INVENTAIRE DES FOURNITURES

L’inventaire des fournitures est maintenant disponible pour tous.

L’inventaire des fournitures, introduit plus tôt cette année pour les premiers utilisateurs, offre un moyen pratique de gérer les demandes des employés pour les articles nécessaires à la gestion de votre entreprise. Après avoir reçu de précieux commentaires d’adoption précoce, nous publions toutes les fonctionnalités de l’inventaire des fournitures pour tout le monde.

En plus des fonctionnalités de gestion et de réapprovisionnement des fournitures de base de l’inventaire des fournitures, nous avons ajouté des transferts d’entrepôt pour garantir un flux de travail de fournitures de bout en bout plus complet.

Détails

Votre responsable des fournitures peut facilement examiner les demandes de fournitures entrantes et y répondre. Une fois la configuration terminée, votre responsable des fournitures peut utiliser l’atelier de fournitures pour effectuer les activités suivantes :

• Examiner les demandes entrantes et évaluer les besoins de réapprovisionnement en fonction des articles les plus nécessaires.

• Créer de nouvelles commandes d’achat ou transférer des articles en stock entre les entrepôts.

• Réapprovisionner la disponibilité interne des articles les plus demandés.

Options d’abonnement

Il existe deux façons de s’abonner à l’inventaire des fournitures, à vous de décider :

• Si vous utilisez actuellement le Contrôle d’inventaire pour acheter des articles que vous vendez, vous pouvez activer l’Inventaire des fournitures dans votre application Contrôle d’inventaire. Utilisez la fonctionnalité supplémentaire pour suivre les articles que vous utilisez pour faire fonctionner votre entreprise.

• Si vous souhaitez uniquement commander des fournitures pour soutenir vos opérations commerciales, vous pouvez vous abonner à l’inventaire des fournitures, qui inclut une fonctionnalité de contrôle d’inventaire limitée.

Facteurs à prendre en compte

Quelle que soit l’option d’abonnement que vous choisissez, des paramètres de configuration spécifiques sont requis dans Grand livre, Achats et Contrôle d’inventaire.

• L’inventaire des fournitures nécessite des flux de travail avancés. D’importantes étapes de configuration sont requises pour prendre en charge les fonctionnalités supplémentaires que vous utiliserez avec les flux de travail avancés.

• Lorsque vous passez aux flux de travail avancés, tous les enregistrements de type d’article d’inventaire existants sont automatiquement mis à jour pour utiliser la méthode de coût standard et nécessitent que vous identifiiez une unité de mesure.

• Les fiches d’articles existantes sont également affectées à un groupe du Grand livre généré par le système (la sélection initiale du compte du Grand livre est automatiquement supprimée). Pour modifier les groupes du Grand livre générés par le système, créez de nouveaux groupes d’articles du Grand livre, puis mettez à jour chaque fiche d’article avec le nouveau groupe d’articles du Grand livre.

• La méthode de coût affectée ne peut pas être modifiée dans une fiche d’article. Si vous devez modifier la méthode de coût d’un article, dupliquez d’abord la fiche de l’article et créez-en une nouvelle. Désactivez ensuite la fiche d’article préexistante.

Comment cela fonctionne

Vous devez d’abord suivre les étapes de configuration dans Grand livre général et Achats, puis vous abonner à l’inventaire des fournitures ou l’activer dans Contrôle d’inventaire.

• Dans Grand livre général et Achats, configurez les sections Fournisseur et Employé.

• Dans Achats, activez les contacts de livraison au niveau de l’en-tête et de la ligne.

S’abonner à Inventaire des fournitures ou Contrôle d’inventaire

1. Accédez à Entreprise > Admin > Abonnements, puis recherchez Contrôle d’inventaire et Inventaire des fournitures dans la liste des abonnements.

2. Sélectionnez Options d’affichage.

3. Sélectionnez Contrôle de l’inventaire ou Inventaire des fournitures.

4. À l’invite, sélectionnez S’inscrire. Selon l’étendue de vos configurations de données existantes, le lancement de la page de configuration du contrôle d’inventaire peut prendre quelques minutes.

5. Effectuez les étapes de configuration initiales dans le contrôle d’inventaire :

   1. Sélectionnez Activer le flux de travail avancé.

   2. Sélectionnez Activer l’inventaire des fournitures.

   3. Sélectionnez les dimensions Fournisseur et Employé.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Étapes de configuration supplémentaires

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des étapes de configuration restantes. Pour plus de détails, reportez-vous aux liens d’aide de la rubrique connexe.

1. Créer des définitions de transaction pour les fournitures, les bons de commande et les expéditions directes.

2. Créer des articles de fournitures dans le contrôle d’inventaire.

3. En fonction des exigences de processus de votre entreprise, vous pouvez également configurer des politiques d’approbation des achats.

Modifier votre abonnement

Vous pouvez choisir d’annuler ou de modifier votre abonnement. Pour afficher les abonnements disponibles, annulez d’abord votre abonnement actuel au Contrôle de l’inventaire ou à l’Inventaire des fournitures, puis vous pourrez choisir de vous abonner à l’autre application.

Lorsque vous annulez l’un ou l’autre de ces abonnements, les transactions de fournitures existantes sont enregistrées dans le grand livre général, mais n’apparaissent pas dans les rapports. De plus,

• Si vous passez de l’inventaire des fournitures au contrôle de l’inventaire, vos articles de fournitures sont disponibles lorsque vous activez l’inventaire des fournitures.

• Si vous passez du Contrôle d’inventaire à l’Inventaire des fournitures, vos articles de fournitures sont disponibles, mais marqués comme inactifs. Vous devrez réinitialiser vos articles de fournitures pour qu’ils redeviennent actifs.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Contrôle de l’inventaire ou Inventaire des fournitures Achats
Disponibilité régionale	Canada États-Unis
Type d’utilisateur	Demander des fournitures : Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt Pour gérer les demandes d’approvisionnement : Entreprise Entrepôt
Permissions	Achats Transactions d’achats : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier Contrôle d’inventaire Demander des fournitures : Modifier Gérer les fournitures : Modifier
Configuration	Pour configurer l’Inventaire des fournitures, vous devez : configurer les groupes d’articles du Grand livre ; configurer une définition de transaction pour les commandes d’achat de fournitures et, si nécessaire, pour les expéditions directes de fournitures ; ajouter des articles de fournitures (les articles de fournitures ne peuvent pas être convertis à partir d’articles d’inventaire existants).
Dépendances ou autres exigences	Nécessite un flux de travail avancé Nécessite des mises à jour MIV nocturnes Empêche les transactions d’inventaire négatives