Configurer la liste de contrôle de conformité — Contrats

Des examens périodiques peuvent aider à s’assurer que les obligations contractuelles sont exécutées comme prévu. Vous pouvez créer une liste de contrôle des tâches adaptée au processus d’examen des contrats de votre société, et cette liste apparaîtra dans chaque contrat. Lorsqu’une tâche est terminée, les utilisateurs peuvent saisir les détails de l’achèvement dans le contrat, fournissant ainsi une piste d’audit.

À propos de la liste de contrôle de mise en conformité du contrat

Chaque instance Intacct peut avoir une seule liste de contrôle de conformité pour les contrats. Un administrateur crée généralement les tâches de la liste de contrôle et détermine l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste. Les tâches apparaîtront dans l’onglet Conformité de chaque contrat, comme dans l’exemple suivant :

Lorsqu’une tâche est terminée, un utilisateur disposant des permissions appropriées peut approuver une tâche de la liste de contrôle. L’utilisateur peut également indiquer qu’une tâche a été terminée par un autre collaborateur, qui n’est pas nécessairement un autre utilisateur Intacct. L’utilisateur peut ajouter des notes et une pièce jointe au contrat qui prennent en charge les tâches de conformité. Les utilisateurs peuvent également créer des rapports personnalisés contenant les données de la liste de contrôle pour faciliter le suivi de la conformité.

Ajouter une tâche à la liste de contrôle

Lorsque vous ajoutez une tâche au liste de contrôle de conformité du contrat et que vous définissez la statut sur Actif, la tâche est immédiatement disponible dans chaque contrat.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Dans le Nom , saisissez le nom de la tâche.

   Par exemple, « Révision ». Ce champ est limité à 20 caractères.

3. Dans le Descriptif , saisissez une description significative de la tâche.

   Par exemple, « Le responsable a examiné le contrat ».

4. Si vous souhaitez que la tâche apparaisse dans une certaine position dans le liste de contrôle, entrez la position numérique souhaitée dans la Ordinal numéro champ.

   Par exemple, si vous souhaitez que la tâche apparaisse comme troisième tâche dans la liste de contrôle, saisissez 3 dans ce champ.

5. Utilisez la Statut liste déroulante indiquant si la tâche de liste de contrôle est active ou inactive.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une tâche de la liste de contrôle

Si vous apportez des modifications au liste de contrôle de conformité du contrat, les modifications affectent le liste de contrôle de chaque contrat.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Sélectionnez Modifier à côté de la tâche souhaitée.
3. Apportez des modifications, puis sélectionnez Enregistrer.

Supprimer une tâche de la liste de contrôle

Vous pouvez supprimer une tâche de la liste de contrôle si elle n’a été signée dans aucun contrat. Cette opération supprime la tâche d’Intacct. Vous pouvez également désactiver une tâche (définir le statut sur Inactif), ce qui l’empêche de s’afficher dans les contrats, mais conserve la tâche à des fins d’historique.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Sélectionnez Supprimer en regard de la tâche que vous souhaitez supprimer.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

Afficher une tâche dans la liste de contrôle

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez afficher.

   Besoin d’aide pour trouver une tâche ?

   • Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever.

3. Sélectionnez le nom de la tâche.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus > Tâches de mise en conformité du contrat.

2. Recherchez la tâche que vous souhaitez afficher.

   ne voit pas Inclure inactif Sur votre page ?

   La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

   Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, la Inclure inactif, Inclure l’usage unique, Inclure privéet Afficher la hiérarchie Les options ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas les Inclure inactif option.

   Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Voir Vues personnalisées pour plus d’informations.

3. Sélectionnez Voir à côté de la tâche.

Descriptions des champs

Descriptions des champs de conformité

Champ	Description
Nom	Nom de la tâche. Par exemple, « Révision ». Ce champ est limité à 20 caractères.
Description	Une description significative de la tâche. Par exemple, « Le responsable a examiné le contrat ».
Numéro ordinal	Numéro qui décrit la position numérique de la tâche dans la liste de contrôle. Par exemple, le quatrième article de la liste de contrôle a un numéro ordinal de 4.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus cette tâche de la liste de contrôle, choisissez Inactif. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever. Vous pouvez toujours afficher les tâches de la liste de contrôle inactives en cochant la case Inclure inactifs dans la page de la liste des tâches de conformité du contrat.