Examiner et comptabiliser les factures fournisseurs entrantes à partir de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

Utilisez la vue standard Factures fournisseurs provisoires pour examiner les factures fournisseurs automatisées que Sage Intacct a créées à partir des factures électroniques que vous avez reçues. factures fournisseurs téléchargées ou envoyées par e-mail. Depuis cette vue, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Reportez-vous aux exceptions d’importation nécessitant votre attention.
  
• Afficher le document de facture fournisseur joint directement à partir de la liste, à l’aide de la commande Joindre raccourci.
• Sélectionner et afficher les détails des factures fournisseurs au statut de brouillon.
• Saisir des éléments de taxe par défaut pour les transactions

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Transactions automatisées.

   Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures.

2. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard du menu Afficher, puis sélectionnez Brouillons.

   La liste est mise à jour pour afficher toutes les transactions au statut de brouillon ou en cours d’statut.

   Sélectionnez la flèche vers le bas en regard du menu Afficher, puis sélectionnez Factures fournisseurs provisoires.

   Le liste est mis à jour pour afficher toutes les factures fournisseurs d’un brouillon ou d’une statut en cours d’analyse.

   Comment Intacct affiche le statut des factures fournisseurs téléchargées et envoyées par e-mailComment Intacct affiche les statuts des transactions pour les transactions chargées et envoyées par e-mail

   • Analyse: Le traitement du document par Intacct est toujours en cours. Vous pouvez afficher les document facture fournisseur jointes, mais les détails facture fournisseur ne sont pas encore renseignés. Vous pouvez afficher le document de transaction joint, mais les détails de la transaction ne sont pas encore renseignés.
   • Brouillon: Le traitement est terminé. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la facture fournisseur. Lorsque vous êtes prêt, envoyez ou comptabilisez la facture fournisseur. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la transaction. Lorsque vous êtes prêt, soumettez ou comptabilisez la transaction.

   Le statut Analyse s’affiche pour les factures fournisseurs téléchargées en cours de traitement. Les factures soumises par e-mail apparaissent dans la liste des Factures fournisseurs lorsque le brouillon est terminé.

   Le statut Analyse en cours s’affiche pour les transactions chargées en cours de traitement. Les transactions soumises par e-mail apparaissent dans la liste des transactions automatisées lorsque le brouillon est terminé.

   Pour mettre à jour la liste à tout moment, sélectionnez Actualiser. Les factures fournisseurs qui sont arrivées après que vous avez ouvert la liste Factures fournisseurs s’affichent, tandis que le statut des factures fournisseurs qui étaient déjà en cours d’analyse est mis à jour. Les transactions automatisées qui sont arrivées après l’ouverture de la liste des transactions s’affichent, tandis que le statut des transactions automatisées qui étaient précédemment en cours d’analyse est mis à jour.

3. Passez votre curseur sur toutes les alertes que vous voyez dans la colonne Importer des exceptions pour obtenir plus d’informations.

   Les exceptions d’importation vous alertent des problèmes détectés lors du traitement des documents chargés ou envoyés par e-mail. Par exemple, une facture fournisseur en double ou un fichier illisible.

   Dans les cas où Intacct ne peut pas saisir tout ou partie des informations de la facture fournisseur, renseignez les détails de la facture fournisseur vous-même en utilisant la pièce jointe comme référence. Si la pièce jointe est illisible, soumettez un nouveau fichier ou demandez au fournisseur de renvoyer la facture fournisseur.

   La colonne Exceptions d’importation apparaît dans la liste Factures fournisseurs pour les vues standard. Si vous ne voyez pas la colonne, sélectionnez la vue Toutes ou Factures fournisseurs provisoires. Vous pouvez également ajouter la colonne à une vue personnalisée.

   Lorsque vous modifiez ou affichez un brouillon comportant une exception d’importation, un message d’exception plus détaillé s’affiche. L’exception d’importation disparaît une fois que vous avez enregistré, comptabilisé ou envoyé la transaction.

   Types d’exceptions d’importation

   Les exceptions d’importation potentielles sont les suivantes :

   Type d’exception	Message	Description
   Dupliquer	Duplicata de facture fournisseur existante	La facture envoyée duplique une facture existante de sorte que l’ébauche n’est pas renseignée. Sélectionnez Afficher la facture fournisseur initiale pour afficher la facture fournisseur dupliquée.
   Résoudre	Fournisseur introuvable	Sage Intacct n’a pas pu faire correspondre le fournisseur avec certitude. Sélectionnez un fournisseur avant de comptabiliser.
   Résoudre	Impossible de lire le fichier	Le système n’a pas pu lire la pièce jointe. Transférez ou chargez une nouvelle version du fichier, ou saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Le fichier est trop volumineux	Impossible de traiter la facture car elle dépasse la taille de fichier maximale. Envoyez une version de la facture d’une taille inférieure à 20 Mo ou saisissez directement ses détails en utilisant la pièce jointe comme référence.
   Résoudre	Déconnexion potentielle	Un problème technique s’est produit pendant le traitement. Saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Virus potentiel	Un éventuel virus a été détecté dans la pièce jointe, ce qui a empêché l’analyse. Saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Format de fichier non pris en charge	La facture fournisseur n’a pas pu être traitée pour l’une des raisons suivantes : Le type de fichier n’était pas PDF, JPG, JPEG, TIFF ou PNG. Le fichier était un fichier PDF non standard ou la version PDF était 1.4 ou antérieure. Le fichier était crypté. Envoyez à nouveau la facture à l’aide d’un type de fichier pris en charge ou saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	L’emplacement est en dehors de la limite de restriction pour la dimension fournisseur.	Le fournisseur est limité à un emplacement différent de celui où la facture a été envoyée. Modifiez l’emplacement de la facture fournisseur. Si la facture a été envoyée à une entité restreinte, supprimez-la et renvoyez-la à la bonne entité.
   Résoudre	La valeur de la ventilation a été fournie avec un ou plusieurs champs de dimension.	La facture précédente contenait un élément avec ventilation. Mettez à jour la ventilation pour l’élément. Si la facture précédente comprenait une ventilation personnalisée, Intacct ne copie pas les valeurs de dimension dans la nouvelle facture provisoire. Modifiez la ventilation pour ajouter des valeurs de dimension.
   Résoudre	Le montant total de la transaction est obligatoire lorsque vous utilisez la taxe inclusive.	La facture précédente de ce fournisseur comportait plus de lignes avec taxe incluse que la facture envoyée. Cela crée une facture d’un montant de 0.

4. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez examiner et mettre à jour.

5. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

6. Vérifiez les détails de la facture fournisseur et modifiez-les si nécessaire.

   Vérifiez les détails de la transaction et modifiez-les si nécessaire.

7. Pour les sociétés qui utilisent l’application Taxes, vérifiez les informations fiscales et ajoutez des éléments de taxe.

   Examinez les informations fiscales au niveau de l’en-tête

   Vérifiez les champs suivants pour les informations fiscales au niveau de l’en-tête :

   • La transaction a des conséquences fiscales
   • Solution de taxe
   • Taxe comprise
   Examinez la taxe en devise de transaction de l’écriture de ligne et sélectionnez les éléments de taxe

   1. Vérifiez l’icône Taxe en devise de transaction Montants pour chaque ligne.
   2. Sélectionnez l’icône Éléments de taxe.

8. Sélectionnez Publier ou Soumettre.

   La transaction est mise à jour et vous êtes renvoyé à la liste des transactions automatisées. Toutes les corrections apportées aux champs renseignés par l’IA sont renvoyées au système d’apprentissage automatique en vue de l’amélioration des prévisions futures.

9. Sélectionnez Publier, Soumettre, Litige, ou Refuser.

   • Lorsque vous soumettez ou comptabilisez, la facture fournisseur est mise à jour et vous êtes renvoyé à la liste des factures fournisseurs. Toutes les corrections apportées aux champs renseignés par l’IA sont renvoyées au système d’apprentissage automatique en vue de l’amélioration des prévisions futures.

   • Si vous contestez ou refusez la facture fournisseur, vous serez invité à saisir la raison de la contestation ou du refus de la facture fournisseur.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Transactions automatisées.

   Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Factures.

2. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard du menu Afficher, puis sélectionnez Brouillons.

   La liste est mise à jour pour afficher toutes les transactions au statut de brouillon ou en cours d’statut.

   Sélectionnez la flèche vers le bas en regard du menu Afficher, puis sélectionnez Factures fournisseurs provisoires.

   Le liste est mis à jour pour afficher toutes les factures fournisseurs d’un brouillon ou d’une statut en cours d’analyse.

   Comment Intacct affiche le statut des factures fournisseurs téléchargées et envoyées par e-mailComment Intacct affiche les statuts des transactions pour les transactions chargées et envoyées par e-mail

   • Analyse: Le traitement du document par Intacct est toujours en cours. Vous pouvez afficher les document facture fournisseur jointes, mais les détails facture fournisseur ne sont pas encore renseignés. Vous pouvez afficher le document de transaction joint, mais les détails de la transaction ne sont pas encore renseignés.
   • Brouillon: Le traitement est terminé. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la facture fournisseur. Lorsque vous êtes prêt, envoyez ou comptabilisez la facture fournisseur. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la transaction. Lorsque vous êtes prêt, soumettez ou comptabilisez la transaction.

   Le statut Analyse s’affiche pour les factures fournisseurs téléchargées en cours de traitement. Les factures soumises par e-mail apparaissent dans la liste des Factures fournisseurs lorsque le brouillon est terminé.

   Le statut Analyse en cours s’affiche pour les transactions chargées en cours de traitement. Les transactions soumises par e-mail apparaissent dans la liste des transactions automatisées lorsque le brouillon est terminé.

   Pour mettre à jour la liste à tout moment, sélectionnez Actualiser. Les factures fournisseurs qui sont arrivées après que vous avez ouvert la liste Factures fournisseurs s'affichent, tandis que le statut des factures fournisseurs qui étaient déjà en cours d'analyse est mis à jour. Les transactions automatisées qui sont arrivées après l'ouverture de la liste des transactions s'affichent, tandis que le statut des transactions automatisées qui étaient précédemment en cours d'analyse est mis à jour.

3. Passez votre curseur sur toutes les alertes que vous voyez dans la colonne Importer des exceptions pour obtenir plus d’informations.

   Les exceptions d’importation vous alertent des problèmes détectés lors du traitement des documents chargés ou envoyés par e-mail. Par exemple, une facture fournisseur en double ou un fichier illisible.

   Dans les cas où Intacct ne peut pas saisir tout ou partie des informations de la facture fournisseur, renseignez les détails de la facture fournisseur vous-même en utilisant la pièce jointe comme référence. Si la pièce jointe est illisible, soumettez un nouveau fichier ou demandez au fournisseur de renvoyer la facture fournisseur.

   La colonne Exceptions d’importation apparaît dans la liste Factures fournisseurs pour les vues standard. Si vous ne voyez pas la colonne, sélectionnez la vue Toutes ou Factures fournisseurs provisoires. Vous pouvez également ajouter la colonne à une vue personnalisée.

   Lorsque vous modifiez ou affichez un brouillon comportant une exception d’importation, un message d’exception plus détaillé s’affiche. L’exception d’importation disparaît une fois que vous avez enregistré, comptabilisé ou envoyé la transaction.

   Types d’exceptions d’importation

   Les exceptions d’importation potentielles sont les suivantes :

   Type d’exception	Message	Description
   Dupliquer	Duplicata de facture fournisseur existante	La facture envoyée duplique une facture existante de sorte que l’ébauche n’est pas renseignée. Sélectionnez Afficher la facture fournisseur initiale pour afficher la facture fournisseur dupliquée.
   Résoudre	Fournisseur introuvable	Sage Intacct n’a pas pu faire correspondre le fournisseur avec certitude. Sélectionnez un fournisseur avant de comptabiliser.
   Résoudre	Impossible de lire le fichier	Le système n’a pas pu lire la pièce jointe. Transférez ou chargez une nouvelle version du fichier, ou saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Le fichier est trop volumineux	Impossible de traiter la facture car elle dépasse la taille de fichier maximale. Envoyez une version de la facture d’une taille inférieure à 20 Mo ou saisissez directement ses détails en utilisant la pièce jointe comme référence.
   Résoudre	Déconnexion potentielle	Un problème technique s’est produit pendant le traitement. Saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Virus potentiel	Un éventuel virus a été détecté dans la pièce jointe, ce qui a empêché l’analyse. Saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Format de fichier non pris en charge	La facture fournisseur n’a pas pu être traitée pour l’une des raisons suivantes : Le type de fichier n’était pas PDF, JPG, JPEG, TIFF ou PNG. Le fichier était un fichier PDF non standard ou la version PDF était 1.4 ou antérieure. Le fichier était crypté. Envoyez à nouveau la facture à l’aide d’un type de fichier pris en charge ou saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	L’emplacement est en dehors de la limite de restriction pour la dimension fournisseur.	Le fournisseur est limité à un emplacement différent de celui où la facture a été envoyée. Modifiez l’emplacement de la facture fournisseur. Si la facture a été envoyée à une entité restreinte, supprimez-la et renvoyez-la à la bonne entité.
   Résoudre	La valeur de la ventilation a été fournie avec un ou plusieurs champs de dimension.	La facture précédente contenait un élément avec ventilation. Mettez à jour la ventilation pour l’élément. Si la facture précédente comprenait une ventilation personnalisée, Intacct ne copie pas les valeurs de dimension dans la nouvelle facture provisoire. Modifiez la ventilation pour ajouter des valeurs de dimension.
   Résoudre	Le montant total de la transaction est obligatoire lorsque vous utilisez la taxe inclusive.	La facture précédente de ce fournisseur comportait plus de lignes avec taxe incluse que la facture envoyée. Cela crée une facture d’un montant de 0.

4. Pour examiner et mettre à jour une facture fournisseur, sélectionnez Modifier sur cette ligne.

5. Vérifiez les détails de la facture fournisseur et modifiez-les si nécessaire.

   Vérifiez les détails de la transaction et modifiez-les si nécessaire.

6. Pour les sociétés qui utilisent l’application Taxes, vérifiez les informations fiscales et ajoutez des éléments de taxe.

   Examinez les informations fiscales au niveau de l’en-tête

   Vérifiez les champs suivants pour les informations fiscales au niveau de l’en-tête :

   • La transaction a des conséquences fiscales
   • Solution de taxe
   • Taxe comprise
   Examinez la taxe en devise de transaction de l’écriture de ligne et sélectionnez les éléments de taxe

   1. Vérifiez l’icône Taxe en devise de transaction Montants pour chaque ligne.
   2. Sélectionnez l’icône Éléments de taxe.

7. Sélectionnez Publier ou Soumettre.

   La transaction est mise à jour et vous êtes renvoyé à la liste des transactions automatisées. Toutes les corrections apportées aux champs renseignés par l’IA sont renvoyées au système d’apprentissage automatique en vue de l’amélioration des prévisions futures.

8. Sélectionnez Publier, Soumettre, Litige, ou Refuser.

   • Lorsque vous soumettez ou comptabilisez, la facture fournisseur est mise à jour et vous êtes renvoyé à la liste des factures fournisseurs. Toutes les corrections apportées aux champs renseignés par l’IA sont renvoyées au système d’apprentissage automatique en vue de l’amélioration des prévisions futures.

   • Si vous contestez ou refusez la facture fournisseur, vous serez invité à saisir la raison de la contestation ou du refus de la facture fournisseur.