INVENTARIO DE SUMINISTROS

Gestión integral de artículos de suministros

Para atender a sus clientes o comunidades, las instalaciones deben tener a mano lo esencial para que su negocio funcione de forma eficiente. Muchas organizaciones almacenan suministros para asegurarse de que estén disponibles cuando los necesiten. Ahora, es más sencillo garantizar un nivel de existencias adecuado, una distribución sencilla y que los suministros se consuman y contabilicen de acuerdo con su finalidad prevista.

El Inventario de suministros permite gestionar con eficiencia las solicitudes de los empleados de aquellos artículos necesarios para tu negocio. Tu manager de suministros puede analizar y dar curso a las solicitudes de suministros, y asegurarse de que se contabilizan todos los artículos a medida que se vayan consumiendo.

La suscripción al Inventario de suministros también proporciona información valiosa sobre las tendencias de compra y uso en todas las ubicaciones y periodos.

Explicación

Durante la configuración del Inventario de suministros se crean los artículos necesarios para el funcionamiento del negocio. Los artículos de suministro pueden incluir artículos administrativos (papel, bolígrafos, café), mobiliario (estanterías, escaleras, escritorios) y equipos (monitores, teclados, cables).

Los empleados pueden crear solicitudes cuando necesiten suministros y, a continuación, el manager de suministros usa la Mesa de trabajo de suministros para completar las siguientes actividades de flujo de trabajo:

• Revisar las solicitudes entrantes de suministros y evaluar si es necesario hacer nuevas órdenes en función de los artículos más necesarios.

• Crear nuevas órdenes de compra o transferir artículos en existencias entre almacenes.

• Reponer los artículos más solicitados para que estén disponibles internamente.

Opciones de suscripción

Puedes suscribirte a Inventario de suministros de dos formas; según la que mejor te parezca:

• Si actualmente utilizas Control de inventario para comprar los artículos que vendes, puedes habilitar el Inventario de suministros en la aplicación de Control de inventario. Utiliza la función adicional para realizar un seguimiento de los artículos esenciales para el funcionamiento del negocio.

• Si solo quieres pedir artículos de suministros para tus operaciones comerciales, puedes suscribirte a Inventario de suministros, que incluye cierta funcionalidad de Control de inventario.

Consideraciones

Cualquiera de las dos alternativas de suscripción requieren opciones de configuración específicas en Libro Mayor, Compras y Control de inventario.

• El Inventario de suministros requiere flujos de trabajo avanzados. Hay pasos de configuración que se deben completar para que las características añadidas de flujos de trabajo avanzados sean compatibles.

• Al cambiar a flujos de trabajo avanzados, las fichas de tipo de artículo de inventario existentes se actualizan automáticamente para utilizar el método de coste estándar, y requieren que definas una unidad de medida.

• A las fichas de artículos existentes también se les asigna un grupo del Libro Mayor generado por el sistema (la selección de la cuenta del Libro Mayor original se elimina automáticamente). Para cambiar los grupos del Libro Mayor generados por el sistema, crea nuevos grupos del Libro Mayor de artículos y, a continuación, actualiza cada ficha de artículo con el nuevo grupo del Libro Mayor de artículos.

• El método de coste asignado no se puede modificar en la ficha de un artículo. Si necesitas cambiar el método de coste de un artículo, primero duplica la ficha del artículo y crea una nueva. A continuación, desactiva la ficha del artículo preexistente.

Cómo funciona:

Primero tienes que completar los pasos de configuración en Libro Mayor y Compras y, después, suscribir o habilitar el Inventario de suministros en Control de inventario.

• En Libro Mayor y Compras, configura las dimensiones Proveedor y Empleado.

• En Compras, activa la entrega a contactos en los niveles de encabezado y de partidas.

Suscríbete a Inventario de suministros o Control de inventario

1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones y, a continuación, busca Control de inventarios e Inventario de suministros en la lista Suscripciones.

2. Selecciona Ver opciones.

3. Selecciona Control de inventario o Inventario de suministros.

4. Cuando se te indique, selecciona Subscribir. En función del alcance de las configuraciones de datos existentes, puede que tengas que esperar unos minutos hasta que se inicie la página de configuración de Control de inventario.

5. Completa los pasos de configuración inicial en Control de inventario:

   1. Selecciona Habilitar flujo de trabajo avanzado.

   2. Selecciona Habilitar Inventario de suministros.

   3. Selecciona las dimensiones Proveedor y Empleado.

6. Selecciona Guardar.

Pasos de configuración adicionales

A continuación, tienes una descripción general de los pasos de configuración restantes. Consulta los enlaces de ayuda en la sección “Información relacionada” para obtener más información.

1. Crea plantillas de transacción para solicitudes de suministros, órdenes de compra y envíos directos.

2. Crear artículos de suministros en el Control de inventario.
3. En función de los requisitos del flujo de trabajo de tu sociedad, configura políticas de aprobación de compras para las solicitudes de suministros.

Permisos y otros requisitos

Suscripción	Control de inventario o Inventario de suministros Compras
Disponibilidad por región	Canadá Estados Unidos
Tipo de usuario	Para solicitar suministros: Negocio Empleado Almacén Para gestionar las solicitudes de suministros: Negocio Almacén
Permisos	Compras Transacciones de Compras: Enumerar, ver, añadir, editar Control de inventario Solicitar suministros: Editar Administrar suministros: Editar
Configuración	Para configurar el Inventario de suministros, tendrás que hacer lo siguiente: Configurar grupos de artículos del Libro Mayor Configurar una plantilla de transacción para órdenes de compra de suministros y, si es necesario, para envíos directos de suministros Añadir artículos de suministros (los artículos de inventario existentes no se pueden convertir en artículos de suministros)
Dependencias u otros requisitos	Requiere un flujo de trabajo avanzado Requiere actualizaciones de MIV todas las noches Evita las transacciones de inventario negativas
Restricciones	Estas funciones de Control de inventario no están disponibles con una suscripción exclusiva de Inventario de suministros: Plantillas de las transacciones de Control de inventario Costes en destino Cumplimiento