Restreindre un fournisseur à une entité ou un service

Dans les sociétés multi-entités partagées, vous pouvez restreindre les fournisseurs aux entités et aux sites souhaités afin d’éviter que le fournisseur ne soit utilisé par inadvertance dans la mauvaise entité. Vous pouvez également restreindre un fournisseur à un service ou à un groupe de services.

Vous pouvez restreindre un fournisseur sur la page Visibilité du fournisseur ou sur la fiche d’enregistrement du fournisseur.

Outre la mise à jour individuelle des restrictions des fournisseurs, vous pouvez utiliser les fonctions d’importation et d’exportation de la page Visibilités des fournisseurs pour :

• Exporter votre liste de restriction des fournisseurs dans l’un des formats standard (CSV, Excel, Word, PDF) afin d’imprimer ou d’utiliser les informations dans une autre application.
• Mettre rapidement à jour votre liste de restriction de fournisseurs en exportant les données sélectionnées, en apportant des modifications, puis en important ces dernières.

Pour afficher la liste de visibilité du fournisseur, accédez à Comptes fournisseurs > Configuration > Fournisseurs > Visibilité.

Instructions pour la mise à jour des restrictions du fournisseur

La chose la plus importante à retenir lors de la mise à jour des fiches de restrictions des clients via l’importation CSV est que les modifications que vous apportez dans la feuille de calcul ont une incidence sur les fiches de restrictions de vos clients.

• Si vous mettez à jour les données de la feuille de calcul pour une restriction de fournisseur, les informations que vous spécifiez remplacent les données de la fiche de restriction de fournisseur existante.
• Si vous supprimez des données de la feuille de calcul, les informations correspondantes seront supprimées de la fiche de restriction du fournisseur.

Précautions recommandées :

• Effectuez une sauvegarde de vos informations de restriction de fournisseur avant d’effectuer des modifications. Enregistrez une copie de la feuille de calcul CSV pour l’importation afin de disposer d’un enregistrement de la liste Visibilités des fournisseurs avant de la mettre à jour.
• Avant d’effectuer des modifications à grande échelle, testez le processus de mise à jour. Essayez de modifier quelques restrictions de fournisseur, puis mettez à jour uniquement ces fiches de fournisseurs.
• Lorsque vous exportez le fichier CSV pour importation, veillez à inclure la colonne Identifiant fournisseur. Ceci identifie la fiche du fournisseur que vous mettez à jour.
• L’ordre des colonnes n’est pas important. Par exemple, Identifiant fournisseur n’a pas besoin d’être en premier. La ligne d’en-tête identifie le contenu de chaque colonne.
• Lorsque vous mettez à jour le fichier CSV pour l’importation, gardez à l’esprit que différents types de champs nécessitent des informations différentes.
  • Pour les options à cocher, saisissez VRAI pour sélectionner l’option et entrer FAUX pour désélectionner l’option.

Champs obligatoires pour les nouvelles restrictions de fournisseur

Lorsque vous ajoutez de nouveaux fournisseurs, vous devez inclure au moins les colonnes suivantes :

• ID du fournisseur : Champ d’identifiant pour toutes les autres valeurs.
• Visibilité : le type de restriction : Non restreint, Racine uniquement ou Restreint
• Champs personnalisés obligatoires : si vous avez créé des champs personnalisés obligatoires, vous devez également inclure ces colonnes.

Modifier les restrictions du fournisseur individuellement

Si vous devez mettre à jour ou ajouter des restrictions pour un ou deux fournisseurs, le moyen le plus rapide consiste à modifier la fiche du fournisseur à partir de la page Visibilité du fournisseur.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Configuration > Fournisseurs > Visibilité.
2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier à la fin du rang.

   Cela ouvre la fiche du fournisseur dans l’onglet Restrictions.

4. Dans la section Visibilité, sélectionnez l’une des options suivantes pour spécifier qui peut afficher et comptabiliser les transactions dans cette section :
   • Fournisseur sans restriction : Le niveau général et toutes les entités de la structure multi-entités
   • Limité au niveau général uniquement : Uniquement le niveau général de la structure multi-entités
   • Fournisseur restreint : Uniquement les emplacements, groupes d’établissements, départements ou groupes de services choisis au sein de la structure multi-entités
5. Si vous avez sélectionné Restreint fournisseur, sélectionnez les restrictions comme suit :
   1. Sélectionnez à l’intérieur de la première ligne vide sous Établissements restreints ou Services restreints, en fonction de la restriction que vous souhaitez définir.
   2. Sélectionnez un établissement ou un service dans la liste déroulante.
   3. Pour ajouter une autre restriction, sélectionnez à l’intérieur de la ligne vide suivante et sélectionnez une restriction dans la liste déroulante.
      Si vous sélectionnez une entité comme établissement, vous devez également sélectionner les emplacements associés à cette entité.
6. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Configuration > Fournisseurs > Visibilité.
2. Sélectionnez Modifier à côté du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Cela ouvre la fiche du fournisseur dans l’onglet Restrictions.

3. Dans la section Visibilité, sélectionnez l’une des options suivantes pour spécifier qui peut afficher et comptabiliser les transactions dans cette section :
   • Fournisseur sans restriction : Le niveau général et toutes les entités de la structure multi-entités
   • Limité au niveau général uniquement : Uniquement le niveau général de la structure multi-entités
   • Fournisseur restreint : Uniquement les emplacements, groupes d’établissements, départements ou groupes de services choisis au sein de la structure multi-entités
4. Si vous avez sélectionné Restreint fournisseur, sélectionnez les restrictions comme suit :
   1. Sélectionnez à l’intérieur de la première ligne vide sous Établissements restreints ou Services restreints, en fonction de la restriction que vous souhaitez définir.
   2. Sélectionnez un établissement ou un service dans la liste déroulante.
   3. Pour ajouter une autre restriction, sélectionnez à l’intérieur de la ligne vide suivante et sélectionnez une restriction dans la liste déroulante.
      Si vous sélectionnez une entité comme établissement, vous devez également sélectionner les emplacements associés à cette entité.
5. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

Restrictions du fournisseur d’exportation

Vous pouvez exporter tous les éléments que vous pouvez afficher dans la liste Visibilité des fournisseurs. Vous avez ainsi la possibilité de contrôler les éléments exportés, notamment les colonnes de données, l’ordre d’affichage et de tri, de même que la liste de restrictions des clients que vous avez incluse.

Créez une vue de liste qui inclut les données que vous souhaitez exporter

Pour contrôler ce qui est exporté, vous pouvez créer une vue personnalisée de la liste de visibilité des fournisseurs qui inclut uniquement les données que vous souhaitez voir.

1. Choisir Créer une nouvelle vue à partir de la Gérer les vuesen haut de la liste Visibilité du fournisseur.
2. À l’étape 1 de l’Assistant Création d’une vue, sélectionnez les colonnes de données que vous souhaitez inclure.

   Vous pouvez choisir parmi les champs standard du fournisseur (tels que le nom et l’ID), ainsi que tous les champs personnalisés que vous avez créés pour votre société.

3. Apportez vos modifications.

   À l’aide de l’assistant, vous pouvez :

   • Choisir l’ordre d’affichage des colonnes.
   • Filtrer la liste des restrictions de fournisseurs, notamment en filtrant les fournisseurs non restreints ou disponibles uniquement au niveau général.
   • Choisissez l’ordre de tri des colonnes ; Par exemple, trier les fournisseurs par Pièce d’identité ou Visibilité.
4. À l’étape 5, Enregistrez les options avancées, entrez un Nom pour la nouvelle vue.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Vous êtes renvoyé à la liste Visibilité des fournisseurs. La nouvelle vue est désormais sélectionnable dans la liste déroulante en regard de Gérer les vues.

Exporter la liste des restrictions du fournisseur

1. Si vous ne l’avez pas encore fait, sélectionnez la vue en liste qui inclut les données que vous souhaitez exporter.

   • Sélectionnez une vue que vous avez créée précédemment ou configurez des colonnes pour ajouter les colonnes dont vous avez besoin.

     Au sommet de la Visibilité des fournisseurs liste, sélectionnez le menu déroulant en regard de Gérer les vues, puis choisissez le nom de la vue que vous avez précédemment créée.

   • Si vous ne sélectionnez pas d’affichage avant d’exporter la liste Visibilité des fournisseurs, votre fichier d’exportation inclura la liste des fournisseurs et des colonnes que vous voyez actuellement dans la liste Visibilité des fournisseurs.
2. Exportez la liste en choisissant un format d’exportation dans la section Exporter menu déroulant en haut de la page Visibilité des fournisseurs liste.

   Format d’exportation des descriptions de champs

   Format d’exportation	Description
   CSV	Fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) pouvant être ouvert dans la plupart des tableurs.
   Excel	Fichier Microsoft Excel (XLS).
   Word	Fichier Microsoft Word (DOC).
   PDF	Ficher Adobe PDF (PDF).
   Format CSV pour l’importation	Fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) qui inclut les fournisseurs et les champs dans un format que vous pouvez utiliser pour mettre à jour votre liste Visibilité des fournisseurs. Si la vue actuelle de la liste Visibilité des fournisseurs contient des champs impossibles à mettre à jour via un processus d’importation, ces champs ne sont pas inclus dans le fichier d’exportation.

Utiliser l’importation CSV pour mettre à jour en masse les restrictions du fournisseur

Vous pouvez rapidement mettre à jour les restrictions pour plusieurs fournisseurs à la fois en exportant les données du fournisseur au format CSV pour l’importation, en modifiant la feuille de calcul résultante, puis en important vos modifications.

Exporter la liste des fournisseurs au format « CSV pour l’importation »

Avant de commencer ce processus, il est recommandé de créer une vue personnalisée de votre liste Visibilité des fournisseurs qui inclut les fournisseurs et les colonnes que vous souhaitez mettre à jour. Ainsi, lorsque vous exportez la liste des fournisseurs, vous disposez d’une feuille de calcul adaptée aux informations que vous souhaitez modifier.

1. Si vous ne l’avez pas déjà fait, choisissez la vue en liste qui inclut les données que vous souhaitez exporter.

   • Sélectionnez une vue que vous avez créée précédemment ou configurez des colonnes pour ajouter les colonnes dont vous avez besoin.

     Au sommet de la Visibilité des fournisseurs liste, sélectionnez le menu déroulant en regard de Gérer les vues, puis choisissez le nom de la vue que vous avez précédemment créée.

   • Si vous ne sélectionnez pas d’affichage avant d’exporter la liste Visibilité des fournisseurs, votre fichier d’exportation inclura la liste des fournisseurs et des colonnes que vous voyez actuellement dans la liste Visibilité des fournisseurs.
   Si la vue actuelle de la liste de visibilité des fournisseurs contient des champs qui ne peuvent pas être mis à jour via un processus d’importation, ces champs ne seront pas inclus dans le fichier d’exportation
2. Exporter la liste des fournisseurs dans CSV pour l’importation format.

   Le système exporte les données vers un modèle d’importation de .csv prédéfini, que vous pouvez ensuite ouvrir et mettre à jour.

Mettre à jour le fichier modèle CSV

1. Ouvrez le fichier CSV dans une application de feuille de calcul.
2. Mettez à jour la feuille de calcul.
   1. Vous pouvez mettre à jour les restrictions globales pour les fournisseurs existants comme suit :
      • Fournisseur sans restriction : En plus du niveau général, toutes les entités de la structure multi-entités peuvent afficher ce fournisseur et y comptabiliser des transactions.
      • Limité au niveau général uniquement (RootOnly) : Seul le niveau général de la structure multi-entités peut afficher ce fournisseur et y comptabiliser des transactions.
      • Fournisseur restreint : Seuls les emplacements, groupes d’établissements, départements ou groupes de services choisis au sein de la structure multi-entités peuvent afficher ce fournisseur et y comptabiliser une transaction.
   2. Vous pouvez modifier les emplacements ou les services de la structure multi-entités qui peuvent afficher les fournisseurs sélectionnés.

      Vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire pour les sites et les services.

3. Une fois que vous avez terminé, enregistrez la feuille de calcul au format .csv.

Importez vos modifications

1. Sélectionnez Importer en haut à droite de la liste des fournisseurs.
2. Recherchez le fichier .csv que vous souhaitez importer.
3. Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés.

   En cas d’échec d’importation d’une fiche, vous en serez averti par e-mail.

4. Sélectionnez d’autres options si nécessaire.