Entités et emplacements

Entités

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un ensemble de livres entièrement équilibrés, garantis séparément. Les entités représentent généralement des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des emplacements, des chapitres, des fonds auto-équilibrés ou des filiales, avec un plan comptable commun.

Une société partagée multi-entités comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées incluent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les employés. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données principales, tels que les fournisseurs, les clients et les employés. Les administrateurs peuvent même limiter les utilisateurs à ne travailler que dans des entités particulières.

Un exemple de société partagée multi-entités est une société de gestion immobilière. Une entité représente le siège social de la société et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Une entité peut avoir n’importe quel numéro d’emplacements qui se cumulent jusqu’à cette entité uniquement.

Établissements

Un établissement est une dimension à laquelle une transaction peut être codée. Les emplacements sont regroupés en une seule entité et partagent le numéro d’identification fiscale de cette entité.

Par exemple, si l’entité E100 se trouve aux États-Unis, les emplacements 101 et 102 sont regroupés dans l’entité E100. Disons que l’établissement 110 est New York et l’établissement 120 est la Californie.

Transactions codées aux emplacements 110 et 120 :

• Cumulez jusqu’à l’entité E100.
• Partagez le numéro d’identification fiscale de l’entité américaine E100.
• Apparaître dans les rapports que vous exécutez sur les transactions codées à New York ou en Californie en sélectionnant ces emplacements pour le rapport.

Contrairement aux entités, les emplacements ne produisent pas un ensemble de livres équilibrés. Étant donné qu’ils se regroupent en une seule entité, les emplacements n’ont pas de transactions entre entités. Enfin, les utilisateurs peuvent être limités à des entités, mais pas à des emplacements.

Vous pouvez créer un numéro illimité de lieux au sein d’une entité de votre société Intacct sans frais supplémentaires. N’oubliez pas que ces emplacements partageront tous le numéro d’identification fiscale de l’entité à laquelle ils appartiennent.

Dimensions d’emplacement dans les transactions et les rapports

La dimension d’établissement utilisée pour les transactions et les rapports reflète à la fois les données d’entité et de établissement. Par exemple, supposons qu’une transaction ait une dimension d’établissement E100 Californie. Cette notation indique une entité comme dimension d’établissement pour cette transaction avec un ID d’entité E100 et un nom d’entité Californie.

Supposons qu’une autre transaction ait une dimension d’établissement 101 San José. Cette notation indique un établissement qui se cumule avec l’entité E100 Californie.

La distinction entre les entités et les dimensions en un coup d’œil lors de l’utilisation de la dimension d’établissement est une bonne raison d’établir un ID d’entité et une convention de nommage.

Conventions de nommage

Il est recommandé de définir une convention de nommage pour vos ID d’entité. Une convention de nommage compenser facilite la recherche d’un nom d’entité parmi les noms d’établissement et simplifie l’ajout d’entités à l’avenir.

Une convention de nommage courante consiste à préfixer la lettre E à une valeur numérique à 3 ou 4 chiffres. Par exemple, votre premier ID d’entité est E100, le deuxième ID d’entité est E200, etc.

L’ID d’entité est fixe lorsque vous le définissez et ne peut pas être modifié. Vous pouvez toutefois modifier le nom de l’entité ultérieurement si nécessaire.

Il est également recommandé d’avoir une convention de nommage pour les entités, généralement basée sur leur établissement. Par exemple, les sites de San Francisco, Los Angeles et Sacramento pourraient tous faire partie de l’E100 : Entité californienne. Dans cet exemple, l’ID d’entité est E100 et le nom de l’entité est Californie.

Hiérarchie des emplacements

Vous pouvez créer une hiérarchie d’emplacements, par exemple, avec un établissement qui a un ou plusieurs emplacements enfants. Les emplacements parent et enfant seraient toujours regroupés en une seule entité. Par exemple, l’établissement 121 est Los Angeles, qui est l’établissement enfant de l’établissement 120 en Californie. Les emplacements parent et enfant sont regroupés dans l’entité 100 des États-Unis.

Hiérarchie des emplacements dans une société multi-entités mise à niveau

Les emplacements d’une société partagée à plusieurs entités nécessitent un ID parent, qui peut être un ID d’entité ou un autre ID d’établissement. Tous les emplacements existants sans ID parent se voient automatiquement attribuer l’ID parent de votre entité nouvellement créée.

Continuez à utiliser la convention de nommage cohérente que vous avez utilisée pour les ID d’établissement. Une convention de nommage cohérente vous permet de différencier les ID d’entité des ID d’établissement. Des ID d’établissement distincts facilitent le codage d’une transaction à un établissement ou l’attribution d’un ID parent à un établissement donné.

Modifications de la hiérarchie des emplacements

Vous ne pouvez modifier la relation parent-enfant entre deux emplacements que dans les conditions suivantes :

• Votre société a une entité.
• Votre société fonctionne dans une devise de tenue de compte.
• Il n’y a pas de transactions codées pour l’établissement enfant dont vous souhaitez modifier la filiation.

Si ces critères sont remplis, vous pouvez modifier le parent de l’établissement enfant.