Achats

Mise en correspondance automatisée des transactions dans toutes les régions. Adoption précoce

Rationalisez votre flux de travail d’achats en laissant Sage Intacct créer des brouillons de transactions à partir des factures des fournisseurs reçues et les faire correspondre aux transactions d’achat existantes. Ce programme d’adoption précoce est maintenant offert dans toutes les régions.

Détails

Grâce à la mise en correspondance des transactions pour les flux de travail de l’application Achats automatisée, vous définissez la manière dont les documents d’achat entrants sont mis en correspondance avec les transactions sources existantes dans une configuration unique. Ensuite, au lieu de convertir les transactions d’achats en factures du fournisseur, vous laissez Sage Intacct faire la correspondance des factures des fournisseurs entrantes, en utilisant le flux suivant :

1. Vous envoyez par courriel ou téléversez des documents de facture du fournisseur aux fins de traitement automatisé.

2. Sage Intacct utilise l’intelligence artificielle (IA) pour détecter le fournisseur et faire correspondre la facture du fournisseur à une transaction d’achat.

3. Le système crée pour vous un brouillon facture du fournisseur, avec le document source joint.

4. Vous révisez le brouillon de transaction, le validez par rapport à la facture du fournisseur et apportez les corrections nécessaires, puis vous pouvez la comptabiliser.

5. Vos corrections sont renvoyées à l’IA,qui met à jour le modèle d’apprentissage automatique pour améliorer les futures correspondances.

 

Lorsque vous révisez les brouillons, vous avez la possibilité de modifier la correspondance avec une autre transaction d’achat ou de remplacer le brouillon de transaction par une facture de .

Fonctionnement

• Les transactions automatisées apparaissent dans une nouvelle liste Transactions automatisées, disponible dans le menu de Comptes fournisseurs.
• Vous pouvez modifier la correspondance de la transaction pour un brouillon de transaction à tout moment avant de la comptabiliser.
• Pour les transactions qui n’appartiennent pas au flux de travail Achats, telles que les loyers ou les factures fournisseurs de services publics, vous pouvez sélectionner Passer en facture de pour déplacer la transaction vers les Comptes fournisseurs.
• Si vous souhaitez que Sage Intacct crée toutes les futures transactions pour un fournisseur en tant que factures de CF, vous pouvez définir l’option Passer en facture de comme préférence.
• Sage Intacct détecte automatiquement les fichiers qui ont été précédemment chargés et les signale comme des doublons pour mieux attirer votre attention.

Envoyer une facture du fournisseur par courriel

Transférez un ou plusieurs documents à l’adresse courriel configurée par Sage pour l’entité où vous souhaitez qu’il soit créé. La mise en correspondance des transactions automatisées utilise les mêmes boîtes de réception qui ont été configurées pour vous lorsque vous avez activé l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs, si bien que vous n’avez pas besoin de nouvelles adresses courriel.

Sage Intacct analyse le document envoyé par courriel, crée un brouillon de facture du fournisseur et ajoute la nouvelle transaction à la nouvelle liste de transactions automatisées.

Téléverser une facture du fournisseur

Téléversez de nouvelles transactions d’achat dans la liste Transactions automatisées, au lieu de la liste Factures.

1. Accédez à Comptes fournisseurs ou Achats > Tous > Transactions automatisées.
2. Sélectionnez Charger dans la liste des transactions automatisées pour charger jusqu’à 30 factures de fournisseurs à la fois.

   Les factures de fournisseurs téléversées apparaissent immédiatement dans la liste tandis que Sage Intacct analyse les données.

3. Sélectionnez Actualiser pour mettre à jour la liste et voir quand le brouillon de transaction est terminé et prêt à être examiné.

Examiner les brouillons de transactions

1. Accédez à Comptes fournisseurs ou Achats > Tous > Transactions automatisées.
2. Sélectionnez Modifier en regard du brouillon de facture du fournisseur dans la liste Transactions automatisées.

   Si la vue fractionnée est activée dans vos préférences personnelles, vous pouvez afficher la facture du fournisseur d’origine avec le brouillon de la transaction pour faciliter la comparaison.

3. Vérifiez les détails du brouillon.
   • Pour modifier la correspondance de transaction, sélectionnez Modifier, puis sélectionnez une transaction source différente de ce fournisseur dans la fenêtre contextuelle.
   • Pour déplacer la transaction vers le flux de travail Comptes fournisseurs, sélectionnez Passer en CF.
   • Modifiez les informations d’en-tête et ajustez les éléments selon vos besoins.

4. Comptabilisez la transaction.

Qu’est-ce que le programme Adoption précoce?

Le programme Adoption précoce fournit la nouvelle fonctionnalité de mise en correspondance des transactions automatisées aux utilisateurs de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs et des Achats. En faisant partie de ce programme, vous pouvez influencer la façon dont nous élaborons le produit afin qu’il réponde aux besoins de votre entreprise.

Les participants au programme d’adoption précoce travaillent en étroite collaboration avec les gestionnaires de produit de Sage Intacct pour s’assurer que nous nous concentrons sur ce qui compte le plus. On s’attend à ce que les participants à l’adoption précoce répondent périodiquement aux sondages et fournissent des commentaires sur les nouvelles fonctionnalités.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Achats Comptes fournisseurs Service Sage Cloud
Disponibilité régionale	Participants à l’adoption précoce dans toutes les régions prises en charge
Type d’utilisateur	Charger des transactions pour la mise en correspondance des transactions automatisées Utilisateur Entreprise, Plateforme, Gestionnaire de projet ou Entrepôt Afficher, modifier et comptabiliser des transactions automatisées Utilisateur Entreprise, Plateforme, Gestionnaire de projet ou Entrepôt Déplacer un brouillon de transaction vers un flux de travail des Comptes fournisseurs Utilisateur professionnel
Permissions	Permissions des comptes fournisseurs Transactions automatisées : Liste Factures : Ajouter (pour faire passer un brouillon de transaction en facture de CF) Permissions de l’application Achats (pour afficher ou modifier les transactions envoyées par courriel) Transactions d’achats : Afficher, Modifier, Ajouter
Configuration	Activez le flux de travail avancé sélectionné. Activez le mode brouillon sélectionné pour le niveau général et chaque entité. Automatisez la mise en correspondance des transactions pour les flux de travail de l’application Achats.