rapport de rapprochement de fournisseur

Le rapport de rapprochement fournisseur indique, pour une période donnée, le montant dû à chaque fournisseur et la façon dont les paiements et les crédits se rapprochent des factures fournisseurs.

Chaque transaction mise en correspondance dans le rapport se voit attribuer une séquence de correspondance alphabétique. Cette séquence vous permet de rapprocher la relation entre les factures fournisseurs, les paiements et les crédits. En examinant la séquence de correspondance, vous pouvez répondre à des questions telles que :

• Quels crédits et paiements ont été appliqués à une facture fournisseur donnée ?
• Où un crédit donné a-t-il été appliqué ?
• Quelles transactions n’ont pas été rapprochées ou ne l’ont été que partiellement ?

Vous pouvez filtrer le rapport pour afficher les transactions sans correspondance, partiellement ou entièrement mises en correspondance. Vous pouvez également appliquer un filtre au rapport pour une correspondance de séquence donnée.

Qui sont les destinataires de ce rapport ?

• Les comptables, les contrôleurs, tous ceux qui ont besoin de voir qui doit de l’argent à qui.
• Les comptables et les contrôleurs qui ont besoin de voir comment les paiements et les crédits se rapprochent de factures fournisseurs spécifiques.

Pour plus d’informations sur les conditions de paiement qui peuvent différer selon votre établissement, consultez la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Avant de commencer

Avant de pouvoir exécuter le rapport Vendor rapprochement, vous devez configurer la séquence de correspondance et activer le rapport.

Une fois que vous avez activé le rapport, Intacct applique des séquences de correspondance aux nouvelles transactions de Comptes fournisseurs que vous créez à l’avenir.

Exécuter le rapport

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > rapports > rapprochement fournisseur.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, et spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne précisez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

   Vous pouvez préciser la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données particulières dans le rapport, comme un fournisseur et un emplacement. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, vous devez définir davantage de filtres.

3. Effectuez la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport ou déterminer le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Vue: Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
   • Imprimer: Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
   • Traiter et stocker: Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés ou envoyés vers un établissement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox. En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.
   • Ajouter au tableau de bord: Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.

   • Mémoriser: Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.

     Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.

   • Exporter: Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
   • Personnaliser: Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
   • Messagerie électronique: Après avoir exécuté le rapport, envoyez-l’e-mail à d’autres utilisateurs.

   Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de référence prédéfinies disponibles dans la Période de rapport et En date du Date boîtes. Vous pouvez également créer votre propre période de référence à l’aide de l' Date de début et Date de fin boîtes.

Filtres de rapport

Vous pouvez filtrer la liste par nom de fournisseur ou laisser la plage de fournisseurs vide pour inclure tous les fournisseurs. Vous pouvez également choisir de masquer ou d’afficher les comptes dont les soldes sont nuls.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats du rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un fournisseur ou groupe de fournisseurs spécifique, utilisez la commande Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes.
   Comment utiliser le À partir de et À Champs

   Tous À partir de et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

   Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

   1. À partir de la À partir de liste déroulant, sélectionnez l’objet souhaité.
   2. À partir de la À dans la liste déroulante, sélectionnez le même objet.

   Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

   1. À partir de la À partir de liste déroulant, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir au début de la plage.
   2. À partir de la À liste déroulant, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage.

   Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

   Laissez les deux champs vides.

   Si vous avez un grand numéro d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

   Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

2. Pour limiter les types de correspondances affichées dans le rapport, sélectionnez Sélectionnez sous Correspondances à afficher, puis sélectionnez les types de correspondance souhaités, puis sélectionnez Terminé.

   Le rapport inclut par défaut les transactions sans correspondance, partiellement et entièrement mises en correspondance.

3. Sélectionnez l’icône Inclure tous les fournisseurs Case à cocher pour inclure les transactions des fournisseurs avec des soldes nuls.
4. Sélectionnez Inclure les fournisseurs à solde nul avec activité Pour inclure les comptes avec des soldes nuls uniquement si ces fournisseurs ont eu une activité pendant la période sélectionnée.

Filtres multi-entités et multi-devises

Les sociétés multi-entités et multi-devises spécifient le type de devise, l’établissement et le service dans leurs filtres.

Devise de transaction

Si vous êtes une société multi-devises, vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. (Ce champ n’est visible que dans un environnement multi-devises.)  À partir de la Devise de transaction dans la liste déroulante, sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport apparaisse.  Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.

Emplacement

Les options de filtre suivantes s’affichent uniquement si vous travaillez dans un environnement multi-devises et multi-entités.

• Pour filtrer les rapport par établissement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’statut ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche.
  L’établissement est requis pour exécuter ce rapport au niveau général lorsque vous disposez de plusieurs devises de tenue de compte. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
• Pour remplacer la sélection dans la zone Emplacement, utilisez la commande Afficher pour champ.
  

  L’emplacement dans l’organisation affecte ce que comprend le rapport.

  • Tous les emplacements : Inclure les données pour tous les établissements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
  • Cet établissement : Afficher uniquement les données du établissement/entité/groupe que vous avez sélectionné, mais pas les données de ses enfants.
  • Établissements enfants : Afficher uniquement les données des enfants de l’établissement ou de l’entité sélectionné.

Transactions comportant plusieurs éléments provenant de différents établissements

Lorsque vous créez une transaction avec plusieurs éléments provenant de différents établissements, le rapport ne filtre pas au niveau de la ligne.

Par exemple, en utilisant la même configuration, si vous avez une seule transaction incluant :

Ligne	Emplacement	Montant
1	Californie	1000,00 $
2	New York	1500,00 $

Peu importe ce que vous sélectionnez dans l’option Afficher pour, le rapport affichera 2 500,00 $, qui est le total, et non des lignes individuelles.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
Du fournisseur, Au fournisseur	Inclut les données d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport récupérera les résultats pour tous les fournisseurs.
Devise de transaction	Filtre les transactions utilisant cette devise. Par défaut, cette option est compensée, ce qui signifie que le rapport contient des transactions de toutes les devises. Toutefois, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.
Emplacement	Limite rapport résultats à un établissement spécifique ou à un groupe établissement. Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité ou établissement, ou les deux, ait sa propre rapport. En raison de leur taille potentiellement grande, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles peuvent être exécutés hors ligne uniquement. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite en cours d’exécution	Utilisé lorsque vous enregistrez un rapport et accédez aux rapports enregistrés. Lorsque vous exécutez le rapport, vous ne voyez aucun des filtres. Avec une invite, l’utilisateur effectue les sélections avant d’exécuter le rapport ou d’accepter ce qui a été précédemment enregistré dans le rapport enregistré.
Correspondance de séquence	Pour renvoyer un rapport pour une seule séquence de correspondance, saisissez la séquence ici. La séquence est sensible à la casse, selon que la transaction est mise en correspondance, sans correspondance ou partiellement mise en correspondance.
Correspondances à afficher	Par défaut, tous les types de correspondance s’affichent dans le rapport. Vous pouvez également sélectionner le type de correspondance de transaction que vous souhaitez afficher : Sans correspondance: Factures fournisseurs pour lesquelles vous n’avez effectué aucun paiement. Correspondance partielle: Les factures fournisseurs partiellement payées, lorsqu’un solde subsiste. Correspondance complète: Factures fournisseurs entièrement payées.
Inclure tous les fournisseurs	Inclut les fournisseurs qui ont des soldes nuls. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le rapport inclut uniquement les fournisseurs qui ont un solde.
Inclure les fournisseurs à solde zéro avec activité	Inclut tous les fournisseurs, à l’exception des fournisseurs avec un solde nul, sauf si le fournisseur avec un solde nul a eu une activité pendant la période.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les emplacements : Cette option affiche les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées pour l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur un établissement enfant ne sont pas affichées. Emplacements enfants : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées sur les établissements enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité parent ne sont pas affichées. Exemple : Supposons que votre établissement soit États-Unis > Californie > San Francisco. Tous les emplacements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. Emplacements enfants afficherait uniquement les transactions pour la Californie et San Francisco.

Mise en forme

Utilisez cette section pour préciser l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport par défaut comporte les colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Date d’effet	La période de référence que vous avez sélectionnée.
Créé le	Quand le rapport a été exécuté.
Fournisseur	Le ou les fournisseurs sur lesquels vous avez filtré.
Date	Date du document.
Document	L’identifiant du document, par exemple, un numéro de facture fournisseur ou le numéro de chèque.
Mémo	Mémo de la transaction. Les mémos contenant le solde à terme marquent le solde d’ouverture du fournisseur au début de la plage de rapport.
Type de transaction	Type de transaction, tel que le suivant : Facture Paiements Régularisation Acompte Acompte appliqué Renversement Lorsque vous appliquez un régularisation CF à un facture fournisseur, le type de transaction affiche le numéro de document du régularisation tel qu’il est appliqué sur le numéro facture fournisseur. Par exemple, supposons que vous ayez une régularisation des CF avec un numéro de document C10 que vous appliquez à la facture fournisseur 1500. Le type de transaction pour les écritures liées à l’application de crédit est C10 appliqué à 1500. Si vous avez extourné la transaction, le type de transaction est précédé de la mention Extourné pour toutes les écritures liées à l’extourne.
Devise de transaction	La devise utilisée pour la transaction.
Montant de la transaction	Le montant de la transaction à l’aide de la devise de transaction.
Correspondance de séquence	La séquence générée automatiquement appliquée à cette transaction lors de sa création ou de son paiement. Comprendre les séquences de correspondance Les séquences de correspondance utilisent toujours des caractères alphabétiques au lieu de chiffres. La séquence de correspondance d’une transaction s’affiche en minuscules jusqu’à ce qu’elle soit entièrement rapprochée des autres transactions. Une fois rapproché, il s’affiche en lettres majuscules. Par exemple, une facture fournisseur avec une séquence de correspondance abb est partiellement payée ou totalement impayée. Lorsque vous payez le solde dû sur la facture fournisseur, la séquence de correspondance devient ABB.
Frais	Les débits ont été comptabilisés sur le compte du fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Paiements	Les crédits ont été comptabilisés sur le compte du fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Solde	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.
Total	Montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée, dans la devise de tenue de compte.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.