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Analyse des factures rapport

Le rapport d’analyse des factures fournisseurs vous aide à analyser vos achats en affichant les éléments de dépense dans les factures fournisseurs. Par exemple, ce rapport peut vous montrer la quantité d’un certain type de papeterie que vous avez commandée sur une période donnée et auprès de quels fournisseurs. Ce rapport est utile aux comptables et aux contrôleurs qui souhaitent voir comment l’argent est dépensé par article.

Pour plus d’informations sur les conditions de paiement qui peuvent différer selon votre établissement, consultez la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

La fonctionnalité d’accès direct est désactivée lorsque vous Restreindre les transactions du livre auxiliaire au niveau général.

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Rapports > l’analyse des factures fournisseurs.

Abonnement	Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur	Entreprise, collaborateur, approbation
Permissions	Afficher les factures

Afficher un rapport mensuel

Générez le rapport.
Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Vue.

Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.
Si vous le souhaitez, pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Personnaliser et exécuter

Si vous souhaitez voir tous les résultats d’une catégorie particulière, n’effectuez aucune sélection dans les zones de saisie de données. Vous pouvez exécuter ce rapport sans saisir d’informations de recherche. Toutefois, si vous le faites, l’exécution du rapport risque de prendre beaucoup de temps et de renvoyer trop de résultats pour être utile.

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’éléments à inclure, ainsi que préciser la manière dont vous souhaitez que le rapport s’affiche.

Pour personnaliser et exécuter un rapport :

Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne précisez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.
- Vous pouvez préciser la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.
Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.
- Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur ou le type de fournisseur. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
Effectuer la mise en page du rapport.
- Les options de format varient de rapport à rapport. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.
Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Vue: Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
- Imprimer: Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
- Traiter et stocker: Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés ou envoyés vers un établissement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox. En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.
- Ajouter au tableau de bord: Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.
- Mémoriser: Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.
  
  Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.
- Exporter: Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
- Personnaliser: Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
- Messagerie électronique: Après avoir exécuté le rapport, envoyez-l’e-mail à d’autres utilisateurs.
Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des périodes de référence prédéfinies disponibles dans la Période de rapport et En date du Date ou créez votre propre période de référence à l’aide des Date de début et Date de fin boîtes.

Définissez la période

Dans le Période , effectuez l’une des opérations suivantes :

Utilisez la Période de rapport liste déroulant pour sélectionner la période de référence. Saisissez une date dans l' En date du ou utilisez l’outil Calendrier pour sélectionner une date.
Saisir une valeur spécifique Date de début, Date de fin, ou les deux. Vous pouvez également utiliser l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées.

Si vous remplissez tous les champs de la période (c’est-à-dire si vous remplissez le champ Période de rapport, En date du, Date de débutet Date de fin champs), Intacct génère votre rapport en fonction des dates de début et de fin. Il ignore l’attribut En date du.

Le tableau suivant décrit les champs de la Période .

Champ	Description
Période de référence	Ces périodes sont relatives aux En date du. Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.
Date d’effet	La date qu’Intacct utilisera comme référence pour la période de référence que vous sélectionnez. La date du jour est sélectionnée par défaut.
Date de début	Laissez la Date de début vide pour inclure toutes les informations depuis la date la plus ancienne de vos données Intacct jusqu’à la date de fin.
Date de fin	Laissez la Date de fin Vide pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour obliger Intacct à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un site, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres de rapport

Utilisez les filtres pour cibler les résultats du rapport. Les filtres vous permettent en effet d’isoler les données de votre choix en vue de les regrouper. Vous pouvez définir la combinaison de filtres de votre choix.

Pour définir les filtres afin d’affiner les résultats du rapport

Définissez la rapport pour afficher les résultats d’un fournisseur ou d’une plage de fournisseurs spécifique. Pour ce faire, utilisez la commande Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes.

Comment utiliser le À partir de et À Champs

Tous À partir de et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

À partir de la À partir de liste déroulant, sélectionnez l’objet souhaité.
À partir de la À dans la liste déroulante, sélectionnez le même objet.

Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

À partir de la À partir de liste déroulant, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir au début de la plage.
À partir de la À liste déroulant, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage.

Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

Laissez les deux champs vides.

Si vous avez un grand numéro d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

Configurez le rapport de manière à ce qu’il affiche les résultats d’un type de fournisseur spécifique. Pour ce faire, sélectionnez l’icône Type de fournisseur puis sélectionnez le type de fournisseur que vous souhaitez inclure dans le rapport, par exemple consultants ou distributeurs.
Configurez le rapport de manière à ce qu’il affiche les résultats d’un compte ou d’une plage de comptes spécifique. Pour ce faire, utilisez la commande Depuis le compte et Au compte listes déroulantes.

Si votre entreprise est une entreprise qui comprend plusieurs entités, vous pouvez filtrer par emplacement, par service ou les deux.

Pour définir les options d’emplacement et de service :

Pour filtrer les rapport par établissement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, du statut ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement Liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner l’emplacement dans la liste.

Saisissez ou sélectionnez un emplacement si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. Le système utilise le site que vous spécifiez pour déterminer la devise appropriée.
Pour filtrer le rapport par service au sein de la société, saisissez le nom du service dans la Service Liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner le service dans la liste.
Si vous souhaitez que le rapport couvre certains emplacements, indépendamment de ce que vous sélectionnez dans la Emplacement liste déroulante, utilisez la commande Afficher pour Liste déroulante pour sélectionner les emplacements du rapport :
- Tous les emplacements : Pour inclure les données pour tous les emplacements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
- Cet établissement : Pour inclure les données uniquement pour l’entité que vous utilisez actuellement.
- Emplacements enfants : Pour inclure les données uniquement pour les emplacements qui sont des emplacements enfants de l’entité actuelle. Par exemple, si votre entité actuelle est la Californie et que vous avez des sites enfants pour San Francisco et Los Angeles, utilisez cette option pour que le rapport inclue les données uniquement pour Los Angeles et la Californie.

Sélectionnez l’icône Inclure les détails du paiement Case à cocher si vous souhaitez que le rapport fournisse des détails supplémentaires sur la façon dont le paiement a été effectué, tels que la date et le montant payé. Vous verrez ces détails à l’extrême droite du rapport.
Sélectionnez soit Résumé ou Détail, en fonction de la quantité d’informations que vous souhaitez inclure dans le rapport.
Sélectionnez l’une des options Afficher les documents suivantes pour spécifier le type de transaction à inclure :
Réglé intégralement
Partiellement payée
Non payé
Tout

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
Du fournisseur, Au fournisseur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce fournisseur ou gamme de fournisseurs spécifique. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport donnera des résultats pour tous les fournisseurs.
Type de fournisseur	Incluez les données uniquement pour le type de fournisseur spécifié. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport inclura tous les types de fournisseurs.
Du compte, Au compte	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce compte ou cette plage de comptes spécifique. Par défaut, ces champs sont vides, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les comptes.
Emplacement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique. Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité ou service et/ou établissement ait son propre rapport. En raison de leur taille potentiellement grande, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles peuvent être exécutés hors ligne uniquement. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite à l’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir un établissement, un service et/ou une période avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les emplacements : Cette option affiche les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées pour l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur un établissement enfant ne sont pas affichées. Emplacements enfants : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées sur les établissements enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité parent ne sont pas affichées. Exemple : Supposons que votre établissement soit États-Unis > Californie > San Francisco. Tous les emplacements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. Emplacements enfants afficherait uniquement les transactions pour la Californie et San Francisco.
Inclure les détails du paiement	Cette option fonctionne au niveau document et indique comment le facture fournisseur a été payé, ce qui est particulièrement utile lorsque vous payez un facture fournisseur avec plusieurs chèques. Deux nouvelles colonnes sont ajoutées à cet effet : Payé par et Méthode. La colonne Payé par indique le numéro de document ayant permis de payer la facture fournisseur. En général, il s’agit de votre numéro de chèque. Dans ce cas, la colonne Méthode affiche le chèque imprimé, mais elle peut également contenir d’autres méthodes telles que En ligne ou Remise. En outre, la colonne Montant payé est développée pour indiquer les montants payés par chaque document. Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport n’inclura PAS les détails du paiement.
Afficher	Résumé : affiche tous les types de comptes fournisseurs, tels que le coût des ventes, les services juridiques, les déplacements, les services Internet, les fournitures de bureau, etc., ainsi que le montant total facturé à ce compte par tous les fournisseurs. Détail : affiche des colonnes et des lignes supplémentaires avec beaucoup plus de détails (des éléments individuels sont affichés pour chaque fournisseur avec des détails tels que leur numéro facture fournisseur, leur description, leur service, leur établissement, leur ventilation transaction, leur devise de transaction, leur montant en devise de transaction, leur montant total dans leur devise de tenue de compte, etc.).
Afficher les documents	Entièrement payé : affiche uniquement les transactions pour les factures fournisseurs qui ont été payées en totalité. Partiellement payé : affiche uniquement les transactions de factures fournisseurs qui ont été partiellement payées. Non payé : affiche uniquement les transactions pour les factures fournisseurs qui ne sont associées à aucun paiement. Toutes : affiche toutes les transactions, à l’exception des factures fournisseurs en statut brouillon ou soumises.

Mise en forme

Pour mettre en forme ce rapport :

Pour organiser les données connexes par groupe, à partir de la page Grouper par liste déroulante Sélectionnez le groupe souhaité.
Pour organiser les données au sein de chaque groupe, à partir de la page Trier par Liste déroulante Sélectionnez l’article selon lequel trier les fiches.

Après une option, le terme « décroissant » signifie « ordre décroissant », comme l’ordre alphabétique inverse ou l’ordre numérique inverse.
Pour modifier la mise en page, dans la Orientation de page Sélection de groupe Portrait ou Paysage.

Options de format de rapport
Champ	Description
Regrouper par	Sélectionner la manière dont les données associées sont organisées par groupe.
Trier par	Sélectionnez le mode de tri des données au sein de chaque groupe.
Orientation de la page	Le mode portrait est la présentation par défaut. Portrait : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport verticalement Paysage : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport horizontalement

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport Analyse des factures fournisseurs par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Date	Date à laquelle vous avez reçu les factures fournisseurs du fournisseur
Fournisseur	Identifiant et nom associés au fournisseur
N° de facture fournisseur	Le numéro de compte de facturation du fournisseur auprès de votre société
Description	Le type d’articles qui vous sont facturés (par exemple, conseils juridiques, facture fournisseur mensuelle ou frais de télécommunications)
Service	Le numéro et le nom du service auquel la facture fournisseur est facturée
Emplacement	L’établissement physique du service
Ventilation	Le montant facturé au service et/ou à l’établissement spécifié, parfois exprimé en pourcentage du montant total. La façon dont une dépense est répartie dépend de la façon dont vous la configurez dans le Page Informations sur les ventilations pour votre société.
Devise de transaction	La devise dans laquelle la transaction a été facturée (par exemple, EUR ou USD)
Montant de la transaction	Le montant de la facture fournisseur dans la devise spécifiée
Montant	Le montant de la facture fournisseur dans votre devise de tenue de compte. La devise étrangère est automatiquement convertie dans votre devise de tenue de compte.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

Dans ce rapport, sélectionnez un montant dans la dernière colonne (Montant) pour afficher les informations de facturation de cette transaction.