Services

Bien que les services soient facultatifs, ils sont utiles pour filtrer et classer les données dans de nombreuses zones du système. Par exemple, vous pouvez vouloir générer des rapports financiers préparatoires et des graphiques en fonction des services. En outre, de nombreuses sociétés configurent les approbations (notamment les approbations d’achats) à envoyer au responsable de service.

Vous pouvez créer une hiérarchie des services pour refléter leur organisation au sein de votre société. La hiérarchie est établie en définissant les relations parent-enfant entre les services. Par exemple, votre division de la côte Ouest comprend plusieurs groupes, dont l’ingénierie. Au sein de l’ingénierie, vous disposez de départements pour l’ingénierie logicielle et l’ingénierie matérielle.

Pour trouver vos services :

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions > Services.

2. Sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Services pour ajouter un nouveau service, ou sélectionnez Modifier ou Voir en regard d’un service existant.

À propos de la liste des services

Utilisez la liste Services pour afficher la liste des services de votre société. Vous pouvez trier et filtrer la liste des services pour afficher uniquement le groupe de services souhaité.

Si vous avez de longues listes de services dans des fichiers de données externes, vous pouvez les charger au format CSV en sélectionnant Société > Mise en place > Importer des données. Vous trouverez plus d’informations sur le chargement de fichiers CSV dans Préparer des fichiers CSV Charger des données et Importer des services.

Ajouter ou modifier un service

Tout ce dont vous avez besoin pour créer un service est de lui attribuer un identifiant et un nom.

1. Saisir un service ID (en anglais) et Nom.

   Une fois que vous avez créé un service, l’identifiant ne peut pas être modifié.

2. Si le service appartient à une hiérarchie de services, sélectionnez son Parent établissement.

3. Vous pouvez également sélectionner le service Responsable (utile pour acheminer les approbations d’achat).

Rendre un service inactif

Si vous n’utilisez plus une valeur de dimension associée à des transactions et enregistrements passés, vous pouvez désactiver cette valeur de dimension pour qu’elle ne figure plus dans les listes ou transactions futures.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Recherchez la valeur de la dimension dans la liste.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Dans le Statut , modifiez le statut en Inactif.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Sur la page liste, recherchez la valeur dimension, puis sélectionnez Modifier.

   La page Informations sur la dimension apparaît.

3. Dans le Statut , modifiez le statut en Inactif.

Pour afficher les dimensions inactives dans les rapports et les listes :

• Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever.

  Sélectionnez l’icône Inclure inactif Case à cocher en haut de la page du rapport ou de la liste.

  ne voit pas Inclure inactif Sur votre page ?

  La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

  Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, la Inclure inactif, Inclure l’usage unique, Inclure privéet Afficher la hiérarchie Les options ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas les Inclure inactif option.

  Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Voir Vues personnalisées pour plus d’informations.

Pour inclure les données des dimensions inactives dans les rapports financiers, vous pouvez utiliser des groupes de dimensions pour le filtrage.

Supprimer un service

Vous supprimez des fiches de service de la liste Services.

Vous pouvez supprimer une valeur de dimension si elle n’a pas été associée à une transaction ou une fiche. Par exemple, si vous créez New York comme valeur pour Emplacement et l’utiliser dans un élément de transaction, vous ne pouvez plus supprimer New York de la liste des valeurs Établissement.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Recherchez les valeurs de dimension que vous souhaitez supprimer.

   Besoin d’aide pour trouver une valeur de dimension ?

   • Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever.

3. Cochez la case au début de la ligne pour chaque valeur de dimension que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionner la dimension spécifique.

2. Recherchez les valeurs de dimension que vous souhaitez supprimer.

   ne voit pas Inclure inactif Sur votre page ?

   La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

   Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, la Inclure inactif, Inclure l’usage unique, Inclure privéet Afficher la hiérarchie Les options ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas les Inclure inactif option.

   Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Voir Vues personnalisées pour plus d’informations.

3. Sélectionnez l’icône Supprimer Case à cocher à la fin de la ligne pour chaque valeur de dimension que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

Descriptions des champs

Le tableau suivant décrit chaque article de la page Informations sur le service :

Champ	Remarque
ID	Code d’identifiant unique pour le service. Les meilleures pratiques de création d’identifiants Un identifiant permet à votre société de suivre un type spécifique d’informations, telles que le compte du grand livre, le service, l’emplacement, l’article, le projet, la classe, la transaction, le fournisseur et le client. Vous pouvez créer des identifiants en les ajoutant au fur et à mesure ou en configurant le système pour qu’il les ajoute automatiquement à partir d’un schéma de numérotation prédéfini. Quelle que soit la méthode choisie, nous vous déconseillons d’utiliser des zéros non significatifs dans votre identifiant. Les identifiants avec des zéros non significatifs peuvent provoquer des erreurs lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel, car celui-ci supprime les zéros non significatifs. Meilleures pratiques : Utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant ; par exemple, C0001 pour un identifiant client. Solution de contournement : Si vous devez utiliser des zéros de tête dans les identifiants, convertissez la colonne des numéros d’identifiant au format texte dans Excel avant d’importer le contenu du fichier. De cette manière, Excel ne supprimera pas les zéros de tête lorsque vous enregistrez le fichier. N’oubliez pas de le faire chaque fois que vous utilisez un modèle pour importer des informations nécessitant des identifiants. Une fois que vous avez saisi et enregistré un identifiant, vous ne pouvez plus le modifier.
Nom	Nom du service.
Parent	Identifiant du service parent. Sélectionnez un service parent en sélectionnant la liste déroulante pour créer une hiérarchie de services. Exemple : La division des ventes est le service parent. Le groupe Ventes externes et le Groupe de soutien aux ventes sont chacun un service enfant de la division Ventes.
Gestionnaire	Nom du responsable du service. Sélectionnez la liste déroulante pour choisir un responsable dans la liste Collaborateurs. Si aucun nom ne figure dans cette liste, vous devez les ajouter : Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions > Collaborateurs. Si vous souhaitez que les responsables de service approuvent toutes les demandes d’achat de leurs collaborateurs, vous devez sélectionner un responsable. Sinon, vous pouvez laisser ce champ vide.
Titre du service	S’affiche uniquement si Activer les titres de service et d’établissement est sélectionné sur la page Configurer le Grand livre. Pour gagner du temps, vous pouvez exécuter une rapport financier préparatoire ou d’autres rapport grand livre pour un groupe d’entités/emplacements ou de services et disposer d’Intacct automatiquement Fractionner le rapport en plusieurs rapports individuels. Dans ce cas, l’en-tête de rapport du « rapport individuel » affiche le nom du service, de l’entité ou de l’établissement, ainsi que tout texte de titre que vous saisissez ici, au lieu du nom de la société. Par exemple, un titre d’emplacement peut fournir des informations supplémentaires que vous pourriez vouloir afficher sur les rapports, telles que l’adresse et le nom du responsable. Bureau de San Jose 111, rue Post Dirigé par : Karla Grace Vous pouvez saisir jusqu’à 5 lignes, avec un maximum de 50 caractères par ligne.
Statut	Options : Actif ou inactif. Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus le service et que vous ne souhaitez pas qu’il apparaisse dans les listes, sélectionnez Inactif. Les informations service restent dans votre système, mais elles ne s’affichent dans aucune liste service. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever. Pour afficher ces services inactifs ultérieurement, sélectionnez l’icône Inclure inactif case à cocher sur la liste. ne voit pas Inclure inactif Sur votre page ? La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée. Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, la Inclure inactif, Inclure l’usage unique, Inclure privéet Afficher la hiérarchie Les options ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas les Inclure inactif option. Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Voir Vues personnalisées pour plus d’informations.