Vue d’ensemble de l’Espace de travail de

L’Espace de travail de clôture aide les équipes financières à gérer et à suivre toutes les tâches requises pour clôturer une période comptable. Cette fonctionnalité centralise les listes de contrôle de clôture de période, les affectations de tâches, les échéances et le suivi de l’avancement en un seul endroit, ce qui facilite la coordination du travail entre les équipes et les entités.

Regardez cette vidéo pour comprendre les principales fonctionnalités de l’Espace de travail de clôture.

Listes de contrôle de clôture et affectations de tâches

Les listes de contrôle comprenant les tâches requises pour clôturer une période comptable sont au cœur de l’Espace de travail de clôture. Dans les environnements à plusieurs entités, une affectation de tâche peut être créée pour chaque entité. Le propriétaire de la tâche peut ensuite affecter la tâche à une personne différente dans chaque entité.

Par exemple, Karla est responsable de la tâche « Examiner les rapprochements bancaires ». En plus d’être le propriétaire de la tâche, elle est le responsable de la tâche de niveau général. Le tableau suivant présente toutes les affectations de tâches pour la société.

Exemple d’affectations pour la tâche Examiner les rapprochements bancaires
Entité Destinataire de la tâche
Centrale Jodie
Est Hélène
Sud Thomas
Niveau général Karla

Si vous travaillez sur des tâches liées à la clôture des périodes comptables, utilisez la liste de contrôle pour voir quelles tâches vous sont affectées. Vous pouvez également indiquer quand vos affectations de tâches sont en cours ou terminées.

Si vous gérez le processus de clôture, consultez le liste de contrôle pour avoir une vue d’ensemble de la situation de votre organisation dans le processus de clôture. Avec les permissions appropriées, vous verrez le statut de toutes les tâches ainsi que leurs dates de début et d’échéance. Vous pouvez voir en un coup d’œil quelles tâches sont en cours, à risque ou en retard.

Dépendances des tâches

Les dépendances de tâche définissent l’ordre dans lequel les tâches de clôture de période doivent être effectuées. Si une affectation de tâche ne peut pas être démarrée tant qu’une autre n’est pas terminée, vous pouvez le spécifier dans l’affectation de tâche dépendante.

La personne responsable de l’affectation de tâche dépendante peut recevoir une notification lorsque la tâche dont elle dépend est marquée comme terminée. Vous pouvez activer ce type de notification sur la page Configurer l’espace de travail de clôture.

Restrictions des entités

Dans un environnement à plusieurs entités, une tâche peut être créée uniquement pour le niveau de niveau général ou divisée en affectations de tâches distinctes pour les différentes entités.

  • Les utilisateurs soumis à des restrictions d’entité peuvent uniquement voir les affectations de tâches au sein de leurs entités.

  • Si un utilisateur a une affectation qui dépend d’une affectation dans une autre entité, il ne verra cette autre affectation que s’il a accès à l’entité.

    • Karla a accès aux entités Est et Sud.

    • Son affectation de tâche dans l’entité Est ne peut pas être terminée tant que Jodie n’a pas terminé son affectation de tâche dans l’entité Ouest.

    • Mais Karla ne peut pas voir l’affectation de tâche de Jodie car Karla n’a pas accès à l’entité Ouest.

  • Au niveau de niveau général, l’utilisateur peut voir toutes les dépendances et suivre la progression entre les entités.

Modèles de listes de contrôle et de tâches

Les modèles de tâches et de listes de contrôle vous permettent de gagner du temps et de maintenir un processus de clôture cohérent. Ils éliminent la nécessité de créer une nouvelle liste de contrôle à partir de zéro chaque fois que vous clôturez une période.

Les modèles de tâches incluent les informations nécessaires pour calculer les dates cibles de début et de fin d’une tâche. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe contenant des instructions pour vous aider dans la tâche, ainsi qu’un lien vers une page Intacct ou un site externe utilisé lors de la réalisation de la tâche.

Copilot est fourni avec plusieurs modèles de tâches générés par le système, mais vous pouvez en créer des personnalisés pour correspondre à tous vos processus.

Les modèles de listes de contrôle sont essentiellement un conteneur pour un ensemble de modèles de tâches. Utilisez ces modèles pour créer vos listes de contrôle de clôture de période.

Notifications

Copilot génère des informations et des notifications en fonction de vos paramètres de configuration. Ces informations alertent les responsables de tâches de certaines situations, telles que les suivantes :

  • L’échéance d’une tâche approche

  • Une tâche est à risque

  • Une tâche est en retard

Les notifications sont générées en fonction de la tâche, des dates cibles et d’autres informations. Les personnes affectées peuvent afficher ces informations dans le panneau Copilot, et vous pouvez configurer Copilot pour qu’il envoie également des notifications par e-mail.

Fermer le suivi de progression

Le moniteur de progression de la clôture fournit une vue complète et compensée de votre progression de clôture en transformant les données de l’Espace de travail de clôture en informations exploitables. Utilisez cette page pour suivre les statuts des tâches, les destinataires et les dates d’échéance afin d’obtenir une visibilité en temps réel sur la progression de votre processus de clôture.

Disponibilité régionale

L’espace de travail de clôture est disponible dans toutes les régions.