otras reglas de aprobación de facturas.

1. Un usuario envía una factura.

2. Sage Intacct comienza a ejecutar las reglas de aprobación de facturas que definiste en la política de aprobación de facturas.

3. Cuando el flujo de trabajo de aprobación alcanza la regla de aprobación basada en el proveedor, Sage Intacct comprueba si hay un responsable de aprobación de facturas asignado al proveedor.

   • Si existe un responsable de aprobación asignado, la factura se añade a la cola del responsable de aprobación.

     Los responsables de aprobación que tengan notificaciones configuradas recibirán un correo electrónico en el que se les notificará que la factura está pendiente de aprobación.

   • Si no existe ningún responsable de aprobación asignado, la factura se aprueba automáticamente y se ejecuta la siguiente regla de aprobación.

     Si no hay más reglas de aprobación, el estado de la factura cambia a contabilizado.

4. El responsable de aprobación de facturas revisa la factura y la aprueba o la rechaza.

   • Si el responsable de aprobación rechaza la factura, el estado de la factura cambia a Rechazado.

   • Si el responsable de aprobación aprueba la factura, el estado de la factura cambia a Contabilizado o Aprobado parcialmente, en función de si hay tipos de reglas adicionales tras la aprobación basada en el proveedor.

     Los tipos de reglas de aprobación de valor: del Departamento de transacciones se omiten para las facturas de proveedores con responsables de aprobación de facturas asignados.

5. Una vez completadas todas las reglas de aprobación, los remitentes que están configurados para las notificaciones de aprobación de facturas reciben una notificación si la factura se ha aprobado.

Permisos y otros requisitos

Suscripción	Cuentas a pagar
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Ajustes: Usuario empresarial con privilegios de administrador Aprobaciones: Negocio Empleado
Permisos	Cuentas a pagar Aprobar facturas: Lista Proveedores: enumerar, editar
Importación de archivos CSV	Añade la regla de aprobación basada en el proveedor a la política de aprobación de facturas antes de descargar la plantilla de importación de proveedores para asignar responsables de aprobación de facturas. Los usuarios y grupos de usuarios que especifiques en la BILLAPPROVERID columna no deben estar restringidos.