Contrats

Améliorations du renouvellement des contrats

Cette version apporte des améliorations aux renouvellements de contrat qui simplifient la gestion, augmentent la transparence et réduisent les tâches manuelles.

Nouveau processus de renouvellement automatique

Nous avons simplifié la façon dont les renouvellements de contrat sont traités. Au lieu de tâches distinctes pour chaque contrat, les renouvellements s’exécutent désormais sous forme d’actions groupées dont vous pouvez facilement faire le suivi. Le processus vérifie quotidiennement les contrats qui doivent être renouvelés.

Les actions groupées suivantes font partie du nouveau processus de renouvellement :

• Renouvellements automatiques des contrats : Renouvelle les contrats admissibles.

• Expirations automatiques des contrats : Met à jour les contrats au statut Non renouvelé s’ils ont dépassé leur date de renouvellement et ne sont pas configurés pour le renouvellement.

• Notifications de renouvellement internes : Envoie des courriels internes tels que définis dans les modèles de renouvellement.

• Notifications de renouvellement des clients : Envoie les courriels aux clients tels que définis dans les modèles de renouvellement.

Allez à Contrats > Tout > Exécutions d’actions groupées pour afficher les résultats et les erreurs liés à ces exécutions. Il est désormais plus facile de voir quand les renouvellements ont lieu et de résoudre les problèmes.

Contrôle des renouvellements automatiques avec de nouveaux paramètres

Nous avons simplifié la gestion des renouvellements automatiques de contrat grâce à de nouvelles options de configuration. Auparavant, la possibilité de suspendre les renouvellements était liée au paramètre de mise en œuvre Autoriser l’importation ou la création de contrats dont la date de fin est dépassée. Désormais, un paramètre dédié qui offre plus de flexibilité est disponible après la configuration, rendant la gestion des renouvellements plus claire et plus intuitive.

Une nouvelle section Renouvellements dans la configuration des contrats comprend deux paramètres :

• Renouvellements automatiques des contrats : Choisissez entre l’option Activé (par défaut) ou Désactivé. Lorsque cette option est activée, les contrats se renouvellent automatiquement comme prévu.

• Période de rattrapage du renouvellement (jours) : Définit le nombre de jours pendant lesquels un contrat peut être renouvelé automatiquement après la date de déclenchement. La valeur par défaut est de sept jours et la valeur maximale est de 999 jours.

Par défaut, les paramètre définit au niveau général sont appliqués aux entités, mais vous pouvez les remplacer au niveau de l’entité pour un contrôle plus précis.

Gestion simplifiée des modèles de renouvellement

Auparavant, si vous modifiiez les champs suivants sur un modèle de renouvellement ou un modèle permanent, vous deviez effectuer une synchronisation manuelle pour mettre à jour la date de déclenchement sur les contrats associés :

• Action de renouvellement (applicable uniquement aux modèles d’intégration et de renouvellement de l’intégration CRM avancée d’Intacct)

• Jours

• Date de fin du contrat (applicable uniquement aux modèles de renouvellement)

• Date de fin de la période de facturation récurrente (applicable uniquement aux modèles permanents)

Désormais, les synchronisations manuelles ne sont plus nécessaires. Lorsque vous mettez à jour un modèle, vos modifications sont automatiquement appliquées à tous les contrats associés. Les contrats seront toujours renouvelés en fonction des derniers paramètres du modèle, ce qui élimine les étapes manuelles et garantit la cohérence.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Contrats Administration
Disponibilité régionale	Australie Canada Afrique du Sud Royaume-Uni États-Unis
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel disposant de privilèges d’administrateur (pour modifier les nouveaux paramètres de renouvellement) Entreprise Employé Gestionnaire de projet Entrepôt
Permissions	Contrats Modèles de renouvellement : Liste, Afficher, Ajouter, Modifier Modèles permanents : Liste, Afficher, Ajouter, Modifier Exécutions d’actions groupées : Lister, Afficher Administration (pour modifier les nouveaux paramètres de renouvellement) Abonnements aux applications : Configurer
Dépendances ou autres exigences	Les nouveaux paramètres de renouvellement prennent effet après la prochaine exécution de renouvellement prévue ou immédiatement après la mise à jour de la configuration des contrats.