Frais d’approche estimés

Lorsque vous achetez des articles de stock, vous pouvez inclure une estimation des frais d’approche que vous espérez recevoir sur la transaction d’achat. La saisie d’estimations sur l’achat permet d’accélérer la valorisation de l’inventaire des articles achetés et de préciser le coût des marchandises vendues lors de la vente des articles achetés. Par la suite, lorsque vous recevrez des factures fournisseurs pour les montants connus des frais d’approche (les frais d’approche réels), vous pouvez créer une nouvelle transaction pour saisir et faire correspondre chaque coût d’approche réel à son estimation.

Les estimations doivent être saisies dans les transactions qui sont comptabilisées dans les comptes fournisseurs ou le grand livre et augmentent la valeur des stocks (Valeur ENSTOCK ou Valeur et quantité). Cette rubrique suppose que la transaction de comptabilisation est une facture fournisseur.

Ajouter une estimation des frais d’approche

Les transactions pour les définitions de transaction activées pour les frais d’approche estimés ont un Estimation des frais d’approche section. Utilisez cette section pour saisir chaque coût d’approche estimé, en spécifiant une catégorie de frais d’approche pour l’estimation et en saisissant le montant de l’estimation.

Pour ajouter un coût d’approche estimé :

1. Dans la liste de transactions d’achats appropriée, effectuez l’une des opérations suivantes en fonction de votre flux de travail :
   • Convertissez la transaction précédente du flux de travail en facture fournisseur
   • Créer une nouvelle facture fournisseur
   • Modifier une facture fournisseur existante
2. Dans le Estimations des frais d’approche , saisissez un élément pour chaque frais d’approche que vous prévoyez de recevoir pour l’achat des articles. Peut-être vous attendez-vous à être facturé pour environ 1 000 $ de frais de transport dans quelques semaines.
   1. Catégorie. Sélectionnez la catégorie de frais d’approche correspondant au type de dépense et à la méthode de distribution que vous souhaitez utiliser pour appliquer proportionnellement le coût estimé aux articles d’inventaire applicables à l’achat. Par exemple, sélectionnez LCC - Expédition au poids
      Considérations relatives à la sélection d’une catégorie avec une méthode de distribution appropriée

      Les types d’articles achetés par votre organisation et les types de frais d’approche que vous saisissez peuvent vous aider à déterminer la méthode de ventilation qui permet d’obtenir la répartition la plus réaliste des frais d’approche estimés :

      • Valeur. Le coût est réparti proportionnellement au prix d’achat (Prix détaillé) pour les articles de l’inventaire. Vous pourriez choisir Valeur pour les frais d’approche tels que les droits, qui sont généralement facturés sur la valeur totale des articles expédiés.
      • Compter. Le coût est réparti proportionnellement au nombre d’unités achetées.
      • Volume. Le coût est réparti proportionnellement au volume enregistré pour chaque article. Vous pourriez choisir Volume Si les articles diffèrent en taille et que certains prennent beaucoup plus de place dans un conteneur maritime. Les articles plus volumineux sont plus susceptibles de coûter plus cher à livrer.
      • Poids. Le coût est réparti proportionnellement au poids enregistré pour chaque article. Vous pourriez choisir Poids pour les frais d’approche basés sur le poids, tels que le fret. Les articles plus lourds, comme les sacs de gravier par rapport aux sacs de mousse, sont plus susceptibles de coûter plus cher à livrer.

      Pour obtenir de plus amples renseignements et des exemples de calcul pour répartir les frais d’approche, consultez la rubrique Méthodes de répartition des frais d’approche.

      Par la suite, si un coût réel est mis en correspondance avec l’estimation, Intacct utilise automatiquement le même Catégorie pour répartir le coût réel entre les articles.

   2. Montant estimé. Par exemple, saisissez 1 000 $.
   3. Description. Saisissez certaines caractéristiques d’identification pour les frais d’approche estimés, telles que le nom du fournisseur dont vous prévoyez de recevoir le coût réel.
3. Choisir Publier.

   Sage Intacct comptabilise la facture fournisseur pour l’achat des articles et crée automatiquement une transaction d’augmentation de régularisation des stocks sous-jacente (SYS-LC Estimates Adj Incr) pour chaque coût d’approche estimé. Chaque régularisation augmente la valeur des articles de l’achat du montant de l’estimation.

   Intacct distribue chaque frais d’approche aux articles de l’inventaire pour lesquels les frais d’approche sont activés et configurés pour la méthode de distribution pour la catégorie de frais d’approche. Par défaut, tous les articles de l’inventaire activés pour les frais d’approche sont automatiquement configurés pour la distribution par Valeur. Les articles doivent être configurés pour la distribution par Compter, Volumeet Poids.

Vérifier la répartition d’un coût estimé

Une fois que vous avez saisi et comptabilisé la transaction d’achat, Intacct la lie aux transactions SYS-LC Estimates Adj Incr qui ont été créées. Un moyen simple de voir comment les coûts estimés ont été répartis est de consulter ces transactions d’augmentation de la régularisation des stocks. Les liens vers les transactions se trouvent dans la Histoire de la transaction d’achat.

Pour voir comment un coût estimé a été réparti :

1. Si la liste des transactions contenant la transaction d’achat est déjà ouverte, accédez à Achats > Tout > et sélectionnez le Type de transaction pour afficher la liste des transactions.
2. Recherchez la transaction d’achat, puis sélectionnez Vue.
3. Sélectionnez l’icône Histoire onglet.
4. Dans le Détails des frais d’approche , sélectionnez la section Estimations SYS-LC Incr ajusté transaction.
5. Dans la boîte de dialogue où apparaît la transaction d’augmentation de la régularisation, examinez les informations de répartition des coûts dans la Entrées section.

Résoudre les problèmes de saisie des coûts estimés

Le tableau suivant décrit les conditions d’erreur potentielles et fournit des solutions possibles pour vous permettre d’atteindre votre objectif :

Problème	Solution possible
Le Estimations des frais d’approche section manquante	La définition de transaction d’achat pour la transaction n’est pas spécifiée pour les frais d’approche estimés dans la page Configurer le contrôle d’inventaire. Si vous ne disposez pas des permissions ou de l’autorité appropriées pour modifier la configuration, contactez votre administrateur Sage Intacct. En savoir plus Configuration du contrôle d’inventaire pour les frais d’approche.
La transaction a été créée, mais les régularisations d’inventaire générées par le système, les augmentations pour les estimations sont absentes des Histoire onglet	Modifiez la transaction d’achat initiale et assurez-vous qu’une catégorie est sélectionnée pour chaque coût d’approche estimé qui a été saisi.
La transaction a été créée, mais le montant d’une régularisation générée par le système pour une estimation est nul	Modifiez la transaction d’achat initiale et assurez-vous que Catégorie et un Montant estimé sont sélectionnés pour chaque coût d’approche estimé qui a été saisi.
Un coût estimé n’a pas été distribué à certains articles de l’inventaire	Cela peut être causé par plusieurs conditions : L’article d’inventaire n’est pas activé pour les frais d’approche. L’article d’inventaire est activé pour les frais d’approche, mais n’est pas actif pour la méthode de distribution associée à la catégorie des frais d’approche. (Les articles doivent être configurés pour le nombre, le poids et le volume.) Les frais d’approche ne sont appliqués qu’aux articles d’inventaire avec une méthode de coût moyen, PEPS ou LIFO. Si vous ne disposez pas des permissions ou de l’autorité appropriées pour modifier les articles de l’inventaire, contactez votre administrateur Sage Intacct. En savoir plus Activation des articles de l’inventaire pour la distribution des frais d’approche.
Un coût estimé n’a pas été réparti entre les articles de l’inventaire de la manière prévue	Ils peuvent être causés par plusieurs conditions : Le Valeur Lors de la configuration de l’inventaire, les articles pour les frais d’approche peuvent être inexacts. Pour chaque article d’inventaire, vérifiez les Valeur pour chaque méthode de distribution de la Avancé onglet. Si l’unité de mesure de l’article dans le Généralités est identique à la méthode de distribution dans le tableau de la Avancé , l’onglet Valeur doit être 1 (ou vide). Si l’unité de mesure de l’article diffère de l’une des méthodes de distribution du tableau, l’attribut Valeur doit être un multiplicateur qui représente l’élément dans l’unité de base de la méthode de ventilation. Si vous ne disposez pas des permissions ou de l’autorité appropriées pour modifier les articles de l’inventaire, contactez votre administrateur Sage Intacct. Examinez les informations sur Méthodes et calculs de répartition des frais d’approche.

Modifier un coût estimé

Il est possible de modifier un coût d’approche estimé si aucun coût d’approche réel n’a été lié à la transaction d’achat initiale et que rien d’autre n’empêche la transaction d’être modifiée. Pour en savoir plus, consultez les règles concernant Modification des transactions d’achat.

1. Ouvrez la liste des transactions d’achat applicable, recherchez la transaction d’achat avec le coût estimé, puis sélectionnez Éditer.
2. Dans le Estimation des frais d’approche , modifiez l’estimation. Sélectionnez ensuite Publier.

Lorsque vous comptabilisez la transaction, Intacct supprime la transaction SYS-LC Estimates Adj Incr existante pour l’estimation et génère automatiquement une nouvelle transaction SYS-LC Estimates Adj Incr pour l’estimation. Ainsi, la valorisation de l’inventaire pour l’achat est mise à jour en conséquence.

Supprimer un coût estimé

Un coût estimé peut être supprimé si aucun coût d’approche réel n’a été lié à la transaction d’achat initiale et que rien d’autre n’empêche la modification de la transaction.

1. Ouvrez la liste des transactions d’achat applicable, recherchez la transaction d’achat souhaitée, puis sélectionnez Éditer.
2. Dans le Estimation des frais d’approche , supprimez l’estimation souhaitée. Sélectionnez ensuite Publier.

Le montant de l’estimation est retiré de la valorisation de l’article lors de l’achat initial.