Clients et fournisseurs dans une société multi-entités partagée

Dans un environnement multi-entités partagé, il est typique d’avoir des clients et des fournisseurs communs à plusieurs entités. Ces clients et fournisseurs peuvent être configurés une seule fois, à la niveau général de la société, puis utilisés par toutes les entités ou restreints par entité ou service.

Certains clients ou fournisseurs sont-ils uniques à une entité particulière ? Vous pouvez également configurer cela en les créant au niveau de l’entité.

Vue d’ensemble

• Partagé Les fiches sont créées au niveau général et sont partagées entre les entités d’une société. Les fiches partagées comprennent des transactions et des objets. Les transactions partagées comprennent les factures fournisseurs, les factures et les écritures de journal. Les objets partagés comprennent les clients, les fournisseurs et les comptes bancaires. Lorsque vous créez des données partagées au niveau général, vous activez le partage de ces données entre les entités et au niveau général. Les fiches partagées apparaissent dans les listes des fiches de toutes les entités.

• Au niveau de l’entité Les fiches (anciennement appelées entités privées) sont créées au niveau de l’entité et ne sont accessibles que dans l’entité où les données ont été créées. Les utilisateurs peuvent effectuer des transactions avec des fiches au niveau de l’entité à l’aide d’objets partagés ou au niveau de l’entité. Par exemple, vous pouvez générer un facture au niveau de l'entité pour un client partagé (créé au niveau général) ou un client au niveau de l'entité.

• Restreint Les fiches ont trait aux clients, aux fournisseurs, aux comptes courants et aux comptes d’épargne que le administrateur peut restreindre à des établissements, des groupes de établissement, des services et des groupes de service. Par exemple, un administrateur peut choisir de restreindre un fournisseur britannique à l’entité britannique de votre société. Les administrateurs peuvent restreindre des fournisseurs individuels au niveau général uniquement, ou à des sites, groupes d’établissements, services et groupes de services spécifiques.

Clients et fournisseurs partagés

Les clients et fournisseurs créés au niveau général sont partagés par toutes les entités. Cela signifie qu’ils apparaissent dans des listes à tous les niveaux d’une société multi-entités et peuvent être utilisés n’importe où dans les transactions, y compris les factures et factures fournisseurs saisies par des entités particulières.

1. Accédez au niveau général de la société.
2. Créez ou modifiez le client ou le fournisseur.

Restreindre par entité ou par service

Assurez-vous toujours d’être au niveau général lorsque vous activez et affichez les restrictions.

Activer des restrictions

La possibilité de restreindre les clients et les fournisseurs est une option de configuration que votre administrateur peut activer.

1. Aller àSociété > Admin > Abonnements.

   La page Abonnements s’affiche.

2. Sélectionnez Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
3. Dans le Restrictions des entités Sélectionnez l’un des éléments suivants pour les restreindre à une entité :
   • Clients
   • Fournisseurs
   • Comptes courants
   • Comptes d’épargne

Après avoir enregistré vos modifications, un Restrictions s’affiche sur la page Informations pour les types de données que vous avez décidé de restreindre.

Restreindre les clients ou les fournisseurs

Vous pouvez restreindre les clients et les fournisseurs à un établissement ou à un service ou au niveau général uniquement.

1. Au niveau général de la société, modifiez le client ou le fournisseur.
2. Sur la page client ou fournisseur informations, sélectionnez l’icône Restrictions Tab.
   • Non restreint (valeur par défaut) signifie que le client ou le fournisseur peut être utilisé dans n’importe quelle transaction, par n’importe quel établissement ou service.
   • Pour restreindre par établissement ou par service, sélectionnez client restreints ou Fournisseur restreint, puis sélectionner des établissements et des services particuliers.
   • Limité au niveau général uniquement signifie que le client ou le fournisseur ne peut être utilisé que par des transactions saisies au niveau général.

Clients ou fournisseurs (privés) spécifiques à une entité

Pour rendre un client ou un fournisseur privé, changez d’abord vers l’entité, puis créez-la.

Un client ou un fournisseur privé ne peut pas être utilisé dans des transactions pour d’autres entités. Par exemple, un fournisseur de fournitures de bureau créé pour une entité de l’Arizona n’apparaîtra pas dans la liste des fournisseurs d’autres entités.

Que signifie « Non détenu » ?

Dans une société multi-entités, les fiches partagées telles que les clients, les fournisseurs et autres articles ne peuvent être modifiées qu’au niveau général d’une société. Certaines transactions de journal, par exemple, les écritures de journal récurrentes créées au niveau général, appartiennent également au niveau général et ne peuvent pas être modifiées à partir d’une entité.

Si vous affichez la liste des fiches partagées (client, fournisseur ou écriture) au sein d’une entité, vous pouvez voir les fiches partagées dans la liste. Toutefois, il sera indiqué qu’elles n’appartiennent pas à l’entité et que le Modifier n’apparaît pas. Passez au niveau général, qui est propriétaire de la fiche, pour apporter des modifications.