Réaffecter des transactions dans Comptes fournisseurs

Pour corriger des informations sur une transaction de comptes fournisseurs aux statuts Sélectionnée, Partiellement payée ou Payée, vous devez la réaffecter. Il convient de noter que toutes les informations relatives à une transaction ne peuvent pas être réaffectées et que tous les types de transactions ne sont pas éligibles à la réaffectation. La réaffectation nécessite une configuration et peut ne pas être disponible dans toutes les régions.

Éléments à réaffecter dans Comptes fournisseurs

Informations pouvant être réaffectées dans Comptes fournisseurs
Type de transaction Informations que vous pouvez modifier Informations que vous ne pouvez pas modifier
Factures fournisseurs
  • Numéro de facture fournisseur
  • Numéro de compte
  • Dimensions de l’élément, telles que Établissement ou Service
    Il est impossible de modifier l’établissement et le service pour les lignes pour lesquelles une ventilation est sélectionnée.
  • Champs 1099, si le fournisseur est déjà configuré pour la création de rapports 1099
  • Conditions de paiement, date d’échéance et priorité de paiement
  • Champs Numéro de référence, Description, Pièces jointes et Mémo
  • Date de la facture fournisseur et date de comptabilisation dans le grand livre
  • Fournisseur, contact de paiement ou contact de retour
  • Ventilations pour les éléments
  • Montants et informations de devise
  • Configuration des éléments, ce qui signifie que vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou fractionner des lignes
  • Indicateur facturable pour un élément
Régularisations des CF
  • Numéro de compte
  • Dimensions d’un élément (Établissement ou Service)
  • Champs 1099, si le fournisseur est déjà configuré pour la création de rapports 1099
  • Numéro de facture fournisseur de référence, Description, Pièces jointes et Champs mémo
  • Date de régularisation et date de comptabilisation dans le grand livre
  • Fournisseur, contact de paiement ou contact de retour
  • Montants et informations de devise
  • Configuration des éléments, ce qui signifie que vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou fractionner des lignes
Vous ne pouvez pas réaffecter les acomptes.

Restrictions

Pour réaffecter une transaction, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Statut de la transaction : La transaction doit être au statut Sélectionnée, Partiellement payée ou Payée.

    Les transactions non payées peuvent généralement être modifiées. Les transactions extournées et d’extourne ne peuvent pas être modifiées ni réaffectées. Les transactions à solde nul ne peuvent pas être sélectionnées ou payées, elles ne sont donc pas non plus éligibles à la réaffectation.

  • Résumé ou période : Le résumé ou la période doit être ouvert.

    La période doit être ouverte non seulement pour l’entité dans laquelle la transaction a été créée, mais également pour toutes les entités incluses dans les élémentset les entités associées aux banques utilisées pour payer la transaction.

    Si, dans votre configuration Comptes fournisseurs, la fréquence du relevé des paiements manuels est définie sur Un par paiement manuel, le relevé est automatiquement clôturé après l’ajout du paiement. Vous devez ouvrir le relevé avant de pouvoir réaffecter la facture fournisseur associée. Pour éviter ce problème lors des transactions ultérieures, définissez la fréquence du relevé sur une autre option, telle que Quotidienne ou Définie par l’utilisateur.
  • Statut de rapprochement: La transaction ne doit pas être incluse dans un rapprochement terminé (clôturé). Pour réaffecter, rouvrir le rapprochement.
  • En lien avec un projet: Si la transaction est marquée comme facturable et a été incluse dans une facture pour le projet, vous ne pouvez pas la réaffecter.
  • Crédits appliqués : Tous les crédits appliqués doivent provenir d’une seule entité.
  • Mode de paiement: La transaction ne peut pas être payée par carte de crédit.
  • Banque associée : La transaction doit être Payé à partir d’une seule banque.
  • Conséquences fiscales: La transaction ne peut pas utiliser une solution de taxe standard ou personnalisée.
  • Exigences supplémentaires : La transaction ne doit pas être un remboursement de frais de carte de crédit.
Transactions d’achats : La réaffectation de factures fournisseurs générées dans Achats n’a pas d’incidence sur la transaction d’origine.

Par exemple, supposons que vous créez une facture fournisseur en convertissant un document d’achat dont l’établissement est en Californie. Ensuite, vous réaffectez la facture fournisseur dans Comptes fournisseurs pour remplacer l’établissement par New York. Seul l’établissement indiqué sur la facture fournisseur est modifié et indique New York. Dans Achats, l’établissement indiqué sur la transaction initiale ne change pas ; il est défini en permanence sur Californie, pas sur New York. Vous ne pouvez pas rouvrir la transaction initiale pour modifier l’établissement manuellement.

Configurer

Pour que la réaffectation puisse être disponible dans votre société, vous devez l’activer dans la configuration de l’application Comptes fournisseurs. Vous devez ensuite accorder des permissions de réaffectation aux utilisateurs autorisés à corriger ces transactions.

Une fois cette configuration terminée, les utilisateurs autorisés peuvent réaffecter les factures fournisseurs et les régularisations en sélectionnant Reclasser Sur la page Modifier la transaction.