Configurer l’approbation des fournisseurs

Configurez l’approbation des fournisseurs pour exiger que les fiches des fournisseurs nouveaux et modifiés soient approuvées avant que les utilisateurs puissent comptabiliser les transactions des fournisseurs. Configurez fournisseur approbation au niveau général, et non dans un entité.

Les fournisseurs créés automatiquement à partir des remboursements des clients peuvent participer aux flux de travail standard d’approbation des fournisseurs.

Avant de commencer

Lorsque vous activez fournisseur approbation, Sage Intacct approuve automatiquement tous les fournisseurs existants, y compris les fournisseurs inactifs.

Vérifiez les liste Fournisseurs avant d’activer fournisseur approbation et apportez les modifications nécessaires à fournisseur fiches.

La mise à jour initiale de la piste d’audit peut prendre du temps, selon le numéro de fournisseurs. Tant que le traitement n’est pas terminé, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer ou importer des fournisseurs. Envisagez d’activer fournisseur approbation pendant les heures creuses.

Activer l’approbation des fournisseurs

Abonnement Comptes fournisseurs
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Professionnel avec des privilèges d’administrateur, sans restrictions
Permissions

Approuver des fournisseurs : Lister

Accès à toutes les fiches des fournisseurs

L’utilisateur qui active les approbations des fournisseurs est enregistré en tant qu’approbateur dans la piste d’audit. Vous pouvez supprimer la permission une fois tous les fournisseurs mis à jour.
  1. Au niveau général, accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.
  2. Sous Paramètres d’approbation des fournisseurs, sélectionnez Activer l’approbation des fournisseurs.

    Si votre société traite les remboursements des clients, utilisez Ignorer les approbations fournisseur pour les fournisseurs créés à partir de remboursements client Pour approuver automatiquement les fournisseurs créés à partir des remboursements des clients au lieu de les acheminer via le flux de travail d’approbation du fournisseur.

  3. Pour autoriser les utilisateurs à recevoir des notifications, sélectionnez Notifications par e-mail.

    Les utilisateurs peuvent décider s’ils souhaitent recevoir les éléments suivants en mettant à jour leurs préférences :

    • Notifications des fournisseurs en attente d’approbation
    • Notifications lorsqu’un fournisseur qu’ils ont soumis est approuvé ou refusé
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Sage Intacct met à jour la piste d’audit et marque les fournisseurs existants comme approuvés. Une notification par e-mail est envoyée lorsque la mise à jour est terminée.

Étapes suivantes facultatives

  1. Attribuez le statut Approuver les fournisseurs : Lister les permissions à des approbateurs supplémentaires.

    En fonction de la configuration de votre société, mettez à jour soit Permissions basées sur l’utilisateur ou Permissions basées sur les rôles.

  2. Si vous avez activé les notifications par e-mail, demandez aux utilisateurs de configurer leurs préférences de notification.

    • Les approbateurs peuvent recevoir des notifications lorsque les fournisseurs sont prêts pour examen.

    • Les auteurs de l’envoi peuvent recevoir des notifications d’approbation ou de refus des fournisseurs qu’ils ont soumis.

    • Les utilisateurs configurent les préférences de notification sur la page Préférences.

Résultats

  • Les fournisseurs nouveaux et mis à jour ont désormais besoin d’une approbation avant de pouvoir être utilisés pour les transactions de Comptes fournisseurs ou d’Achats.

  • Les approbateurs peuvent examiner les fournisseurs dans Comptes fournisseurs > Tous Onglet > Approuver Fournisseurs .

  • Les fiches des fournisseurs incluent désormais approbation statut et des informations sur l’historique.