Rapport sur la chronologie des employés

Le rapport de balance âgée du collaborateur affiche une liste des collaborateurs ainsi que le nombre de jours d’expiration de leurs remboursements.

Un rapport de balance âgée collaborateur ressemble à un rapport de balance âgée comptes fournisseurs. Cependant, au lieu de montrer les montants que vous devez à vos fournisseurs, il affiche les montants que vous devez à vos collaborateurs. La plupart des entreprises exécutent ce type de rapport à la fin de chaque mois.

Pour obtenir le rapport Balance âgée du collaborateur, accédez à Dépenses > Tous > Rapports > Vieillissement du collaborateur.

Afficher un rapport mensuel

Pour exécuter un rapport :

1. Lorsque la page des paramètres du rapport s’affiche, sélectionnez Vue.
2. Pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser pour revenir à la page principale du rapport, et procédez comme suit.

Personnaliser et exécuter

Vous pouvez afficher la rapport par défaut à la date du jour ou à une autre date que vous saisissez, et baser le rapport sur les dates d’origine ou d’échéance rapport dépense.

Vous pouvez filtrer les liste par un seul collaborateur ou par tous les collaborateurs, et choisir de trier par identifiant collaborateur, nom ou montant. Si vous choisissez montant, le rapport est organisé dans décroissant ordre, le plus grand dépense rapport dû étant indiqué en premier.

Vous pouvez accepter la valeur par défaut d’une rapport simplifiée qui résume les détails en une seule ligne par collaborateur, ou générer une rapport détaillée de tous les rapports de dépense du collaborateur.

Vous pouvez personnaliser le rapport détaillé pour afficher uniquement les dates dont vous avez besoin à l’aide de l’option Dates à afficher.

Enfin, vous pouvez accepter la valeur par défaut de Non pour supprimer les comptes dont les soldes sont nuls, ou les afficher si vous le souhaitez. Lorsque le rapport HTML s’affiche, les écritures rapport dépense pour la période en cours sont liées afin que vous puissiez explorer leurs détails.

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Pour personnaliser et exécuter un rapport :

1. Sélectionnez la période de balance âgée dans le menu déroulant ou saisissez la date à laquelle vous souhaitez que la balance âgée soit calculée.
2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées. Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le type de collaborateur et de collaborateur. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
3. Effectuer la mise en page du rapport. Les options de format varient de rapport à rapport. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

Période

Vous pouvez ajuster la période et d’autres détails en fonction de vos besoins en matière de génération de rapports. Par exemple, vous préférerez peut-être lister les montants impayés par date de dépense plutôt que par date de comptabilisation dans le grand livre.

Pour spécifier la période du rapport :

Champ Période	Remarques
Périodes de la chronologie	Sélectionnez l’icône Périodes de balance âgée flèche vers le bas, puis sélectionnez la période de votre choix. Les périodes de balance âgée sont partagées avec les Comptes fournisseurs. Vous pouvez configurer les périodes de balance âgée de votre société dans la section Périodes de balance âgée des Comptes fournisseurs via Société > Administrateur > abonnements > Comptes fournisseurs > Configurer.
Rapport en date du	Sélectionnez soit Aujourd’hui ou Sélectionné pour le Rapport au Date (la date utilisée comme référence pour la période sélectionnée). Si vous choisissez Date sélectionnée, vous devez spécifier la date dans la Date sélectionnée boîte.
Date sélectionnée	Saisissez une date de début spécifique.
Fondé sur	Pour le Basé sur date, vous avez le choix entre : Date de la dépense Date de comptabilisation dans le Grand livre général

Filtres de rapport

Vous pouvez laisser les champs de filtre vides, ce qui revient à spécifier « Tout », ou vous pouvez saisir des valeurs qui filtrent la liste afin d’affiner votre recherche. Vous pouvez continuer à modifier les critères de filtre et d’autres paramètres jusqu’à ce que vous soyez satisfait des résultats. Notez toutefois que vous devez sélectionner Afficher ou une autre option de sortie chaque fois que vous modifiez les paramètres.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats du rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’une collaborateur ou d’une plage de collaborateurs spécifique, utilisez la Du collaborateur et Au collaborateur listes déroulantes.
Comment utiliser les cases De/À
Pour exécuter ce rapport pour un seul collaborateur :
1. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard de l’icône De l’employé et sélectionnez le collaborateur souhaité dans le menu qui s’affiche.
2. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard de l’icône Au collaborateur et sélectionnez le même collaborateur dans le menu qui s’affiche.
Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique de collaborateurs :
1. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard de l’icône De l’employé et dans le menu qui s’affiche, sélectionnez le collaborateur souhaité au début de la plage.
2. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard de l’icône Au collaborateur et dans le menu qui s’affiche, sélectionnez le collaborateur souhaité à la fin de la plage.
Pour exécuter ce rapport pour tous les collaborateurs :
Laissez les deux cases vides.
Si vous avez un grand numéro de collaborateurs ou si ce rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la Du collaborateur et Au collaborateur pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter 5 rapports, un pour les collaborateurs dont le nom commence par A-E, puis F-K, L-P, Q-U et V-Z. Établissement/Service, Rapports individuels et Invite à l’exécution.
2. Pour que le rapport affiche les résultats d’un type de collaborateur spécifique, sélectionnez l’icône Type de collaborateur , puis sélectionnez le type de collaborateur que vous souhaitez que le rapport couvre.
3. En plus de filtrer vos résultats par type de collaborateur et/ou de collaborateur, vous pouvez spécifier le type de devise, le taux de change, le établissement et le service.
Pour définir des filtres supplémentaires pour les sociétés multi-devises et multi-entités :
Devise de transaction
Si vous êtes une société multi-devises, vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. (Ce champ n’est visible que dans un environnement multi-devises.)  À partir de la Devise de transaction dans la liste déroulante, sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport apparaisse.  Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.
Types de taux de change
Si la devise de transaction n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, sélectionnez Type de taux de change, puis sélectionnez un type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.
Si vous savez quel doit être le taux de change pour cette facture fournisseur ou si vous avez convenu d’un taux fixe avec le collaborateur, vous pouvez le saisir dans Taux de change. Sinon, le taux de change est généré au moment de la génération de la facture fournisseur.
Établissement et service
Les options de filtre suivantes s’affichent uniquement si vous travaillez dans un environnement multi-devises et multi-entités :
Pour filtrer le rapport par emplacement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’État ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’emplacement souhaité dans la liste qui s’affiche.
Vous devez saisir ou sélectionner un établissement pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
De l’employé, À l’employé	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce collaborateur ou groupe de collaborateurs spécifique. Par défaut, ces champs sont vides, ce qui signifie que le rapport donnera des résultats pour tous les collaborateurs.
Type d’employé	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de collaborateur que vous spécifiez ici. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les types de collaborateurs.
Depuis le compte, o le compte	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce compte ou cette plage de comptes spécifique. Par défaut, ces champs sont vides, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les comptes.
Devise de transaction	Si vous travaillez dans un environnement multi-devises, vous pouvez définir la devise que vous souhaitez que le rapport utilise (cette zone ne s’affiche que si vous travaillez dans un environnement multi-devises). Pour ce faire, sélectionnez l’icône Devise de transaction Flèche vers le bas, puis sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport s’affiche. Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport contient les transactions dans votre devise de tenue de compte.
Types de taux de change	Vous permet de sélectionner le taux de change à utiliser. Si la devise de transaction n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, sélectionnez Type de taux de change, puis sélectionnez un type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ. Pour spécifier d’autres types de taux de change, reportez-vous à la section Types de taux de change. Si vous savez quel doit être le taux de change pour cette dépense ou si vous avez convenu d’un taux fixe avec le collaborateur, vous pouvez le saisir dans Taux de change. Sinon, le taux de change est généré automatiquement lorsque l’occurrence de la facture fournisseur est générée. La valeur par défaut est le taux de change journalier Intacct. Vous pouvez ajouter les taux de change que vous souhaitez voir apparaître dans ce menu déroulant dans Société ( Société > Mise en place > devise multi-> Taux de change ). Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, la liste déroulante Type de taux de change contient plusieurs valeurs possibles, dont une pourra également être la valeur par défaut. Par exemple, votre entreprise peut avoir des types de taux mensuel, hebdomadaire et ponctuel ainsi que leurs différents taux de change. Sinon, si votre société n’a pas défini de types de taux de change personnalisés, vous pouvez utiliser le taux de change journalier Intacct.
Emplacement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique. Pour filtrer le rapport par emplacement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’État ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’emplacement souhaité dans la liste qui s’affiche. S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités. Vous devez saisir ou sélectionner un établissement pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique. Pour filtrer le rapport par service dans la société, saisissez le nom du service dans la Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service souhaité. S’affiche uniquement pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité ou service et/ou établissement ait son propre rapport. En raison de leur taille potentiellement grande, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles peuvent être exécutés hors ligne uniquement. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir une entité ou un établissement et un service avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Vous permet d’afficher les transactions pour certains établissements, quel que soit l’établissement sélectionné dans la Emplacement Liste déroulante. Tous les emplacements : Afficher les transactions pour tous les établissements, quel que soit l’établissement sélectionné dans la Emplacement Liste déroulante. Cet établissement : Afficher les transactions uniquement pour l’entité actuellement sélectionnée. Emplacements enfants : Affiche uniquement les transactions pour les zones subordonnées à l’établissement de votre entité. Exemple : Supposons que votre établissement soit les États-Unis > la Californie > la région de la baie > Los Gatos. Tous les emplacements afficherait les transactions pour la Californie > la région de la baie de San Francisco > Los Gatos. Cet établissement afficherait les transactions pour la Californie. Emplacements enfants afficherait uniquement les transactions pour la région de la baie de San Francisco et Los Gatos.

Mise en forme

Vous pouvez trier par identifiant collaborateur, nom, montant ou date de comptabilisation du grand livre. Vous pouvez accepter le rapport simplifié par défaut qui résume les détails en une seule ligne par collaborateur, ou générer un rapport détaillé de toutes les dépenses du collaborateur. En outre, vous pouvez choisir de masquer ou d’afficher les comptes dont les soldes sont nuls.

Pour mettre en forme ce rapport :

Champ Format	Remarques
Trier par	Sélectionnez l’icône Trier par , puis sélectionnez la catégorie à utiliser pour le tri. Après une option, le terme « décroissant » signifie « ordre décroissant », extourner ordre alphabétique ou extourner ordre numérique. L’ordre de tri par défaut et le nombre d’options changent selon que vous souhaitez un rapport de résumé ou un rapport détaillé. L’ID de collaborateur est l’ordre de tri par défaut.
Regrouper par	Vous pouvez regrouper les données rapport par identifiant de collaborateur, nom de collaborateur, type de collaborateur ou date de comptabilisation du grand livre.
Type de rapport	Sélectionnez l’icône Type de rapport vous voulez. Par défaut, vous obtiendrez un rapport de résumé. Le Résumé Le type de rapport condense tous les détails du compte en une seule ligne. Le Détail Le type de rapport affiche une ligne par client et par compte. Il comprend également des colonnes d’informations supplémentaires.
Afficher les employés avec un solde zéro	Choisir Oui pour inclure les collaborateurs dont le solde est nul, ou sélectionnez Non pour les exclure de ce rapport. Non est l’option par défaut.
Orientation de la page	Pour définir la mise en page, sélectionnez Portrait ou Paysage.
Dates à afficher	Choisissez d’inclure une colonne dans le rapport pour les dates de dépense ou les dates de comptabilisation du GL. Par défaut, toutes les dates sont incluses dans le rapport. Ces dates sont affichées dans la zone marquée Sélectionné. Pour masquer une date spécifique, sélectionnez-la et sélectionnez la flèche gauche pour la déplacer dans la zone marquée Disponible.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Pour ajouter un titre, un sous-titre et un pied de page au rapport :

1. Saisissez le titre dans la Titre du rapport 1 boîte.
   • Le titre s’affiche en gros caractère dans le haut de la page, juste en dessous du nom de votre entreprise.
   • Vous pouvez taper n’importe quel nom par défaut qui se trouvait automatiquement dans ce champ.
2. Tapez le sous-titre dans la Titre du rapport 2 boîte.

   Ce sous-titre s’affiche en plus petits caractères, directement sous le titre principal.

3. Saisissez le texte du pied de page dans la Texte du pied de page boîte. Le texte du pied de page s’affiche en bas au centre du rapport.

Que contient ce rapport ?

Par défaut, le rapport Balance âgée du collaborateur se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Identifiant de collaborateur	L’identifiant associé à vos collaborateurs (fournisseurs) avec une facture fournisseur impayée
Nom du collaborateur	Le nom de vos collaborateurs avec une facture fournisseur impayée
Dépense	Pour le rapport détaillé uniquement
Devise de transaction	Devise de transaction Pour le rapport détaillé uniquement
Montant de la transaction	Montant en devise de transaction. Pour le rapport détaillé uniquement.
-0	Le montant que vous devez à vos collaborateurs pour les achats effectués au cours du mois en cours
1-30	Le montant que vous devez à votre collaborateur qui est en retard de 1 à 30 jours
« 31 : 60-103 »	Le montant que vous devez à votre collaborateur est en retard de 31 à 60 jours
61-90	Le montant que vous devez à votre collaborateur est en retard de 61 à 90 jours
91-	Le montant que vous devez à votre collaborateur et qui est en retard de plus de 91 jours
Total	Le montant total dû au collaborateur. Sélectionnez ce numéro pour afficher des informations détaillées sur la facture fournisseur envoyée au collaborateur.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.