Aperçu des dépenses

Les dépenses simplifient le processus de reporting et d’approbation des dépenses de votre société. Les collaborateurs peuvent soumettre des rapports dépense à partir de n’importe quelle établissement, et Intacct les achemine automatiquement vers le superviseur approprié pour approbation. Les superviseurs reçoivent une notification par e-mail lorsqu’un rapport est soumis.

Les superviseurs peuvent faire ce qui suit :

Affichez le rapport de dépenses envoyé.
Approuvez le rapport de dépenses envoyé tel quel.
Demandez des modifications ou des détails supplémentaires.

Une fois le rapport de dépenses approuvé, il devient une facture fournisseur. Ensuite, l’équipe comptable traite la facture fournisseur et émet un chèque ou un paiement en ligne. Les données appropriées sont automatiquement comptabilisées dans d’autres applications, telles que Comptes fournisseurs et Grand livre.

Les collaborateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :

Vérifiez le statut de leurs rapports de dépenses dans le cycle d’approbation et de paiement.
Examinez l’ensemble de l’historique de ses dépenses.

Avances

L’équipe comptable peut émettre un paiement d’acompte avant qu’un collaborateur ne soumette un rapport de dépenses. Par exemple, une nouvelle recrue peut avoir besoin de fonds pour une importante dépense de déménagement. Une fois la dépense effectuée et le rapport soumis, l’acompte est appliqué à la facture fournisseur.

Détails du rapport de dépenses

Les rapports de dépenses peuvent inclure un nombre illimité d’éléments, chacun pouvant spécifier différents types de dépense, services et établissements. Les collaborateurs peuvent ajouter des notes en plus des données obligatoires, telles que le type de dépense et le coût. Ils peuvent également ajouter des pièces jointes à leurs rapports de dépenses. Par exemple, les collaborateurs à New York numérisent et joignent des reçus pour soumettre des rapports de dépenses à leur responsable en Californie.

Types de dépenses

Au lieu d’utiliser le numéro ou les libellés de compte, vous pouvez utiliser les types de dépenses pour effectuer les opérations suivantes :

Donnez aux comptes Grand livre (du grand livre) utilisés pour les rapports collaborateur dépense des noms plus reconnaissables.
Limitez l’accès aux comptes que vous ne souhaitez pas que les collaborateurs utilisent.

Par exemple, vous ne voulez pas que les collaborateurs comptabilisation les dépenses à un compte de fonds propres. Pour éviter cela, ne créez pas de type de dépense pour ce compte.

Vous pouvez attribuer un ou plusieurs types de dépenses à n’importe quel compte du Grand livre. Par exemple, le compte kilométrage de la voiture est « 7216 Transport », mais le type dépense pourrait être « Kilométrage » pour permettre aux employés de le reconnaître plus facilement et plus rapidement.

Types de paiement des dépenses

Vous pouvez utiliser les types de paiement des dépenses pour effectuer les opérations suivantes :

Suivez comment les dépenses ont été payées.
Créez des dépenses remboursables et non remboursables.

Par exemple, vous créez des types de paiement pour les cartes de crédit de la société ou des chèques pour les dépenses non remboursables. Un compte de compensation spécifique peut être attribué à chaque type de paiement de dépense pour faciliter le rapprochement.

Vous pouvez attribuer des types de paiement des dépenses aux rapports de dépenses et aux régularisations de dépenses.

Rapports

Les rapports d’application comprennent le livre des dépenses, le registre des chèques pour les dépenses des collaborateurs et la liste des collaborateurs.

Un rapport de dépenses client facultatif solution est disponible pour les sociétés de services professionnels ayant des exigences plus strictes en matière de rapports de dépenses. Cette application inclut, entre autres, l’écriture inter-entités automatisée, le suivi des dépenses de projet et la prise en charge des PDA.

Cycle de vie des demandes de remboursement et des paiements effectués

Les demandes de remboursement et les paiements effectués passent par plusieurs états au cours de leur cycle de vie. Les actions de centrage ne peuvent être effectuées qu’à des étapes spécifiques de ce cycle.