Comptes fournisseurs

Rapprocher les paiements et les crédits des factures

Le rapport de rapprochement des fournisseurs permet de vérifier facilement le rapprochement entre les paiements et les crédits appliqués, d’une part, et les factures, d’autre part. En un coup d’œil, vous pouvez voir non seulement la somme que vous devez à un fournisseur, mais aussi la façon dont les paiements et les crédits ont été rapprochés des factures fournisseurs.

Le rapport de rapprochement des fournisseurs répond aux questions suivantes :

  • Quels crédits et paiements ont été appliqués à une facture fournisseur donnée?
  • Où un crédit donné a-t-il été appliqué?
  • Quelles transactions partagent une correspondance de séquence spécifiée?
  • Quelles transactions restent partiellement mises en correspondance ou ne le sont pas du tout?

Le rapport de rapprochement met en correspondance les transactions à l’aide de séquences de lettres, ce qui vous aide à évaluer la façon dont les paiements et les crédits ont été appliqués.

Détails

Les correspondances de séquences sont des séquences de documents alpha utilisées dans le rapport de rapprochement des fournisseurs pour montrer la relation entre les factures et les crédits ou les paiements qui leur sont appliqués.

Sage Intacct attribue une correspondance de séquence à une facture fournisseur lorsque celle-ci fait l’objet d’un paiement ou d’un crédit. Toutes les écritures de paiement qui se rapportent à la facture fournisseur utilisent la même séquence, ce qui établit une relation entre elles. Tant que la facture fournisseur est partiellement payée, les correspondances de séquences s’affichent en minuscules, ce qui indique que la facture fournisseur n’est pas complètement rapprochée. Une fois la facture fournisseur payée en totalité, les correspondances de séquences passent en majuscules.

Dans le cas d’un crédit, tel qu’un ajustement ou une avance, une correspondance de séquence est attribuée au crédit lorsqu’il est appliqué à une transaction. Pour suivre la façon dont le crédit est mis en correspondance avec les transactions, consultez les écritures d’équilibrage du crédit, également appelées écritures de contrepartie. L’écriture de crédit et les écritures d’équilibrage de crédit partagent la même correspondance de séquence. Cette séquence s’affiche en minuscules jusqu’à ce que le crédit soit entièrement appliqué.

Vous pouvez appliquer un filtre au rapport de rapprochement des fournisseurs pour afficher les transactions sans correspondance, partiellement mises en correspondance ou entièrement mises en correspondance. Vous pouvez également appliquer un filtre au rapport pour une correspondance de séquence donnée.

Comment cela fonctionne-t-il?

Configurer le rapprochement des fournisseurs

  1. Accédez à Entreprise > onglet Configurer > Paramètres > Séquence de documents.
  2. Dans la liste Séquence de documents, sélectionnez Ajouter.
  3. Saisissez un identifiant de séquence et un nom de séquence.
  4. Sélectionnez Alpha comme type de séquence.
  5. Si vous souhaitez que la séquence maximale soit inférieure à 16 caractères, remplacez la valeur par défaut du maximum de la séquence principale.

    Cela limite le nombre d’incréments autorisés pour la séquence. En général, vous n’avez pas besoin de modifier la valeur par défaut.

  6. Pour la séquence principale, saisissez a.

    Il s’agit de la valeur initiale que Sage Intacct utilisera pour le code de correspondance. La deuxième séquence est b, la troisième est c, et ainsi de suite. Après l’incrémentation de la séquence à z, la séquence suivante sera aa.

  7. Vous pouvez également définir un préfixe fixe ou un suffixe fixe.

    Sous les champs de saisie, vous pouvez afficher un aperçu de la façon dont la séquence apparaîtra dans le rapport.

  8. Sélectionnez Enregistrer.
  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer  > Configuration.
  2. Dans la section Séquencement des documents, sélectionnez Activer le rapprochement des fournisseurs.
  3. Pour Séquence de correspondance des CF, sélectionnez la séquence de documents alphabétique que vous avez créée à l’étape précédente.
    Seules les séquences de documents alpha s’affichent dans la liste des options pouvant être sélectionnées. Si vous ne voyez pas la séquence que vous avez créée, vérifiez à nouveau la séquence pour confirmer que le type de séquence est défini sur alpha.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuez les comptes fournisseurs Rapprochement des fournisseurs : exécuter de Comptes clients aux utilisateurs qui doivent examiner et comptabiliser les transactions entrantes.

Suivez la procédure correspondant à votre configuration : attribuez des permissions à un rôle ou attribuez des permissions à des utilisateurs en particulier.

Exécuter le rapport de rapprochement des fournisseurs

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tout > Rapports > Rapprochement des fournisseurs.
  2. Sélectionnez une période de référence.
  3. Sélectionnez les fournisseurs que vous souhaitez inclure dans le rapport.
    1. Si vous souhaitez limiter le rapport à un seul fournisseur, indiquez le nom du fournisseur dans les champs Du fournisseur et Au fournisseur.

    2. Cochez la case Inclure tous les fournisseurs pour inclure les transactions des fournisseurs dont le solde est nul.

    3. Sélectionnez Inclure les fournisseurs à solde nul avec activité pour inclure les comptes avec des soldes nuls uniquement si ces fournisseurs ont eu une activité au cours de la période sélectionnée.

  4. Si vous souhaitez examiner le rapprochement d’une correspondance de séquence en particulier, saisissez-la dans Correspondance de séquence.
  5. Pour afficher uniquement les transactions qui ne sont pas entièrement rapprochées, sélectionnez les options suivantes :
  6. Définissez l’ordre de tri.

    En plus du tri par fournisseur ou par facture, vous pouvez également effectuer un tri par correspondance de séquence.

  7. Définissez les autres filtres dont vous avez besoin, tels que Emplacement ou Devise.
  8. Sélectionnez Afficher.

Permissions et autres exigences

Abonnement

Comptes fournisseurs
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions

Comptes fournisseurs

  • Rapprochement de fournisseur : exécuter
Configuration

Activez le rapprochement des fournisseurs et définissez une correspondance de séquence des CF dans Configurer les comptes fournisseurs.
Restrictions

Sage Intacct commence à attribuer des correspondances de séquences aux transactions après l’activation du rapprochement des fournisseurs. Les paiements et les crédits appliqués aux factures des fournisseurs avant l’activation de la fonctionnalité ne se voient pas attribuer de correspondances de séquences.