Compras

Aprobaciones de nivel de línea para compras

Esta idea se la debemos a nuestros clientes.

Obtén un control detallado y aprobaciones más rápidas al permitir que los responsables de aprobación actúen a nivel de línea en lugar de solo en el impuesto armonizado sobre las ventas. Esta función garantiza que cada responsable de departamento, proyecto o ubicación apruebe solo lo que le corresponde para reducir los cuellos de botella y mejorar la precisión.

Principales ventajas

  • Aprobaciones granulares: Los responsables de aprobación pueden aprobar o rechazar líneas individuales o toda la transacción.

  • Enrutamiento basado en dimensiones: Enruta las líneas por departamento, proyecto o ubicación para una rendición de cuentas precisa.

  • Visibilidad clara: Consulta el estado por línea, incluidas las aprobaciones parciales o los rechazos.

  • Políticas flexibles: Combina reglas a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas y a nivel de línea para que coincida con los flujos de trabajo reales.

Habilita las notificaciones para que los responsables de aprobación puedan actuar lo antes posible. También puedes delegar aprobaciones para escenarios fuera de la oficina.

Funcionamiento

La forma de configurar la política de aprobación es importante. Las reglas de aprobación se evalúan secuencialmente, de una en una, en función del orden en que aparecen en la política.

Las reglas de aprobación a nivel de línea y las reglas de aprobación basadas en valores no funcionan juntas como una regla combinada. Cada regla se aplica de forma independiente a la transacción y la regla actual debe aprobarse por completo antes de que se evalúe la siguiente regla.

Por ejemplo

La política de aprobación incluye:

  • Una regla de aprobación a nivel de línea que enruta cada línea al manager del departamento

  • Una regla de aprobación basada en valores que requiere aprobación cuando el importe total supera los 100 $

Si creas una orden de compra por 150 $, primero se envía al manager del departamento de cada línea, en función de la regla de aprobación a nivel de línea. Una vez completadas todas las aprobaciones a nivel de línea, la orden de compra se envía al responsable de aprobación de valor, en función de la regla de aprobación de valor.

Las reglas se procesan en secuencia. Configurar ambos tipos de reglas no crea una única condición de aprobación combinada.

  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.

  2. Ve a la sección de Aprobaciones y asegúrate de que Habilitar la aprobación de compras esté seleccionada.

  3. Para crear una Política de aprobación, selecciona Gestionar.

  4. Crea una nueva política de aprobación o edita una existente.

  5. Selecciona la plantilla de la transacción de Compras.

  6. En Tipo de regla, selecciona una de las siguientes opciones:

    1. Aprobación a nivel de línea por departamento

    2. Aprobación a nivel de línea por ubicación

    3. Aprobación a nivel de línea por proyecto

  7. Haz clic en Guardar.

  8. Cierra la ventana Políticas de aprobación de Compras.

  9. Selecciona Guardar en la página Configurar compras.

Si tu sociedad utiliza aprobaciones tanto a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas como a nivel de línea, aprueba las transacciones y las partidas en la ficha de transacciones.

Puedes aprobar transacciones en la lista de transacciones solo cuando las aprobaciones a nivel de línea no estén habilitadas.

  1. Ve a Compras > Todo > Aprobar transacciones.

  2. Haz clic en Ver junto a la transacción que deseas aprobar.

  3. En la sección Entradas, selecciona las partidas que deseas aprobar o rechazar.

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Permisos y otros requisitos

Suscripción

Compras
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario

Usuario empresarial con privilegios de administrador

Empleado

Responsable del proyecto
Permisos

Administración, Compras

  • Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver y Configurar

Compras

  • Aprobar transacción de compra: Enumerar

  • Niveles de aprobación de compras: Niveles aplicables
Configuración

Habilita las aprobaciones de compras en la página Configurar compras.
Dependencias u otros requisitos

En Compras, habilita estas dimensiones y asigna un responsable a cada una:

  • Departamento

  • Ubicación

  • Proyecto
Restricciones

Si tu sociedad utiliza aprobaciones tanto a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas como a nivel de línea, aprueba las transacciones y las partidas en la ficha de transacciones, no en la lista Aprobar transacciones.