Configuration des livres définis par l’utilisateur

Les livres définis par l’utilisateur vous permettent de gérer différentes normes de reporting au-delà de ce qui est possible avec les livres PCGR et les livres fiscaux. Après les activer Dans le Grand livre, vous pouvez créer un ou plusieurs livres de rapports que vous utilisez pour suivre les écritures de journal spécialisées distinctes de vos livres réels. Par exemple, une société de gestion immobilière peut créer un livre Immobilier à des fins de suivi et de reporting des écritures de journal spécifiques à ce secteur.

Cette rubrique vous guide tout au long du processus de configuration des livres définis par l’utilisateur. Elle couvre l’activation de la fonctionnalité, la définition des niveaux de sécurité dans les rapports et la définition des livres et des journaux. Si vous ne connaissez pas les livres définis par l’utilisateur, nous vous recommandons de commencer par notre Introduction.

La configuration des livres définis par l’utilisateur implique quelques étapes.

1. Activer les livres définis par l’utilisateur dans le Grand livre.
2. Accorder à l’utilisateur Autorisations d’accéder au livre et de le comptabiliser.
3. Définir les informations du livre.
4. Ajoutez au moins 1 journal au livre.

Activer les livres définis par l’utilisateur dans le Grand livre

1. Atteindre Grand livre >Coup monté Configuration >.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’au Options avancées du Grand livre et sélectionnez l’option Activer les livres définis par l’utilisateur.

Accorder des permissions aux utilisateurs

Il existe des permissions distinctes pour les livres, les journaux et les écritures de journal définis par l’utilisateur. Par exemple, vous pouvez donner à quelqu’un la permission de saisir des transactions dans des livres définis par l’utilisateur, mais pas nécessairement d’ajouter des écritures de journal au livre.

Sur la page Permissions du Grand livre, accordez les permissions suivantes relatives aux livres définis par l’utilisateur :

• Livres définis par l’utilisateur
• Journaux définis par l’utilisateur

• Entrées de journal définies par l’utilisateur

L’octroi de permissions pour les livres selon les PCGR (principes comptables généralement reconnus), les livres d’impôt et les livres définis par l’utilisateur permet aux utilisateurs de saisir des transactions dans ces livres. Cependant, tous les utilisateurs ayant accès aux rapports du Grand livre peuvent voir les données dans les livres, même s’ils ne disposent pas d’autorisations spécifiques.

Il n’y a pas de restriction d’accès aux données pour les livres définis par l’utilisateur, PCGR ou fiscaux. Les utilisateurs ayant des droits sur les rapports du grand livre sont autorisés à voir les données des journaux ou des livres dans les rapports.

Définir un livre

Vous pouvez ajouter autant de livres définis par l’utilisateur que nécessaire à des fins de création de rapports.

1. Atteindre Grand livre >Coup monté >Plus > Livres définis par l’utilisateur.
2. Sélectionnez Créer.
3. Saisissez un ID de livre qui seront significatifs pour vous au moment de la création de rapports.

   L’ID du livre apparaît dans la liste des « autres livres » lorsque vous créez des rapports financiers ou d’autres rapports de Grand livre.

4. Donnez au livre un Description.
5. Activer Accès direct au livre et au journal pour permettre à des utilisateurs ou groupes spécifiques d’accéder à ce livre. Ces permissions ne sont en place que pour les utilisateurs qui accèdent directement au livre et aux journaux associés.
6. Vous pouvez également sélectionner l’icône Rapports de gestion Case à cocher pour permettre à ce livre d’ignorer les périodes clôturées.

   Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après la création du livre.

   Les livres de rapports de gestion n’ont pas d’impact sur les livres réels. En outre, vous ne pouvez configurer que Journaux définis par l’utilisateur et le Logiciel Livre de bord numérique pour les comptabiliser dans les livres de rapports de gestion. Les livres auxiliaires, tels que les Comptes fournisseurs, ne peuvent pas être comptabilisés dans les livres d’exploitation.

1. Atteindre Grand livre >Coup monté >Plus > Livres définis par l’utilisateur.
2. Choisir Ajouter pour ajouter un nouveau livre.
3. Saisissez un ID de livre qui seront significatifs pour vous au moment de la création de rapports.

   L’ID du livre apparaît dans la liste des « autres livres » lorsque vous créez des rapports financiers ou d’autres rapports de Grand livre.

4. Donnez au livre un Description.
5. Activer Accès direct au livre et au journal pour permettre à des utilisateurs ou groupes spécifiques d’accéder à ce livre. Ces permissions ne sont en place que pour les utilisateurs qui accèdent directement au livre et aux journaux associés.
6. Vous pouvez également sélectionner l’icône Rapports de gestion Case à cocher pour permettre à ce livre d’ignorer les périodes clôturées.

   Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après la création du livre.

   Les livres de rapports de gestion n’ont pas d’impact sur les livres réels. En outre, vous ne pouvez configurer que Journaux définis par l’utilisateur et le Logiciel Livre de bord numérique pour les comptabiliser dans les livres de rapports de gestion. Les livres auxiliaires, tels que les Comptes fournisseurs, ne peuvent pas être comptabilisés dans les livres d’exploitation.

Associer un journal au livre

Pour pouvoir ajouter des écritures de journal à votre livre défini par l’utilisateur, vous devez d’abord ajouter au moins un journal.

1. Atteindre Grand livre >Coup monté et sélectionnez l’icône Ajouter (cercle) À côté de Défini par l’utilisateur.
2. Saisissez un Symbole et un Titre pour le journal.
3. Sélectionnez l’icône Livre défini par l’utilisateur auquel ce journal appartient.
4. Assurez-vous que le statut est défini sur Actif.
5. Si vous utilisez Projets et que vous avez activé les transactions du Grand livre facturables, vous pouvez sélectionner Activer l’indicateur de facturation du projet. Cela vous permettra de marquer les éléments d’écritures de journal d’un projet comme étant à facturer.