Rapport de rapprochement des fournisseurs

Le rapport de rapprochement des fournisseurs indique, pour une période donnée, le montant dû à chaque fournisseur et la façon dont les paiements et les crédits se rapprochent des factures.

Chaque transaction rapprochée dans le rapport se voit attribuer une séquence de correspondance alphabétique. Cette séquence vous permet de rapprocher la relation entre les factures, les paiements et les crédits. En examinant la séquence de correspondance, vous pouvez répondre à des questions telles que :

• Quels crédits et paiements ont été appliqués à une facture fournisseur donnée ?
• Où un crédit donné a-t-il été appliqué ?
• Quelles transactions n’ont pas été rapprochées ou ne l’ont été que partiellement ?

Vous pouvez filtrer le rapport pour afficher les transactions sans correspondance, partiellement ou entièrement rapprochées. Vous pouvez également appliquer un filtre au rapport pour une correspondance de séquence donnée.

Qui a généralement besoin de ce rapport ?

• Les comptables, les contrôleurs, tous ceux qui ont besoin de voir qui doit de l’argent à qui.
• Des comptables et des contrôleurs de comptes qui ont besoin de voir comment les paiements et les crédits se rapprochent de factures spécifiques.

Pour plus d’informations sur les conditions de paiement qui peuvent différer selon votre établissement, consultez la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Avant de commencer

Avant de pouvoir exécuter le rapport de rapprochement fournisseur, vous devez configurer la séquence de rapprochement et activer le rapport.

Une fois que vous avez activé le rapport, Intacct applique des séquences de rapprochement aux nouvelles transactions de Comptes fournisseurs que vous créez à l’avenir.

Exécuter le rapport

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > rapports > rapprochement fournisseur.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’éléments à inclure, et spécifier la façon dont vous souhaitez que le rapport s’affiche.

1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne précisez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

   Vous pouvez préciser la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données particulières dans le rapport, comme un fournisseur et un emplacement. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, vous devez définir davantage de filtres.

3. Effectuez la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport ou déterminer le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Voir: Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
   • Imprimer: Affichez le rapport dès maintenant, en format PDF imprimable.
   • Traiter et stocker: Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés ou envoyés vers un établissement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox. En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.
   • Ajouter au tableau de bord: Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.

   • Mémoriser: Mémorisez (c’est-à-dire enregistrez) le rapport afin de pouvoir vous y référer ultérieurement ou le modifier et l’exécuter à nouveau.

     Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.

   • Exporter: Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données de rapport varient d’un rapport à l’autre.
   • Personnaliser: Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
   • Courriel: Après avoir exécuté le rapport, envoyez-l’e-mail à d’autres personnes.

   Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de rapport prédéfinies disponibles dans le Période visée par le rapport et À la Date boîtes. Vous pouvez également créer votre propre période de déclaration à l’aide de l’outil Date de début et Date de fin boîtes.

Filtres de rapport

Vous pouvez filtrer la liste par nom de fournisseur ou laisser la plage de fournisseurs vide pour inclure tous les fournisseurs. Vous pouvez également choisir de supprimer ou d’afficher les comptes avec des soldes nuls.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats de votre rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un fournisseur spécifique ou d’une plage de fournisseurs, utilisez la commande Du fournisseur et Vers le fournisseur listes déroulantes.
   Comment utiliser le À partir de et À Champs

   Tous À partir de et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que nécessaire, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

   Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

   1. De la À partir de liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité.
   2. De la À liste déroulante, sélectionnez le même objet.

   Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

   1. De la À partir de liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez au début de la plage.
   2. De la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez à la fin de la plage.

   Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

   Laissez les deux champs vides.

   Si vous disposez d’un grand numéro d’objets ou si le traitement du rapport prend trop de temps, utilisez la commande À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont le nom commence par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

   Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

2. Pour limiter les types de correspondances affichés dans le rapport, sélectionnez Sélectionnez sous Correspondances à afficher, puis sélectionnez les types de correspondance souhaités, puis sélectionnez Fait.

   Par défaut, le rapport inclut les transactions non rapprochées, partiellement rapprochées et entièrement rapprochées.

3. Sélectionnez l’icône Inclure tous les fournisseurs pour inclure les transactions des fournisseurs avec des soldes nuls.
4. Sélectionnez Inclure les fournisseurs à solde zéro avec activité pour inclure les comptes avec des soldes nuls uniquement si ces fournisseurs ont eu une activité au cours de la période sélectionnée.

Filtres multi-entités, multi-devises

Les sociétés multi-entités et multi-devises spécifient le type de devise, l’établissement et le service dans leurs filtres.

Devise de transaction

Si vous êtes une société multi-devises, vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. (Ce champ n’est visible que dans un environnement multi-devises.)  De la Devise de transaction liste déroulante, sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport s’affiche.  Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.

Établissement

Les options de filtre suivantes ne s’affichent que si vous travaillez dans un environnement multi-devises et multi-entités.

• Pour filtrer le rapport par établissement géographique, entrez le nom de la région, du pays, de l’statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche.
  L’emplacement est requis pour exécuter ce rapport au niveau général lorsque vous avez plusieurs devises de base. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
• Pour remplacer la sélection dans la zone Emplacement, utilisez l’icône Afficher pour domaine.
  

  L’endroit où vous vous trouvez dans l’organisation affecte le contenu du rapport.

  • Tous les emplacements : Incluez des données pour tous les emplacements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
  • Cet emplacement : Afficher uniquement les données de l’établissement/entité/groupe que vous avez sélectionné, mais pas les données de ses enfants.
  • Emplacements des enfants : Afficher uniquement les données des enfants de l’établissement ou de l’entité sélectionné.

Transactions avec plusieurs postes provenant de différents emplacements

Lorsque vous créez une transaction avec plusieurs postes provenant de différents emplacements, le rapport ne filtre pas au niveau de la ligne.

Par exemple, en utilisant la même configuration, si vous avez une seule transaction qui comprend :

Ligne	Établissement	Montant
1	Californie	1000,00 $
2	New York	1500,00 $

Quel que soit ce que vous sélectionnez dans l’option Afficher pour, le rapport affichera 2 500,00 $, soit le total, et non des lignes individuelles.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
Du fournisseur, Au fournisseur	Inclut les données d’un fournisseur spécifique ou d’une plage de fournisseurs. Par défaut, ces zones sont vides, ce qui signifie que le rapport récupérera les résultats de tous les fournisseurs.
Devise de transaction	Filtre les transactions utilisant cette devise. Par défaut, cette option est compensé, ce qui signifie que le rapport contient des transactions de toutes les devises. Cependant, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.
Établissement	Limite les résultats du rapport à un établissement ou à un groupe d’établissements spécifique. S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité ou établissement, ou les deux, ait son propre rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les départements et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel option, vous pouvez sélectionner uniquement Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite en cours d’exécution	Utilisé lorsque vous enregistrez un rapport et que vous accédez aux rapports mémorisés. Lorsque vous exécutez le rapport, aucun des filtres ne s’affiche. À l’aide d’une invite, l’utilisateur effectue les sélections avant d’exécuter le rapport ou d’accepter ce qui a été précédemment enregistré dans le rapport enregistré.
Correspondance de séquence	Pour renvoyer un rapport pour une seule séquence de correspondance, entrez la séquence ici. La séquence est sensible à la casse, selon que la transaction est mise en correspondance, sans correspondance ou partiellement appariée.
Correspondances à afficher	Par défaut, tous les types de correspondance s’affichent dans le rapport. Vous pouvez également sélectionner le type de correspondance de transaction que vous souhaitez afficher : Inégalé: Factures pour lesquelles vous n’avez pas effectué de paiement. Partiellement apparié: Factures partiellement payées, lorsqu’il reste un solde. Entièrement assorti: Factures entièrement payées.
Inclure tous les fournisseurs	Inclut les fournisseurs qui n’ont aucun solde. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le rapport inclut uniquement les fournisseurs qui ont un solde.
Inclure les fournisseurs à solde zéro avec activité	Inclut tous les fournisseurs, à l’exception des fournisseurs avec un solde nul, sauf si le fournisseur avec un solde nul a eu une activité au cours de la période.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les sites : Cette option affiche les données publiées dans l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données publiées dans l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données publiées sur un établissement enfant ne sont pas affichées. Emplacements des enfants : Cette option affiche uniquement les données publiées dans les emplacements enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données publiées dans l’établissement ou l’entité parent ne sont pas affichées. Exemple : Supposons que votre établissement soit les États-Unis > la Californie > San Francisco. Tous les sites afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. Emplacements enfants n’afficherait les transactions que pour la Californie et San Francisco.

Mise en forme

Utilisez cette section pour préciser l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exporter au format Excel ou CSV, ou sélectionner Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Date d’effet	Période de rapport que vous avez sélectionnée.
Créé le	Lorsque le rapport a été exécuté.
Fournisseur	Le ou les fournisseurs sur lesquels vous avez filtré.
Date	Date du document.
Document	L’ID du document, par exemple, un numéro de facture fournisseur ou le numéro de chèque.
Mémo	Le mémo de la transaction. Les mémos contenant Solde à terme marquent le solde d’ouverture du fournisseur au début de la plage de rapport.
Type de transaction	Le type de transaction, par exemple : Facture Paiements Régularisation Acompte Avance appliquée Extourne Lorsque vous appliquez un régularisation AP à une facture fournisseur, le type Txn affiche le numéro de document de la régularisation tel qu’appliqué sur le numéro de facture fournisseur. Par exemple, supposons que vous ayez un régularisation de point relais avec un numéro de document C10 que vous appliquez à la facture fournisseur 1500. Le type Txn pour les écritures liées à l’application de crédit est C10 appliqué sur 1500. Si vous avez contrepassé la transaction, le type Txn est précédé de Contrepassé pour toutes les écritures liées à l’annulation.
Devise de transaction	La devise utilisée pour la transaction.
Montant de la transaction	Le montant de la transaction en utilisant la devise de transaction.
Correspondance de séquence	Séquence générée automatiquement appliquée à cette transaction lors de sa création ou de son paiement. Comprendre les séquences de match Les séquences de correspondance utilisent toujours des caractères alphabétiques au lieu de chiffres. La séquence de rapprochement d’une transaction s’affiche en minuscules jusqu’à ce qu’elle soit entièrement rapprochée des autres transactions. Une fois rapproché, il s’affiche en lettres majuscules. Par exemple, une facture fournisseur avec une séquence de correspondance abb est partiellement payée ou totalement impayée. Lorsque vous payez le solde dû sur la facture fournisseur, la séquence de rapprochement passe à ABB.
Frais	Débits imputés sur le compte fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Paiements	Crédits imputés sur le compte fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Solde	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Total	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.