Comptes fournisseurs

Introduction de l’approbation basée sur le fournisseur pour l’acheminement des factures fournisseurs

Votre organisation attribue-t-elle des responsabilités d’approbation des factures en fonction du fournisseur? Si c’est le cas, vous aimerez beaucoup la nouvelle règle d’approbation fondée sur les fournisseurs dans le cadre des politiques d’approbation des factures.

L’ajout de la règle d’approbation fondée sur les fournisseurs à votre politique d’approbation des factures vous offre la possibilité d’attribuer un approbateur de facture à chaque fournisseur dans la fiche du fournisseur. Ensuite, lorsqu’une facture est soumise, Sage Intacct l’ajoute à la file d’attente de l’approbateur désigné aux fins d’examen.

Détails

• Ajoutez la règle d’approbation fondée sur les fournisseurs à votre politique d’approbation des factures dans la configuration des comptes fournisseurs.

• Le champ Approbateur de facture s’affiche dans la fiche du fournisseur une fois que vous avez ajouté la règle d’approbation fondée sur les fournisseurs et enregistré votre configuration.

  

• Attribuez des approbateurs de factures en modifiant les fiches des fournisseurs directement ou au moyen de l’importation CSV.

• Tout utilisateur professionnel ou employé non restreint ayant la permission Approuver les factures : Liste de permissions peut être sélectionné comme approbateur de factures.

• Vous pouvez désigner un groupe d’utilisateurs comme approbateur de factures, à condition qu’aucun des membres du groupe ne soit soumis à des restrictions et que tous aient les permissions adéquates. Un seul utilisateur du groupe est requis pour approuver une facture.

Voici la marche à suivre si votre politique d’approbation de facture comporte plusieurs types de règles :

• Si votre politique d’approbation des factures comprend plusieurs règles, celles-ci sont exécutées dans l’ordre où vous les listez.

• Si une facture est soumise pour un fournisseur qui n’a pas d’approbateur attitré, la facture est automatiquement approuvée pour cette règle et Sage Intacct passe à la règle d’approbation suivante.

• Si votre politique d’approbation de facture comprend à la fois un ensemble de règles Approbation de la valeur – Service de la transaction et un type de règle Approbation basée sur le fournisseur, Intacct exécute les règles comme suit :

  • Pour les factures du fournisseur auxquelles des approbateurs sont désignés, la règle Approbation basée sur le fournisseur s’exécute et la règle Approbation de la valeur – Service de la transaction est ignorée. Cela vous permet de créer des factures assujetties à la règle Approbation basée sur le fournisseur qui sont attribuées à plusieurs services.

  • Si la facture du fournisseur ne comporte pas d’approbateur désigné, la règle Approbation de la valeur – Service de la transaction est exécutée et la règle Approbation basée sur le fournisseur est ignorée.

Fonctionnement

Étape 1 : Effectuer la configuration

1. Si vous utilisez déjà l’approbation de factures, ajoutez la règle d’approbation fondée sur les fournisseurs à votre configuration actuelle d’approbation des factures.

   Si vous n’utilisez pas encore les approbations de factures fournisseurs, découvrez comment activer l’option et créer votre politique d’approbation de factures fournisseurs.

2. Attribuez la permission Approuver les factures fournisseurs : Lister les permissions aux utilisateurs que vous souhaitez affecter comme approbateurs de factures fournisseurs.

Étape 2 : Désigner des approbateurs de factures

1. Accédez à Comptes fournisseurs > onglet Tous > Fournisseurs.

2. Choisir Éditer en regard du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

3. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.

4. Dans la section Détails de la facture fournisseur, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs dans la liste Approbateur de facture fournisseur.

5. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

   Si la règle d’approbation fondée sur les fournisseurs est activée, cette modification prend effet après l’approbation de la mise à jour du fournisseur.

Étape 3 : Approuver les factures

Le processus relatif aux règles d’approbation fondée sur les fournisseurs est semblable à celui des autres règles d’approbation des factures.

1. Un utilisateur soumet une facture.

2. Sage Intacct commence à appliquer les règles d’approbation des factures que vous avez définies dans le cadre de votre politique d’approbation des factures.

3. Lorsque le flux de travail des approbations atteint la règle d’approbation fondée sur les fournisseurs, Sage Intacct vérifie si un approbateur de factures est affecté au fournisseur.

   • Si c’est le cas, la facture est ajoutée à la file d’attente de l’approbateur.

     Les approbateurs qui ont configuré l’option d’envoi de notifications recevront un courriel les avisant que la facture est en attente d’approbation.

   • Si aucun approbateur n’est affecté, la facture est approuvée automatiquement et la règle d’approbation suivante est exécutée.

     S’il n’y a plus de règles d’approbation, le statut de la facture indique qu’elle est comptabilisée.

4. L’approbateur examine la facture et l’approuve ou la refuse.

   • Si l’approbateur refuse la facture, le statut de la facture passe à Refusé.

   • Si l’approbateur approuve la facture, le statut de la facture passe à Comptabilisé ou Partiellement approuvé, dépendamment s’il existe ou non des règles supplémentaires après l’approbation fondée sur les fournisseurs.

     Les types de règle Approbation de la valeur – Service de la transaction sont ignorés pour les factures du fournisseur comportant des approbateurs désignés.

5. Une fois que toutes les règles d’approbation sont utilisées, les émetteurs qui ont choisi de recevoir des notifications d’approbation des factures sont avisés si la facture a été approuvée.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Comptes fournisseurs
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Configuration : Utilisateur professionnel disposant de privilèges d’administrateur Approbations : Entreprise Employé
Permissions	Comptes fournisseurs Approuver les factures fournisseurs : Liste Fournisseurs : Lister, Modifier
Importation CSV	Ajoutez la règle d’approbation fondée sur les fournisseurs à votre politique d’approbation des factures avant de télécharger le modèle d’importation du fournisseur pour désigner des approbateurs de factures. Les utilisateurs et groupes d’utilisateurs que vous spécifiez dans la colonne BILLAPPROVERID ne doivent pas être restreints.