INVENTAIRE DES FOURNITURES

Gestion des articles de fournitures de bout en bout

Lorsqu’ils desservent des communautés ou des clients, les établissements doivent avoir les éléments essentiels à portée de main pour exploiter efficacement leur entreprise. De nombreuses organisations stockent des fournitures pour s’assurer qu’elles sont accessibles, au besoin. Il est désormais plus facile de s’assurer que les stocks sont suffisants, que la distribution est aisée et que les fournitures sont consommées et comptabilisées conformément à l’usage auquel elles sont destinées.

Stocks de fournitures offre un moyen pratique et efficace de gérer les demandes des employés pour les articles nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Votre gestionnaire des fournitures peut facilement examiner et traiter les demandes de fournitures entrantes et assurer une comptabilité exacte à mesure que les fournitures sont utilisées.

L’abonnement à l’application Stocks de fournitures permet également de profiter de précieux renseignements sur vos tendances en matière d’achat et d’utilisation dans tous les emplacements et pour toutes les périodes.

Détails

Lorsque vous configurez Stocks de fournitures, vous créez les articles dont votre entreprise a besoin pour mener ses activités. Les fournitures peuvent comprendre des articles administratifs (papier, stylos, café), du mobilier (tablettes, échelles, bureaux) et de l’équipement (moniteurs, claviers, câbles).

Vos employés créent des demandes lorsqu’ils ont besoin de fournitures, et le gestionnaire des fournitures utilise l’ensemble d’utilitaires pour fournitures pour effectuer les tâches suivantes :

• Examiner les demandes de fournitures entrantes et évaluer les besoins de réapprovisionnement en fonction des articles les plus nécessaires.

• Créer de nouveaux bons de commande ou transférer des articles en stock entre les entrepôts.

• Réapprovisionner la disponibilité interne des articles les plus demandés.

Options d’abonnement

Il y a deux façons de s’abonner à Stocks de fournitures. Le choix vous appartient :

• Si vous utilisez actuellement le contrôle des stocks pour acheter des articles que vous vendez, vous pouvez activer Stocks de fournitures dans votre application de contrôle de stocks. Utilisez la fonctionnalité supplémentaire pour faire le suivi des articles que vous utilisez dans le cadre de vos activités.

• Si vous souhaitez uniquement commander des fournitures pour soutenir vos opérations commerciales, vous pouvez vous abonner à l’inventaire des fournitures, qui inclut certaines fonctionnalités de contrôle d’inventaire.

Points à prendre en considération

Quelle que soit l’option d’abonnement que vous choisissez, des paramètres de configuration spécifiques sont requis dans Grand livre général, Achats et Contrôle des stocks.

• Stocks de fournitures nécessite des processus avancés. D’importantes étapes de configuration sont requises pour prendre en charge les fonctionnalités supplémentaires que vous utiliserez avec les flux de travail avancés.

• Lorsque vous passez aux processus avancés, toutes les fiches de type d’article de stock existantes sont automatiquement mises à jour pour utiliser la méthode de coût standard et nécessitent que vous identifiiez une unité de mesure.

• Les fiches d’articles existantes se voient également attribuer un groupe du grand livre général généré par le système (la sélection du compte du grand livre général initiale est automatiquement supprimée). Pour modifier les groupes du grand livre général générés par le système, créez des nouveaux groupes d’articles du grand livre général, puis mettez à jour chaque fiche d’article avec le nouveau groupe d’articles du grand livre général.

• La méthode de coût affectée ne peut pas être modifiée dans une fiche d’article. Si vous devez modifier la méthode de coût d’un article, commencez par dupliquer la fiche d’article et créez-en une nouvelle. Désactivez ensuite la fiche d’article préexistante.

Comment cela fonctionne-t-il?

Vous devez d’abord suivre les étapes de configuration dans Grand livre général et Achats, puis vous abonner à Stocks de fournitures dans Contrôle des stocks, et l’activer.

• Dans Grand livre général et Achats, configurez les sections Fournisseur et Employé.

• Dans Achats, activez les contacts de livraison au niveau de l’en-tête et de la ligne.

Abonnez-vous à Stocks de fournitures ou Contrôle des stocks

1. Accédez à Entreprise > Admin > Abonnements, puis recherchez Contrôle d’inventaire et Inventaire des fournitures dans la liste des abonnements.

2. Sélectionnez Options d’affichage.

3. Sélectionnez Contrôle de l’inventaire ou Inventaire des fournitures.

4. À l’invite, sélectionnez S’inscrire. Selon l’étendue de vos configurations de données existantes, le lancement de la page de configuration du contrôle des stocks peut prendre quelques minutes.

5. Exécutez les étapes de configuration initiales dans Contrôle des stocks :

   1. Sélectionnez Activer le flux de travail avancé.

   2. Sélectionnez Activer l’inventaire des fournitures.

   3. Sélectionnez les sections Fournisseur et Employé.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Étapes de configuration supplémentaires

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des étapes de configuration restantes. Pour en savoir plus, consultez les liens d’aide que vous trouverez dans la section Informations connexes.

1. Créez des définitions de transaction pour les demandes de fournitures, les bons de commande et les expéditions directes.

2. Créez des articles de fournitures dans le contrôle des stocks.
3. En fonction des exigences de processus de votre entreprise, vous pouvez établir des politiques d’approbation des achats relatives aux demandes de fournitures.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Contrôle des stocks ou Stock de fournitures Achats
Disponibilité régionale	Canada États-Unis
Type d’utilisateur	Pour demander des fournitures : Entreprise Employé Entrepôt Pour gérer les demandes de fournitures : Entreprise Entrepôt
Permissions	Achats Transactions d’achats : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier Contrôle des stocks Demandes de fournitures : Modifier Gestion des fournitures : Modifier
Configuration	Pour configurer Stocks de fournitures, vous devez : Configurer les groupes d’articles du grand livre général Configurer une définition de transaction pour les bons de commande de fournitures et, si nécessaire, pour les expéditions directes de fournitures Ajouter des articles de fournitures (les articles de fournitures ne peuvent pas être convertis à partir d’articles de stock existants)
Dépendances ou autres exigences	Nécessite un processus avancé Nécessite des mises à jour de l’évaluation des stocks chaque nuit Évite les transactions de stocks négatives
Restrictions	Ces fonctions de contrôle des stocks ne sont pas disponibles dans le cadre d’un abonnement à Stocks de fournitures uniquement : Définitions des transactions relatives au contrôle des stocks Coûts d’achat rendus Traitement des commandes