Cuentas a pagar

Presentación de cheques conjuntos para Cuentas a pagar

Si gestionas facturas de proveedores que subcontratan partes de su trabajo y necesitas pagar a ambas partes, el método de pago de cheques conjuntos es lo que necesitas. Ya está disponible para todos los suscriptores de Cuentas a pagar.

Con los cheques conjuntos, puedes agregar 1 o más beneficiarios conjuntos a una factura y emitir cheques a nombre de las dos partes. Puedes realizar pagos a beneficiarios conjuntos a nivel de factura o a nivel de línea.

Detalles

Configuración de beneficiarios conjuntos

En primer lugar, habilita los cheques en el nivel general de la Configuración de Cuentas a pagar. Puedes desactivar los cheques conjuntos hasta el momento en que realices tu primer pago conjunto.

Después de habilitar los cheques conjuntos, Sage Intacct añade los siguientes elementos a las páginas existentes:

• Una pestaña de Beneficiario conjunto a las facturas después de crearlas.
• El método de pago de Cheque conjunto a la sección Pagar facturas.
• Las columnas de Beneficiario conjunto en los lugares en los que se enumeran los pagos, como en la lista Solicitudes de pago, en Pagos contabilizados y en el Registro de cheques.
• La columna Beneficiario conjunto: imprimir como a las listas de Solicitud de pago y en la página Imprimir cheques.

A continuación, puedes configurar un pago conjunto añadiendo uno o más beneficiarios conjuntos a una factura guardada.

Al configurar beneficiarios conjuntos, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Cada beneficiario conjunto de la factura debe ser único.
• De forma predeterminada, la opción Beneficiario conjunto: imprimir como utiliza el formato <primary vendor> Y <joint payee> Puedes anular este valor según sea necesario.
• No se pueden añadir beneficiarios conjuntos en los documentos de compra, como los que convierten un subcontrato o una orden de compra en una factura.
• Después de iniciar un pago a un beneficiario conjunto, no puedes borrar el beneficiario conjunto de la factura.
• La importación de archivos CSV no es compatible con las facturas con beneficiarios conjuntos. Añade los beneficiarios conjuntos después de importar la factura.

Pago de facturas con cheques conjuntos

Para pagar a los beneficiarios conjuntos, selecciona Cheque conjunto como método de pago en la sección Pagar facturas. Al seleccionar esta opción de pago, Intacct hace lo siguiente:

• Filtra la lista de facturas para mostrar solo las facturas con beneficiarios conjuntos.
• Añade un enlace de Detalles del beneficiario junto a cada factura para pagar a beneficiarios conjuntos a nivel de factura
• Añade un enlace de Detalles de la línea del beneficiario en el desglose de detalles de la línea para pagar a los beneficiarios conjuntos a nivel de línea.

El campo Importe a pagar de la página Pagar facturas resume los importes que se introducen en los Detalles del beneficiario o en los Detalles de la línea del beneficiario.

Al pagar con cheques conjuntos, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Editar el Importe a pagar resumido en la página Pagar facturas anula los detalles de pago conjunto que has añadido en otras páginas y asigna el importe del pago al proveedor principal.
• Los créditos y descuentos no son compatibles con los pagos conjuntos.
• Los pagos que utilizan el método de pago con cheques conjuntos generan una solicitud de pago por beneficiario conjunto y factura.
• Los pagos con cheques conjuntos no se pueden fusionar en la bandeja de salida.
• Los cheques conjuntos no son compatibles con las transacciones de divisa extranjera a divisa base en las que la divisa de la factura es distinta de la divisa del banco.
• Si seleccionas una factura para el pago con beneficiarios conjuntos, pero no eliges el método de pago con cheque conjunto, el importe se paga solo al proveedor principal.
• Los cheques conjuntos no están disponibles cuando se utiliza la opción Pagar por entidad.

Cómo funciona

Paso 1: Habilitar cheques conjuntos

1. Ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.
2. En Habilitar función, selecciona Habilitar cheques conjuntos.
3. Selecciona Guardar.

Ahora, la pestaña de beneficiario conjunto está disponible en las facturas que se han contabilizado o guardado como borradores.

Paso 2. Crear una factura con beneficiarios conjuntos

1. Crea una factura para el proveedor principal.
2. Guarda la factura como borrador o contabiliza la factura.
   Si tu sociedad utiliza aprobaciones de facturas, guárdalas como borrador. A continuación, envíalas después de añadir los beneficiarios conjuntos. De lo contrario, la factura se aprobará dos veces: primero cuando la crees y una segunda vez cuando añadas los beneficiarios conjuntos.
3. En la lista Facturas, selecciona Editar, junto a la factura.
4. Selecciona la pestaña Beneficiario conjunto.

   Si no ves la pestaña Beneficiario conjunto, significa que el método de pago con cheques conjuntos no está habilitado para tu sociedad.

5. En el campo Beneficiario conjunto, introduce el nombre del beneficiario secundario que quieres que aparezca en el cheque, junto con el proveedor.

   La opción Beneficiario conjunto: imprimir como muestra cómo se emitirá el cheque cuando pagues la factura. El formato de impresión es Proveedor Y beneficiario conjunto.

6. Para emitir cheques adicionales a otros beneficiarios conjuntos cuando pagues la factura en el futuro, introduce cada beneficiario conjunto en una nueva línea.

   Más adelante, cuando pagues la factura, especificarás el importe a pagar a cada beneficiario conjunto, ya sea a nivel de factura o a nivel de línea.

7. Selecciona Enviar, Contabilizar o Borrador.

Paso 3. Pagar una factura a beneficiarios conjuntos

1. Ve a Cuentas a pagar > Todo > Pagar facturas.
2. Aplica un filtro para cargar facturas.
3. Selecciona Cheques conjuntos como método de pago.

   Sage Intacct filtra la lista de facturas para mostrar solo las que están configuradas con beneficiarios conjuntos.

4. Selecciona la información de pago restante, como el Banco, la Divisa, la Categoría de tipo de cambio y la fecha de Pago.
5. Selecciona la factura que quieres pagar.
6. Para asignar importes de pago a nivel de factura:
   1. Selecciona Detalles del beneficiario, junto a la factura.
   2. Introduce la opción Importe a pagar para cada beneficiario conjunto al que desees emitir el pago.

      La línea 1, que no muestra ningún beneficiario conjunto, se paga solo al proveedor.

      Los pagos que realices en función del importe total de la factura, en lugar de a nivel de línea, se distribuyen entre las partidas en orden.
7. Para asignar importes de pago a nivel de línea:
1. Selecciona Detalles de la línea junto a la factura.
2. Selecciona Detalles de la línea del beneficiario, junto a la línea que quieres pagar.

   La página Detalles de la línea del beneficiario enumera los beneficiarios conjuntos que configuraste para esta factura.

3. Para cada beneficiario conjunto al que quieras pagar, introduce el Importe a pagar solo en esta línea.
4. Selecciona Guardar para volver a Detalles de factura.
8. Selecciona Guardar para volver a la sección Pagar facturas.
9. Selecciona Pagar ahora o Añadir a la bandeja de salida.

Intacct genera una solicitud de pago para cada pago conjunto o pago de proveedor que hayas especificado. Los pagos conjuntos no se pueden fusionar en la bandeja de salida.

Una vez aprobadas las solicitudes de pago, imprime los cheques.

Permisos y otros requisitos

Suscripción	Cuentas a pagar
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocio
Permisos	Para añadir beneficiarios conjuntos a una factura: Facturas: Enumerar, ver, añadir, editar Para pagar una factura con beneficiarios conjuntos: Pagar facturas: ejecutar
Configuración	Habilita las comprobaciones conjuntas en Configuración de Cuentas a pagar.